第一篇总经办管理制度

第一篇总经办管理制度一、总则（一）目的为加强总经办的规范化管理，提高工作效率和服务质量，确保总经办各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于总经办全体员工。（三）基本原则1.遵守国家法律法规和公司各项规章制度。2.以服务公司整体利益为出发点，积极主动地开展工作。3.注重工作效率和质量，确保各项任务按时、准确完成。4.严格遵守保密制度，保护公司机密信息。二、组织架构与职责（一）组织架构总经办设总经理1名，副总经理若干名，下设行政部、人力资源部、财务部、法务部等职能部门。（二）职责1.总经理职责全面负责公司的经营管理工作，制定公司发展战略和经营计划。组织实施公司年度经营目标和工作计划，确保公司各项工作的顺利开展。负责公司高层管理人员的选拔、任用、考核和管理。代表公司对外开展业务活动，协调与政府部门、合作伙伴等的关系。2.副总经理职责协助总经理开展工作，负责分管部门的管理和业务指导。参与公司重大决策的制定和实施，提出合理化建议。负责组织分管部门完成公司下达的各项工作任务，确保工作质量和效率。协调分管部门与其他部门之间的工作关系，促进公司整体运营的顺畅。3.行政部职责负责公司行政管理工作，包括办公环境管理、办公用品采购与管理、车辆调度与管理等。组织公司各类会议、活动的筹备和安排，做好会议记录和纪要整理。负责公司文件、档案的收发、归档和保管工作，确保文件资料的安全和完整。协助公司领导做好对外接待工作，维护公司良好形象。4.人力资源部职责制定公司人力资源规划和招聘计划，组织实施人员招聘、选拔和录用工作。负责员工培训与发展工作，制定培训计划，组织开展各类培训活动。建立和完善员工绩效考核体系，组织实施绩效考核工作，为员工薪酬调整、晋升等提供依据。负责员工薪酬福利管理，制定薪酬福利方案，办理员工工资核算、发放和社保缴纳等工作。处理员工劳动关系，办理员工入职、离职手续，协调劳动纠纷。5.财务部职责制定公司财务管理制度和财务计划，组织实施财务核算、财务管理和财务监督工作。负责公司资金的筹集、使用和管理，合理安排资金，确保公司资金安全。编制公司财务报表和财务分析报告，为公司领导决策提供财务依据。负责公司税务申报和缴纳工作，合理税务筹划，降低税务风险。参与公司重大经济活动的决策和财务风险评估，提供专业意见。6.法务部职责负责公司法律事务管理，制定法律风险防范制度和措施。审核公司各类合同、协议等法律文件，确保其合法合规。处理公司涉法纠纷和诉讼案件，维护公司合法权益。开展法律培训和宣传工作，提高员工法律意识。三、工作流程与规范（一）文件管理流程1.文件起草各部门根据工作需要起草文件，文件内容应明确、准确、简洁。涉及重要事项或多个部门的文件，应提前与相关部门沟通协调。2.文件审核文件起草完成后，由起草部门负责人进行初审，确保文件格式规范、内容准确。初审通过后，将文件提交总经办审核。总经办审核人员对文件的合法性、合规性、准确性进行审核，并提出修改意见。3.文件审批根据文件性质和审批权限，由相应领导进行审批。重要文件需经总经理审批后发布。4.文件印发文件审批通过后，由行政部负责印发。行政部按照文件印发范围进行发放，并做好发放记录。5.文件归档文件印发后，行政部负责将文件原件及相关资料进行归档保存。电子文件应按照公司档案管理规定进行存储和备份。（二）会议管理流程1.会议筹备会议主办部门提前制定会议计划，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程等内容。行政部协助会议主办部门做好会议场地布置、设备调试、资料准备等工作。2.会议通知会议主办部门提前将会议通知发送给参会人员，通知应包括会议基本信息、会议要求等内容。重要会议应提前电话或当面确认参会人员是否能够参加。3.会议组织会议主办部门负责会议的组织和主持工作，确保会议按照议程有序进行。行政部做好会议记录，记录内容应包括会议时间、地点、参会人员、会议内容、讨论结果、决议事项等。4.会议纪要会议结束后，会议主办部门及时整理会议纪要，经部门负责人审核后提交总经办。总经办对会议纪要进行审核，审核通过后印发给参会人员和相关部门。5.会议决议执行各部门按照会议决议要求，认真组织实施相关工作，并及时向总经办反馈执行情况。总经办对会议决议执行情况进行跟踪和检查，确保决议事项得到有效落实。（三）办公用品管理流程1.需求申请各部门根据工作需要，填写办公用品需求申请表，注明办公用品名称、规格、数量等信息。申请表经部门负责人审核后提交行政部。2.采购审批行政部对办公用品需求申请表进行汇总和审核，根据库存情况制定采购计划。采购计划经行政部负责人审核后提交财务部审批。3.采购实施财务部审批通过后，行政部负责组织办公用品采购工作。行政部选择合格的供应商进行采购，确保办公用品质量和价格合理。4.验收入库办公用品采购到货后，行政部组织相关人员进行验收。验收合格的办公用品办理入库手续，填写入库单，注明办公用品名称、规格、数量、供应商等信息。5.领用发放各部门根据工作需要到行政部领用办公用品，填写领用单，注明办公用品名称、规格、数量等信息。行政部根据领用单发放办公用品，并做好发放记录。（四）车辆管理流程1.车辆调度各部门因工作需要使用车辆，提前填写车辆使用申请表，注明用车时间、地点、事由等信息。申请表经部门负责人审核后提交行政部。行政部根据车辆使用情况进行调度安排，确保车辆合理使用。2.派车通知行政部根据车辆调度安排，向驾驶员发出派车通知，明确出车任务和要求。驾驶员接到派车通知后，做好出车准备工作。3.车辆使用驾驶员按照派车通知要求按时出车，确保行车安全。车辆使用过程中，驾驶员应遵守交通规则，爱护车辆，做好车辆日常维护和保养工作。4.车辆返回车辆使用完毕后，驾驶员及时返回公司，并将车辆停放在指定位置。驾驶员填写车辆使用登记表，注明用车时间、地点、行驶里程、油耗等信息。5.车辆维修与保养行政部定期对车辆进行检查和维护，发现问题及时安排维修。车辆维修前，驾驶员填写车辆维修申请表，注明维修项目、维修原因等信息。申请表经行政部负责人审核后提交财务部审批。财务部审批通过后，行政部安排车辆维修，并做好维修记录。四、考勤与休假制度（一）考勤管理1.总经办员工应严格遵守公司规定的工作时间，按时上下班，不得迟到、早退。2.员工请假应提前填写请假申请表，按照请假审批权限进行审批。请假1天以内（含1天），由部门负责人审批。请假1天以上至3天（含3天），由分管领导审批。请假3天以上，由总经理审批。3.员工因特殊情况无法提前请假的，应在请假当天及时向部门负责人说明情况，并在事后补办请假手续。4.行政部负责对员工考勤情况进行统计和汇总，每月公布一次考勤结果。（二）休假制度1.法定节假日员工按照国家规定享受法定节假日。2.年假员工累计工作已满1年不满10年的，年休假5天；已满10年不满20年的，年休假10天；已满20年的，年休假15天。年假应在当年内安排休完，确因工作需要无法安排休年假的，经员工本人同意，可以不安排休年假，但应按照规定支付相应的工资报酬。3.病假员工因病需要请假的，应提供医院诊断证明和病假条。病假期间工资按照公司相关规定执行。4.婚假员工结婚可享受婚假，婚假天数按照国家规定执行。婚假应在结婚登记后12个月内一次性休完。5.产假女员工生育可享受产假，产假天数按照国家规定执行。产假期间工资按照公司相关规定执行。6.陪产假男员工配偶生育，可享受陪产假，陪产假天数按照国家规定执行。7.丧假员工直系亲属（父母、配偶、子女）去世，可享受丧假，丧假天数按照国家规定执行。五、保密制度（一）保密范围1.公司经营战略、发展规划、业务计划等重要信息。2.公司财务状况、财务报表、资金运作等财务信息。3.公司技术研发成果、技术方案、技术资料等技术信息。4.公司客户信息、客户名单、合作协议等商业信息。5.公司内部管理制度、工作流程、人事档案等内部信息。6.其他涉及公司机密的信息。（二）保密措施1.加强员工保密教育，提高员工保密意识。2.对涉及公司机密的文件、资料、信息等进行严格管理，设置专门的保密存储设备，并采取加密、备份等措施。3.严格控制公司机密信息的知悉范围，对知悉公司机密信息的员工签订保密协议。4.员工在工作中如需使用公司机密信息，应经相关领导批准，并按照规定的方式和范围使用。5.严禁员工将公司机密信息泄露给外部人员，如因工作需要对外披露公司机密信息，应经公司高层领导批准，并采取相应的保密措施。6.加强对办公区域的安全管理，防止无关人员进入机密信息存储区域。7.定期对公司保密制度执行情况进行检查和评估，发现问题及时整改。（三）保密责任1.员工应严格遵守公司保密制度，对所接触到的公司机密信息履行保密义务。2.如员工违反保密制度，泄露公司机密信息，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。3.因员工违反保密制度给公司造成损失的，员工应承担相应的赔偿责任。六、沟通与协调机制（一）内部沟通1.建立定期的工作汇报制度，各部门每周向总经办汇报工作进展情况，每月提交工作总结报告。2.加强部门之间的沟通与协作，通过召开协调会、工作对接会等方式，及时解决工作中出现的问题。3.利用公司内部办公系统、微信群等平台，加强信息共享和交流，提高工作效率。4.鼓励员工之间相互沟通与交流，营造良好的工作氛围。（二）外部沟通1.总经办负责公司与政府部门、合作伙伴、客户等外部单位的沟通与协调工作。2.建立定期的对外联络机制，主动与外部单位保持联系，及时了解政策动态和市场信息。3.积极参与行业交流活动，拓展公司业务渠道，提升公司品牌形象。4.妥善处理与外部单位的关系，及时解决合作中出现的问题，维护公司利益。七、绩效考核与激励机制（一）绩效考核1.建立科学合理的绩效考核体系，对总经办员工的工作业绩、工作能力、工作态度等方面进行全面考核。2.绩效考核指标应根据公司战略目标和各部门工作任务进行设定，确保考核指标具有针对性和可操作性。3.绩效考核周期为月度考核和年度考核相结合。月度考核于次月上旬进行，年度考核于次年1月份进行。4.绩效考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，考核结果与员工薪酬调整、晋升、奖励等挂钩。（二）激励机制1.设立绩效奖金，根据员工绩效考核结果发放绩效奖金，激励员工提高工