上市公司采购流程管理制度

上市公司采购流程管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范上市公司采购流程，确保采购活动的合法性、合规性、合理性和高效性，保障公司利益，提高采购质量，降低采购成本，满足公司生产经营需要。2.适用范围本制度适用于上市公司及其下属各分公司、子公司的采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。3.基本原则合法性原则：采购活动应严格遵守国家法律法规和公司内部规章制度。合规性原则：采购流程应符合公司治理要求和相关监管规定。合理性原则：采购决策应基于实际需求，综合考虑质量、价格、交货期等因素，确保采购活动的合理性。高效性原则：优化采购流程，提高采购效率，减少不必要的环节和延误。透明性原则：采购过程应保持公开、透明，接受公司内部监督和审计。

二、采购组织与职责1.采购决策机构董事会：负责审批重大采购项目，对采购战略和重大决策进行指导和监督。总经理办公会：审议重要采购事项，协调采购过程中的重大问题。2.采购执行部门采购部：负责具体采购业务的实施，包括供应商开发、采购谈判、合同签订、订单跟踪、验收等工作。需求部门：提出采购需求，参与采购过程中的技术、质量等方面的评审，负责采购物资的验收和使用反馈。3.其他相关部门财务部：负责采购资金的预算安排、支付审核和成本核算等工作。审计部：对采购活动进行审计监督，确保采购流程合规、采购成本合理。法务部：为采购活动提供法律咨询和合同审查等服务，保障采购活动的合法性。

三、采购流程1.采购需求提出需求部门根据生产经营计划、库存状况等因素，定期或不定期提出采购需求。需求应明确物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等内容。采购需求应经过部门负责人审核，确保需求的合理性和必要性。对于重大采购需求，还需提交相关领导审批。2.采购申请需求部门根据审核后的采购需求，填写采购申请表。采购申请表应包括采购项目名称、申请人、申请日期、需求明细、预算金额等信息。采购申请表经部门负责人签字后，提交至采购部。3.采购计划制定采购部收到采购申请表后，结合库存情况、市场供应情况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间安排、预计采购金额等内容。采购计划报采购部负责人审核，确保采购计划的合理性和可行性。对于金额较大或复杂的采购项目，采购计划还需提交相关领导审批。4.供应商选择与管理采购部根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商。潜在供应商应具备合法经营资质、良好的信誉、稳定的产品质量和供应能力。采购部对潜在供应商进行资格审查，收集供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关资料，评估供应商的综合实力。采购部建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质情况、合作历史、评价结果等内容。对供应商进行定期评估和动态管理，根据评估结果调整供应商等级和合作策略。对于重要物资或服务的供应商，采购部应组织相关部门进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、售后服务等情况。5.采购谈判与合同签订采购部根据供应商选择结果，与选定的供应商进行采购谈判。谈判内容包括产品价格、质量标准、交货期、付款方式、售后服务等条款。采购谈判过程中，采购部应与需求部门、财务部等相关部门密切沟通，确保谈判结果符合公司利益和要求。谈判结果应形成谈判纪要，经双方签字确认。根据谈判结果，采购部起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务、产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同提交法务部进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。法务部审查通过后，采购合同提交至财务部进行付款条款审核。采购合同经采购部负责人、财务部负责人、法务部负责人签字后，报公司领导审批。审批通过后，由采购部与供应商签订采购合同。6.采购订单下达采购合同签订后，采购部根据合同条款下达采购订单。采购订单应明确订单编号、供应商名称、产品规格、数量、交货时间、交货地点等信息。采购订单经采购部负责人审核后，发送给供应商。同时，采购部应将采购订单副本抄送需求部门、财务部等相关部门，以便跟踪和协调采购进度。7.采购订单跟踪与催货采购部负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，了解订单生产进度、发货情况等信息。对于可能影响交货期的问题，采购部应及时与供应商协商解决，并采取相应的措施确保订单按时交付。在交货期前，采购部应向供应商发出催货通知，提醒供应商按时发货。对于重要物资或紧急采购项目，采购部应安排专人进行跟踪催货，确保物资按时到货。8.验收物资到货前，需求部门应做好验收准备工作，包括制定验收方案、准备验收工具和人员等。物资到货后，需求部门按照验收方案进行验收。验收内容包括物资的名称、规格型号、数量、质量、外观等方面。对于技术要求较高的物资，需求部门还应组织相关技术人员进行技术验收。验收合格后，需求部门填写验收报告，经部门负责人签字确认后提交至采购部。采购部将验收报告副本抄送财务部，作为付款依据。如验收不合格，需求部门应及时通知采购部与供应商协商解决。供应商应负责更换或处理不合格物资，直至验收合格为止。9.付款财务部根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。付款申请应包括采购合同编号、供应商名称、发票号码、付款金额、付款方式等信息。财务部审核通过后，按照公司资金管理制度和采购合同约定的付款方式进行付款。对于金额较大的采购项目，财务部应进行资金预算安排，确保付款资金的充足。付款后，财务部应及时进行账务处理，记录采购支出情况。同时，采购部应定期与财务部核对采购付款情况，确保账目清晰。

四、采购风险管理1.风险识别与评估采购部应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。针对识别出的风险因素，采购部应评估其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。2.风险应对措施对于供应商违约风险：采购部应选择多家供应商，分散采购风险；与供应商签订详细的采购合同，明确违约责任；建立供应商信用评估体系，加强对供应商的监督和管理。对于质量风险：采购部应加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量保证文件；在采购合同中明确质量标准和验收条款；加强到货验收工作，确保物资质量合格。对于价格波动风险：采购部应关注市场价格动态，合理安排采购时间和数量；与供应商协商签订价格调整条款；采用套期保值等金融工具，规避价格波动风险。对于法律风险：采购部应加强对法律法规的学习和培训，确保采购活动合法合规；在采购合同签订前，提交法务部进行合法性审查；及时关注法律法规变化，调整采购流程和合同条款。3.风险监控与预警采购部应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估。及时发现风险因素的变化情况，采取相应的措施进行调整和应对。对于风险等级较高的采购项目，采购部应建立预警机制，及时向相关领导和部门发出预警信号，以便采取有效的风险应对措施。

五、采购监督与审计1.内部监督审计部定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。审计部发现问题后，应及时提出审计意见和建议，要求采购部进行整改。采购部应按照审计意见和建议，制定整改措施，限期整改，并将整改情况反馈给审计部。2.外部审计上市公司应接受外部审计机构的审计，配合审计机构对采购活动进行审计。外部审计机构应按照审计准则和相关法律法规的要求，对采购活动进行独立审计，并出具