供应商-管理制度

供应商-管理制度一、目的本制度旨在规范公司供应商管理工作，确保所采购的物资和服务符合公司要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，同时建立长期稳定、互利共赢的供应商合作关系，提高公司的整体竞争力。二、适用范围本制度适用于公司所有与生产经营相关物资和服务的供应商管理，包括原材料供应商、零部件供应商、设备供应商、办公用品供应商、物流服务供应商等。三、职责分工1.采购部门负责供应商的开发、评估、选择、采购合同的签订与执行等工作。定期对供应商进行绩效评估，收集采购过程中的相关信息，并及时反馈给供应商管理部门。与供应商进行日常沟通协调，处理采购过程中的问题和纠纷。2.质量管理部门参与供应商的评估工作，对供应商提供的物资和服务进行质量检验和验收。负责收集、分析供应商的质量数据，对质量问题进行跟踪和处理，提出改进建议。3.技术部门参与供应商的技术能力评估，为采购部门提供技术支持和建议。协助解决采购过程中涉及的技术问题，对供应商提供的技术方案进行审核。4.财务部门负责审核采购合同的付款条款，监督采购款项的支付。提供供应商的财务状况信息，协助评估供应商的信用风险。5.供应商管理部门负责建立和维护供应商档案，制定供应商管理制度和流程。定期对供应商进行综合评估，根据评估结果进行供应商的分级管理。协调各部门之间的工作，推动供应商管理工作的有效开展。四、供应商开发1.需求分析采购部门根据公司生产经营计划和物资需求情况，定期分析物资和服务的采购需求，明确所需物资和服务的规格、数量、质量要求、交货期等信息。2.信息收集通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括网络搜索、行业展会、供应商推荐、同行交流、采购平台等。对收集到的供应商信息进行整理和分类，建立潜在供应商数据库。3.初步筛选采购部门根据公司的采购需求和供应商的基本信息，对潜在供应商进行初步筛选。筛选标准包括供应商的经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、交货期、售后服务、企业信誉等方面。对于符合基本要求的供应商，采购部门填写《供应商信息登记表》，详细记录供应商的基本情况、联系方式、主要产品或服务等信息。4.实地考察对初步筛选合格的供应商进行实地考察，了解供应商的实际生产经营状况、质量管理体系、生产设备、技术能力、人员配备等情况。实地考察由采购部门牵头，质量管理部门、技术部门等相关人员参与。考察结束后，考察人员填写《供应商实地考察报告》，对供应商的考察情况进行详细记录和评价。5.样品测试对于重要物资或服务的供应商，在实地考察后，要求供应商提供样品进行测试。样品测试由质量管理部门负责组织实施，技术部门等相关人员参与。样品测试合格后，采购部门与供应商签订《样品试用协议》，明确试用期限、试用数量、试用反馈等事项。试用期满后，采购部门根据试用情况填写《样品试用报告》，决定是否正式选用该供应商。五、供应商评估与选择1.评估指标质量：供应商提供的物资和服务是否符合公司的质量要求，包括产品合格率、质量稳定性、质量改进能力等。价格：供应商的报价是否合理，是否具有成本优势，包括产品价格、运输费用、售后服务费用等。交货期：供应商是否能够按照合同约定的时间准时交货，交货期的准确性和可靠性如何。服务：供应商的售后服务是否良好，包括响应速度、解决问题的能力、培训支持等。信誉：供应商的商业信誉如何，是否存在违约记录、法律纠纷等情况。技术能力：供应商的技术水平是否能够满足公司的需求，是否具有研发能力和创新能力。生产能力：供应商的生产规模、生产设备、人员配备等是否能够满足公司的订单需求。财务状况：供应商的财务状况是否良好，是否具有稳定的资金流和偿债能力。2.评估方法问卷调查：采购部门向供应商发放《供应商评估调查问卷》，要求供应商填写相关信息，对供应商的各项评估指标进行打分。现场审核：质量管理部门、技术部门等相关人员对供应商进行现场审核，按照审核标准对供应商的质量管理体系、生产过程控制、技术能力等方面进行评估。数据分析：采购部门收集供应商的历史采购数据、质量数据、交货期数据等，对供应商的绩效进行数据分析和评估。综合评价：采购部门根据问卷调查、现场审核、数据分析等结果，对供应商进行综合评价，计算供应商的综合得分。综合得分=质量得分×质量权重+价格得分×价格权重+交货期得分×交货期权重+服务得分×服务权重+信誉得分×信誉权重+技术能力得分×技术能力权重+生产能力得分×生产能力权重+财务状况得分×财务状况权重。3.选择标准根据供应商的综合得分，按照得分高低进行排序，选择综合得分较高的供应商作为公司的合格供应商。对于重要物资或服务的供应商，综合得分应不低于[X]分；对于一般物资或服务的供应商，综合得分应不低于[X]分。4.审批流程采购部门将供应商评估报告和拟选择的供应商名单提交给供应商管理部门审核。供应商管理部门审核通过后，报公司分管领导审批。经公司分管领导审批同意后，采购部门与选定的供应商签订采购合同。六、供应商分类管理1.分类原则根据供应商的重要性、采购金额、采购频率、物资或服务的关键程度等因素，对供应商进行分类管理。2.分类标准A类供应商：采购金额大、采购频率高、物资或服务对公司生产经营影响重大的供应商。B类供应商：采购金额较大、采购频率较高、物资或服务对公司生产经营有一定影响的供应商。C类供应商：采购金额较小、采购频率较低、物资或服务对公司生产经营影响较小的供应商。3.管理措施A类供应商与A类供应商建立战略合作伙伴关系，签订长期合作协议，明确双方的权利和义务。定期对A类供应商进行高层互访，加强沟通与合作，共同探讨合作发展机会。在采购价格、交货期、付款方式等方面给予A类供应商一定的优惠政策。优先安排A类供应商参与公司的新产品开发和项目合作。每季度对A类供应商进行一次全面评估，评估结果作为供应商后续合作的重要依据。B类供应商与B类供应商保持密切的合作关系，定期进行沟通与交流，及时解决合作过程中出现的问题。每半年对B类供应商进行一次评估，根据评估结果调整合作策略。在采购价格、交货期等方面进行适度的谈判和协商，争取更好的合作条件。对B类供应商的重要物资或服务进行重点监控，确保质量和交货期。C类供应商对C类供应商进行定期的评估和管理，关注其供货质量和服务情况。与C类供应商签订年度采购框架协议，明确采购的基本条款和要求。根据采购需求，适时调整C类供应商的采购份额。七、采购合同管理1.合同签订采购部门在选定供应商后，按照公司合同管理的相关规定，与供应商签订采购合同。采购合同应明确物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.合同执行采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按照合同约定履行义务。供应商应按照合同约定的时间、地点、方式交货，并提供相关的质量证明文件和发票。质量管理部门负责对采购物资或服务进行检验和验收，如发现质量问题或交货期延误等情况，及时通知采购部门与供应商协商解决。3.合同变更在采购合同执行过程中，如因市场变化、公司需求调整等原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，签订合同变更协议，并按照公司合同管理的相关规定办理审批手续。4.合同终止采购合同履行完毕后，采购部门应及时与供应商办理合同终止手续。如因供应商违约等原因导致合同提前终止，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任，并采取相应的措施减少公司损失。八、供应商绩效评估1.评估周期每月对供应商的交货期、质量、服务等方面进行日常绩效评估。每季度对供应商进行一次全面的绩效评估，评估结果作为供应商后续合作的重要依据。2.评估内容交货期：考核供应商是否按时交货，交货期的准确率和及时率。质量：统计供应商提供物资或服务的合格率、退货率、质量问题发生率等指标。价格：比较供应商的实际采购价格与市场价格的差异，评估供应商的价格合理性。服务：评价供应商的售后服务响应速度、解决问题的能力、培训支持等方面的表现。合作配合：考核供应商在合同执行过程中的配合程度、沟通效率等情况。3.评估方法数据统计：采购部门和质量管理部门等相关人员收集供应商的交货期、质量、价格、服务等方面的数据，进行统计分析。问卷调查：向公司内部相关部门发放《供应商绩效评估调查问卷》，收集对供应商的评价意见。现场考察：对供应商进行不定期的现场考察，了解供应商的实际生产经营状况和合作情况。4.评估结果应用根据供应商的绩效评估结果，对供应商进行分类调整和奖惩。对于绩效优秀的供应商，给予优先采购、增加采购份额、价格优惠等奖励；对于绩效较差的供应商，给予警告、减少采购份额、暂停合作等处罚。将供应商的绩效评估结果反馈给供应商，要求供应商针对存在的问题进行整改，并跟踪整改情况。根据供应商的绩效评估结果，总结供应商管理工作中的经验教训，不断完善供应商管理制度和流程。九、供应商激励与约束1.激励措施价格激励：对于长期合作、质量稳定、价格合理的供应商，给予一定的价格优惠或价格补贴。订单激励：在同等条件下，优先向绩效优秀的供应商下达订单，增加其采购份额。表彰奖励：对表现突出的供应商进行公开表彰和奖励，颁发荣誉证书或奖品，提高供应商的积极性和荣誉感。合作机会激励：邀请优秀供应商参与公司的新产品开发、项目合作等活动，为供应商提供更多的发展机会。2.约束措施合同约束：在采购合同中明确双方的权利和义务，以及违约责任，对供应商的违约行为进行约束。扣款约束：对于供应商提供的物资或服务出现质量问题、交货期延误等情况，按照合同约定扣除相应的货款。暂停合作约束：对于绩效严重不达标、多次违约的供应商，暂停与其合作，直至其整改合格后再恢复合作。淘汰约束：对于经多次整改仍无法达到公司要求的供应商，予以淘汰，不再与其合作。十、供应商信息管理1.档案建立供应商管理部门负责建立和维护供应商档案，档案内容包括供应商的基本信息、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩情况、评估报告、采购合同等资料。2.信息更新采购部门和其他相关部门应及时将供应商的最新信息反馈给