兰渝竣工档案管理办法

兰渝竣工档案管理办法一、总则1.目的为加强兰渝铁路建设项目竣工档案管理，确保竣工档案的完整、准确、系统、规范，真实反映兰渝铁路建设全过程，为兰渝铁路的运营、维护、管理及后续相关工作提供可靠依据，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于兰渝铁路建设项目（包括新建铁路、相关配套工程等）从项目筹备到竣工验收全过程形成的各类文件材料的归档管理。涵盖项目建设涉及的勘察、设计、施工、监理、物资设备采购等参建单位。3.管理原则竣工档案管理遵循统一领导、分级管理、同步建设、集中归档的原则。各参建单位应明确专门部门和人员负责档案管理工作，确保档案管理工作与项目建设进度同步推进，各类文件材料及时收集、整理、归档。二、竣工档案的内容与分类1.综合管理类项目前期文件，包括项目立项批复、可行性研究报告及批复、环境影响评价报告及批复等。建设单位文件，如工程建设管理规章制度、会议纪要、工作计划与总结等。合同文件，涵盖勘察设计合同、施工合同、监理合同、物资设备采购合同等。2.工程技术类工程勘察文件，包括地质勘察报告、测量成果等。工程设计文件，如初步设计、施工图设计图纸及说明等。施工技术文件，包含施工组织设计、施工方案、技术交底、施工日志、工程变更文件等。工程质量控制文件，如原材料及构配件质量证明文件、试验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。工程安全与环保文件，涉及安全管理制度、安全检查记录、环保措施及监测报告等。3.物资设备类物资设备采购文件，包括采购计划、招标采购文件、合同等。物资设备质量证明文件，如产品合格证、质量检验报告等。物资设备到货验收记录、安装调试记录等。4.竣工图类铁路线路竣工图，包括线路平面图、纵断面图、横断面图等。桥梁竣工图，有桥梁总体布置图、各部分结构详图等。隧道竣工图，包含隧道衬砌图、洞门图、附属设施图等。房屋建筑竣工图，如建筑平面图、立面图、剖面图、结构图等。其他建筑物及设施竣工图，根据实际情况绘制。三、竣工档案的形成与收集1.形成要求各参建单位应按照国家及行业相关标准、规范和本办法要求，及时、准确、完整地形成项目建设过程中产生的各类文件材料。文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。工程文件应使用原件，如因特殊原因需用复印件的，应在复印件上加盖原件存放单位公章，并注明原件存放处，同时由经手人签字。2.收集职责建设单位负责收集汇总各参建单位移交的竣工档案，并对档案的完整性、准确性进行审核把关。督促各参建单位按时完成档案收集工作，协调解决档案收集过程中出现的问题。勘察设计单位负责收集整理项目勘察设计过程中形成的各类文件材料，包括勘察报告、设计图纸、技术交底等，并按照要求向建设单位移交。施工单位负责收集整理施工过程中形成的全部文件材料，建立健全项目施工档案管理制度，明确档案收集责任人，确保施工档案的及时收集和整理。施工单位应在每个分部工程完工后，及时将该分部工程的档案资料整理成册，提交给监理单位审核。在单位工程完工后，将单位工程档案资料汇总整理后向建设单位移交。监理单位负责收集整理监理过程中形成的文件材料，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理日志、质量评估报告等，并对施工单位提交的档案资料进行审核把关，签署审核意见后向建设单位移交。四、竣工档案的整理与编制1.整理原则竣工档案应按照分类标准进行科学分类，遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持卷内文件的系统性和完整性。同一项目的文件材料应统一格式、统一编号、统一装订。2.整理要求综合管理类文件应按照文件性质和时间顺序进行分类整理，每类文件应编制目录，注明文件名称、文号、日期、来源等信息。工程技术类文件应按照专业分类，每个专业内按照施工流程或文件形成时间顺序排列。施工技术文件应与工程进度同步整理，确保文件的连贯性和完整性。工程质量控制文件应按照分项分部工程进行整理，每份文件应注明工程部位、时间等信息。物资设备类文件应按照物资设备类别进行分类，每类物资设备应包括采购文件、质量证明文件、到货验收记录等相关资料，并按照时间顺序排列。竣工图应按照专业和图号顺序进行整理，竣工图应加盖竣工图章，图章应注明编制单位、编制人、审核人、日期等信息。竣工图应与工程实际相符，如有变更，应在竣工图上注明变更依据和变更内容，并附变更通知单。3.编制要求档案目录应采用统一格式，包括序号、文件编号、文件题名、日期、页数、备注等栏目。目录应清晰准确，便于查找和利用。竣工图编制应符合相关制图标准和规范要求，图面整洁、线条清晰、标注准确。竣工图应采用新蓝图，不得使用旧图或复印图代替。五、竣工档案的归档与移交1.归档时间各参建单位应在项目竣工验收前，完成本单位形成的竣工档案的整理归档工作，并向建设单位移交。建设单位应在项目竣工验收后[X]个月内，将全部竣工档案向档案管理部门或相关单位进行归档。2.移交要求各参建单位向建设单位移交竣工档案时，应编制档案移交清单，清单应包括档案类别、案卷题名、卷号、份数、页数等详细信息，并双方签字确认。移交的竣工档案应装订整齐、编目规范、手续完备。档案载体应符合耐久性要求，确保档案长期保存。建设单位向档案管理部门或相关单位移交竣工档案时，应按照档案管理部门的要求办理移交手续，提交档案移交清单、档案整理说明等相关资料。六、竣工档案的保管与利用1.保管要求档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案密集架、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和管理。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全可靠。2.利用规定建立健全档案利用制度，明确档案利用范围、利用程序和审批手续。因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经相关部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应按照查阅申请表的要求提供档案，查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理复制手续。档案利用情况应进行登记，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息，以便对档案利用情况进行统计分析和跟踪管理。七、竣工档案管理的监督与检查1.监督检查职责建设单位负责对各参建单位的竣工档案管理工作进行监督检查，定期组织档案专项检查，及时发现和纠正档案管理中存在的问题。档案管理部门负责对建设单位移交的竣工档案进行审核检查，对不符合要求的档案退回建设单位整改，直至达到归档要求。2.检查内容与方式监督检查内容包括档案管理制度建立与执行情况、档案收集整理质量、档案归档移交情况等。检查方式可采用定期检查与不定期抽查相结合、现场检查与书面检查相结合等方式进行。对检查中发现的问题，应下达整改通知书，要求责任单位限期整改，并跟踪整改落实情况。八、奖励与处罚1.奖励措施对在竣工档案管理工作中表现突出的参建单位和个人，建设单位可给予表彰和奖励。奖励方式包括荣誉证书、奖金等。2.处罚规定对未按照本办法要求及时、准确、完整地收集整理归档竣工档案的参建单位，建设单位可责令其