XXXXX公司职工人事档案管理制度办法

XXXXX公司职工人事档案管理制度办法一、总则1.目的为加强公司职工人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司人力资源管理水平，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体职工的人事档案管理。3.基本原则人事档案管理遵循真实、完整、保密、及时的原则，确保档案信息的准确性和安全性。

二、档案管理职责1.人力资源部门职责负责制定和完善公司人事档案管理制度，并组织实施。集中管理公司职工的人事档案，确保档案的完整、安全。负责档案的收集、整理、鉴别、归档、保管、查阅、借阅等工作。定期对档案进行清查、核对，及时发现和解决档案管理中存在的问题。按照有关规定，做好档案的转递工作。2.职工所在部门职责负责本部门职工档案材料的收集、整理，并及时移交人力资源部门。配合人力资源部门做好档案的查阅、借阅等工作。对本部门职工档案的真实性、完整性负责。3.档案管理人员职责认真学习和贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理制度。负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、装订、保管等。严格遵守档案管理的保密制度，不得泄露档案内容。积极为档案的查阅、借阅等提供服务，确保档案的合理利用。定期对档案进行检查、清点，发现问题及时报告并处理。

三、档案内容职工人事档案主要包括以下内容：1.履历材料个人经历、学历、学位、培训等相关材料。工作经历、职务变动等情况的记录。2.自传材料个人撰写的关于自己成长经历、思想演变等方面的材料。3.鉴定、考核、考察材料年度考核、绩效考核、任期考核等材料。工作鉴定、表现评价等材料。干部考察、选拔任用等考察材料。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料学历证书、学位证书复印件。培训结业证书、成绩单等材料。专业技术职务任职资格评审表、聘任文件等材料。5.政审材料政治历史情况审查材料。入党、入团志愿书及相关审批材料。6.党团材料党员、团员登记表、组织关系介绍信等材料。党内、团内表彰奖励材料。7.工资、任免、出国（境）等材料工资变动审批表、工资条等材料。任免文件、任职通知等材料。出国（境）审批表、护照等材料。8.其他可供组织参考的材料奖惩材料，包括表彰决定、奖励证书、处分决定等。体检报告、病历等健康状况材料。劳动合同、解除劳动合同证明等劳动关系材料。

四、档案收集与整理1.档案收集人力资源部门定期向各部门发出档案材料收集通知，明确收集范围、内容和时间要求。各部门应指定专人负责收集本部门职工的档案材料，并及时整理、核对，确保材料真实、完整、有效。职工个人应积极配合档案材料的收集工作，如实提供相关材料。2.档案整理档案管理人员按照档案内容分类标准，对收集到的档案材料进行分类整理。每份档案材料应保持完整、清洁，去除无关的纸张、订书钉等。对破损、褪色的档案材料进行修复或复制，确保档案的可读性。按照档案编号规则，为每份档案编制唯一的编号，并建立档案目录。

五、档案保管1.保管场所公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案的安全保管。2.保管要求档案应分类存放，排列有序，便于查找。定期对档案进行清查、核对，确保档案数量与目录一致。做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房环境整洁、干燥。对档案保管情况进行记录，发现问题及时报告并处理。3.档案保密档案管理人员应严格遵守档案保密制度，不得泄露档案内容。查阅、借阅档案应履行审批手续，在规定的场所进行，不得私自复制、传播档案信息。对涉及公司商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应采取特殊的保密措施。

六、档案查阅与借阅1.查阅权限公司内部人员查阅档案应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。查阅档案应在档案管理人员指定的场所进行，不得擅自将档案带出库房。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，确保档案的安全和完整。2.借阅权限因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注等。借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案数量、内容，确认无误后办理归还手续。3.特殊情况查阅与借阅司法机关、行政机关因工作需要查阅或借阅档案的，应出具相关证明材料，并按照规定办理查阅或借阅手续。职工本人查阅或借阅档案的，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经人力资源部门负责人审批后，在档案管理人员的陪同下查阅或借阅。

七、档案转递1.转递条件职工因工作调动、辞职、退休等原因离开公司的，人力资源部门应及时办理档案转递手续。档案转递应按照国家有关规定，通过机要交通或专人送取等方式进行，严禁个人自带档案转递。2.转递程序人力资源部门根据职工离职情况，开具《档案转递通知单》，注明转递档案的名称、数量、接收单位等信息。将档案材料进行整理、核对，确保档案内容完整、准确。将档案密封后，在封口处加盖骑缝章，并按照规定的转递方式将档案转交给接收单位。及时与接收单位沟通，确认档案是否安全送达，并将转递情况记录在案。

八、档案信息化管理1.信息化建设目标逐步建立公司职工人事档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、查询、统计、分析等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。2.数据录入与维护档案管理人员按照档案内容分类标准，将纸质档案信息录入到信息化管理系统中，确保数据的准确性和完整性。定期对信息化管理系统中的档案数据进行维护和更新，及时处理数据错误、缺失等问题。3.系统安全管理加强信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。定期对系统进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。对系统运行情况进行监控，及时发现和处理系统故障。

九、档案统计与分析1.档案统计档案管理人员定期对档案的数量、类别、保管期限等进行统计，形成档案统计报表。统计数据应真实、准确、完整，为档案管理决策提供依据。2.档案分析根据档案统计数据和相关业务需求，对档案进行分析，如人员结构分析、档案利用情况分析等。通过档案分析，发现档案管理中存在的问题和不足，提出改进措施和建议，不断优化档案管理工作。

十、档案鉴定与销毁1.档案鉴定定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。成立档案鉴定小组，由人力资源部门负责人、档案管理人员等组成，对档案进行逐卷审查。根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的保存价值，确定保管期限。2.档案销毁对已过保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等，经档案鉴定小组审核、公司领导批准后实施。档案销毁应在指定的场所进行，由档案管理人员和监销人员共同监督销毁过程，确保档案信息彻底销毁。对档案销毁情况进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，并存档备查。

十一、监督与检查1.监督机制公司建立档案管理监督机制，人力资源部门定期对档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。2.检查内容档案管理制度的执行情况。档案收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等工作的规范程度。档案信息化管理系统的运行情况。档案鉴定与销毁工作的合规性。3.责任追究对违反档