样品管理办法

样品管理办法一、总则1.目的为加强公司样品的有效管理，确保样品的真实性、完整性和可追溯性，规范样品的采购、接收、存储、使用、处置等流程，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司内部涉及的各类样品管理，包括但不限于原材料样品、成品样品、研发样品、客户提供的样品以及用于市场推广、展会展示等用途的样品。3.职责分工样品管理部门：负责制定和完善样品管理相关制度与流程，并监督执行；负责样品的统一归口管理，包括样品的采购申请、接收、登记、存储、发放、回收及处置等工作。采购部门：根据样品管理部门的采购申请，负责样品的采购工作，确保采购样品的质量和交付及时性，并提供相关采购凭证。研发部门：负责提出研发样品的需求和技术要求，配合样品管理部门进行样品的选型、评估和测试等工作；负责对研发过程中使用的样品进行技术记录和分析，并及时反馈相关信息。质量部门：负责对采购样品、研发样品及成品样品进行质量检验和判定，确保样品符合相关质量标准和技术要求；参与样品的验收工作，并提供质量检验报告。使用部门：负责根据实际工作需要，向样品管理部门提出样品使用申请，并在使用过程中妥善保管样品，确保样品的安全和完整；按照规定及时归还样品，并反馈样品使用情况。

二、样品采购1.采购申请使用部门如需采购样品，应提前填写《样品采购申请表》，详细注明样品名称、规格型号、数量、采购原因、预计采购时间等信息，并提交至样品管理部门。样品管理部门对采购申请进行审核，审核内容包括申请的必要性、样品规格型号的合理性、采购预算等。审核通过后，将申请表转至采购部门进行采购。2.供应商选择采购部门应根据样品采购需求，选择合格的供应商。优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、交货及时的供应商。对于新供应商，采购部门应进行供应商调查和评估，收集供应商的营业执照、生产许可证、产品质量认证等相关资质文件，并填写《供应商评估表》。评估合格后，将其纳入合格供应商名录。3.采购合同签订采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确样品的规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交至样品管理部门备案。4.样品采购跟进采购部门负责跟踪样品采购进度，确保供应商按时、按质、按量交付样品。如遇供应商交货延迟或样品质量问题，采购部门应及时与供应商沟通协调，采取相应的解决措施，并将情况反馈给样品管理部门。样品到货前，采购部门应通知样品管理部门做好接收准备工作。

三、样品接收1.验收准备样品管理部门在收到采购部门的到货通知后，应安排专人负责样品的验收工作，并准备好验收所需的工具和文件，如检验标准、量具、记录表格等。验收人员应熟悉样品的规格型号、技术要求和验收标准，确保能够准确进行验收。2.数量核对样品到货后，验收人员首先核对样品的数量是否与采购合同一致。清点样品的外包装、标识、数量等信息，如有差异，应及时记录并与供应商沟通解决。3.外观检查对样品的外观进行检查，查看样品是否有破损、变形、污渍、生锈等缺陷。检查样品的标识是否清晰、准确，包括样品名称、规格型号、生产日期、批次号等信息。4.质量检验根据样品的质量标准和技术要求，质量部门对样品进行质量检验。检验项目可包括性能测试、尺寸测量、化学成分分析等。质量部门应出具详细的质量检验报告，注明检验结果是否合格。5.验收记录验收人员应如实填写《样品验收记录单》，记录样品的名称、规格型号、数量、供应商、到货日期、验收情况（包括数量核对结果、外观检查情况、质量检验结果）等信息。验收记录单应由验收人员、质量检验人员签字确认。验收合格的样品，样品管理部门应办理入库手续；验收不合格的样品，应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货等，并做好相应记录。

四、样品存储1.存储环境要求根据样品的特性和要求，设置专门的样品存储区域，确保存储环境符合样品的保存条件。例如，对于易受潮的样品，应存储在干燥通风的环境中；对于易氧化的样品，应采取密封、避光等措施。样品存储区域应保持清洁、整齐，定期进行清扫和消毒，防止样品受到污染。2.样品标识对存储的样品进行清晰标识，标识内容应包括样品名称、规格型号、批次号、生产日期、入库日期、有效期（如有）等信息。标识应牢固、不易褪色，确保在存储过程中能够清晰识别。3.分类存放将样品按照类别、规格型号、批次等进行分类存放，便于查找和管理。不同类型的样品应分开存放，避免相互混淆。例如，原材料样品、成品样品、研发样品应分别存放；相同规格型号但不同批次的样品应分区存放。4.库存盘点定期对样品库存进行盘点，确保账物相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。盘点结束后，应填写《样品库存盘点表》，记录盘点结果，如发现账物不符，应及时查明原因并进行调整。

五、样品使用1.使用申请使用部门如需使用样品，应填写《样品使用申请表》，注明样品名称、规格型号、数量、使用目的、预计使用时间等信息，并提交至样品管理部门。样品管理部门对使用申请进行审核，审核通过后，在申请表上签字批准，并通知样品存储人员发放样品。2.样品发放样品存储人员根据批准的使用申请表，发放相应的样品给使用部门。发放时，应做好样品发放记录，记录内容包括样品名称、规格型号、数量、发放日期、领取人等信息，并由领取人签字确认。3.使用过程管理使用部门应按照规定的用途和方法使用样品，不得擅自更改样品的使用方式或用途。在使用过程中，应妥善保管样品，防止样品损坏、丢失或变质。对于在使用过程中产生的样品损耗或废弃物，使用部门应及时记录并反馈给样品管理部门。4.样品归还使用完毕后，使用部门应及时将样品归还至样品管理部门。归还时，样品管理部门应对样品的完整性、清洁度等进行检查，如发现样品有损坏或缺失，应要求使用部门说明原因并进行相应处理。样品归还后，样品管理部门应在样品使用申请表上记录归还日期，并将申请表归档保存。

六、样品处置1.处置方式样品处置方式包括报废、销毁、回收再利用等。对于已失去使用价值、损坏无法修复或超过有效期的样品，应进行报废处理；对于一些机密性样品或涉及知识产权的样品，应进行销毁处理，确保信息安全；对于一些可回收利用的样品，如原材料样品或零部件样品，可进行回收再利用。2.处置申请使用部门或样品管理部门如需对样品进行处置，应填写《样品处置申请表》，详细说明样品的处置原因、处置方式、处置数量等信息，并提交至样品管理部门审核。样品管理部门审核通过后，将申请表转至相关部门进行处置。对于报废或销毁的样品，应报经公司相关领导批准。3.报废与销毁对于需要报废或销毁的样品，由样品管理部门指定专人负责组织实施。报废或销毁过程应进行记录，记录内容包括样品名称、规格型号、数量、报废/销毁日期、实施人员等信息。对于机密性样品或涉及知识产权的样品，应采取严格的保密措施进行销毁，如粉碎、焚烧等，并确保销毁过程可追溯。4.回收再利用对于可回收利用的样品，由样品管理部门组织相关人员进行评估，确定回收再利用的方式和途径。回收再利用过程应做好记录，记录回收样品的名称、规格型号、数量、回收日期、再利用情况等信息。

七、样品的追溯管理1.建立样品档案样品管理部门应为每个样品建立独立的档案，档案内容应包括样品的基本信息（如名称、规格型号、供应商等）、采购合同、验收记录、质量检验报告、使用记录、处置记录等相关资料。样品档案应按照样品编号进行分类存放，便于查询和追溯。2.追溯查询公司内部人员如需查询样品的相关信息，可向样品管理部门提出申请。样品管理部门应根据申请人的需求，提供相应的样品档案资料，确保能够追溯样品的采购、接收、存储、使用、处置等全过程信息。3.外部追溯需求如遇客户或相关监管部门要求追溯样品信息时，样品管理部门应积极配合，按照要求提供准确、完整的样品追溯资料。

八、监督与考核1.监督检查公司定期对样品管理工作进行监督检查，检查内容包括样品管理制度的执行情况、样品采购流程的规范性、样品验收的准确性、样品存储的合理性、样品使用的合规性以及样品处置的及时性等方面。监督检查可采用现场检查、文件审查、记录核对等方式进行，对于发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。2.考核机制建立样品管理工作考核机制，对样品管理部门及相关责任部门的工作进行量化考核。考核指标可包括样品管理工作的准确性、及时性、合规性等方面，考核结果与部门及个人的绩效挂钩。对于在样品管理工作中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于因工作失误或违规操