母子公司管控体系制度汇编之浙江x集团下属子公司采购比价管理制度

母子公司管控体系制度汇编之浙江x集团下属子公司采购比价管理制度一、总则1.目的为规范浙江x集团下属子公司采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率和质量，特制定本采购比价管理制度。2.适用范围本制度适用于浙江x集团下属各子公司及所属各部门的物资采购、工程采购、服务采购等各类采购活动。3.基本原则公开透明原则：采购活动应公开进行，采购信息、采购程序、采购结果等应向相关方公开，接受监督。公平竞争原则：鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保所有供应商在平等的基础上进行竞争。公正评价原则：建立科学合理的评价标准和方法，对供应商的报价、质量、服务等进行公正评价，选择最优供应商。成本效益原则：在保证采购质量的前提下，通过比价、议价等方式，降低采购成本，提高采购效益。二、采购比价管理组织与职责1.采购比价管理领导小组组成：由子公司总经理担任组长，副总经理担任副组长，财务、审计、采购等相关部门负责人为成员。职责负责审议采购比价管理的相关制度、政策和重大采购项目的比价方案。监督采购比价管理工作的执行情况，协调解决采购比价管理过程中的重大问题。2.采购比价管理工作小组组成：由采购部门负责人担任组长，采购人员、技术人员、财务人员等为成员。职责负责具体实施采购比价管理工作，制定采购比价方案，组织供应商比价、议价等活动。对采购项目进行市场调研，收集供应商信息，建立供应商档案。对采购项目的报价、质量、服务等进行综合评价，提出推荐意见。负责采购合同的起草、审核、签订等工作，并跟踪合同执行情况。3.各部门职责采购部门负责采购项目的具体实施，按照采购比价管理流程进行采购操作。收集、整理供应商报价信息，组织供应商比价、议价等活动。建立供应商管理台账，定期对供应商进行评估和考核。技术部门参与采购项目的技术要求制定，提供技术支持和技术标准。对供应商提供的产品或服务进行技术评审，确保符合技术要求。财务部门参与采购比价方案的审核，提供财务方面的意见和建议。负责采购项目的成本核算和资金支付审核。对采购项目的财务状况进行分析和评价。审计部门对采购比价管理工作进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的公正性。对采购项目的成本效益进行审计评价，提出改进建议。三、采购比价管理流程1.采购申请各部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间等信息，并提交部门负责人审核。部门负责人对采购申请进行审核，确认采购必要性和合理性后，签字批准并提交采购部门。2.采购计划制定采购部门收到采购申请后，结合库存情况和采购周期，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、采购时间、预算金额等内容，并提交采购比价管理工作小组。3.供应商选择与信息收集采购人员根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道选择潜在供应商，如供应商推荐、网络搜索、行业展会、招标公告等。收集潜在供应商的相关信息，包括企业资质、信誉状况、产品质量、价格水平、售后服务等，并建立供应商档案。4.采购比价方案制定采购比价管理工作小组根据采购计划和收集到的供应商信息，制定采购比价方案。采购比价方案应明确采购项目的技术要求、质量标准、交货时间、付款方式等条款，并向供应商发出《采购比价邀请函》，邀请供应商参与比价。《采购比价邀请函》应详细注明采购项目的要求和供应商应提交的报价文件内容，包括报价单、产品规格说明书、质量检验报告、售后服务承诺等。5.供应商报价供应商收到《采购比价邀请函》后，应按照要求编制报价文件，并在规定时间内提交给采购部门。报价文件应密封包装，并在封口处加盖供应商公章。6.比价与议价采购部门收到供应商报价文件后，组织采购比价管理工作小组对各供应商的报价进行比较和分析。比较内容包括报价金额、产品质量、交货时间、售后服务等方面，并进行综合评价。根据比价结果，与供应商进行议价，争取更优惠的价格和条件。在比价和议价过程中，采购人员应保持客观、公正的态度，不得泄露供应商报价信息和其他商业机密。7.推荐供应商采购比价管理工作小组根据比价和议价结果，提出推荐供应商名单，并填写《采购比价推荐表》，详细说明推荐理由、推荐供应商的优势和不足之处等。《采购比价推荐表》应提交采购比价管理领导小组审议。8.采购决策采购比价管理领导小组对推荐供应商名单进行审议，根据采购项目的实际情况和公司利益，做出采购决策。采购决策应明确采购供应商、采购价格、采购数量、交货时间、付款方式等内容。9.合同签订采购部门根据采购决策，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，并严格按照合同约定执行。采购合同签订后，应及时将合同副本提交财务部门、审计部门等相关部门备案。10.采购验收采购物资或服务到货后，采购部门应组织相关部门进行验收。验收内容包括产品规格、数量、质量、外观等方面，确保符合采购合同要求。验收合格后，由验收人员填写《采购验收单》，并签字确认。对验收不合格的物资或服务，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。11.付款结算财务部门根据采购合同和《采购验收单》，审核采购付款申请。审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间，办理付款结算手续。在付款过程中，财务部门应严格控制资金支出，确保资金安全。四、采购比价管理监督与考核1.监督机制审计部门定期对采购比价管理工作进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性以及采购合同的执行情况等。设立举报邮箱和举报电话，接受员工和供应商对采购比价管理过程中违规行为的举报。对举报信息进行及时调查核实，对违规行为严肃处理。2.考核制度建立采购比价管理工作考核制度，对采购部门及相关人员的采购比价管理工作进行考核评价。考核指标包括采购成本控制、采购质量保证、采购效率提高、供应商管理等方面。根据考核结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对存在问题的部门和个人进行批评教育和整改，情节严重的给予相应的纪律处分。五、附则