公司销售合同管理规定

公司销售合同管理规定一、总则1.目的为加强公司销售合同管理，规范销售合同签订、履行、变更、解除等行为，维护公司合法权益，提高经济效益，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司与客户签订的各类销售合同，包括但不限于产品销售合同、服务销售合同等。3.基本原则销售合同管理应遵循依法合规、平等自愿、公平公正、诚实守信的原则。二、合同签订前的准备1.客户信息收集与评估业务部门应负责收集客户的基本信息，包括客户名称、地址、联系方式、法定代表人、经营范围等。对客户进行信用评估，评估内容包括客户的经营状况、财务状况、信用记录等。根据信用评估结果，确定客户的信用等级，为合同签订提供参考。2.合同条款协商业务部门与客户就合同条款进行协商，明确双方的权利和义务。合同条款应包括产品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、质量标准、违约责任等。在协商过程中，业务部门应充分了解客户需求，结合公司实际情况，提出合理的合同条款建议。对于重大合同或涉及特殊条款的合同，应组织相关部门进行会审。3.合同文本审核合同文本由业务部门起草，起草完成后提交法务部门审核。法务部门应重点审核合同条款的合法性、完整性、准确性，确保合同不存在法律风险。审核通过后的合同文本，由业务部门提交财务部门审核。财务部门应审核合同的付款方式、结算周期、价格条款等是否符合公司财务规定。经法务部门和财务部门审核通过的合同文本，方可提交公司领导审批。三、合同签订1.签订主体公司销售合同的签订主体为公司法定代表人或其授权的代理人。未经公司书面授权，任何人不得擅自以公司名义签订销售合同。2.签订流程合同文本经审核通过后，由业务部门将合同提交公司领导审批。公司领导根据合同内容和公司利益，做出审批决定。审批通过的合同，由业务部门负责与客户签订。签订合同时，应确保合同双方签字（或盖章）齐全，合同文本内容与审批通过的文本一致。合同签订后，业务部门应及时将合同原件一份交至法务部门存档，一份交至财务部门作为收款依据，一份留存业务部门作为执行合同的参考。四、合同履行1.履行计划制定业务部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等。合同履行计划应提交公司领导审批后执行。在合同履行过程中，如因客观原因需要调整履行计划，业务部门应及时提出申请，经公司领导批准后进行调整。2.产品交付生产部门应按照合同约定的时间、质量标准、数量等要求组织生产，确保产品按时交付。产品交付前，质量检验部门应对产品进行检验，确保产品质量符合合同要求。检验合格的产品，方可办理交付手续。业务部门负责与客户沟通产品交付事宜，确定交付方式、交付地点等。如采用快递方式交付，业务部门应选择具有良好信誉的快递公司，并妥善保管快递单据。3.货款回收财务部门应按照合同约定的付款方式和结算周期，及时与客户核对货款金额，催收货款。业务部门应协助财务部门做好货款回收工作，及时向客户提供发票等相关资料，确保货款按时足额回收。对于逾期未付款的客户，财务部门应及时发出催款通知，并采取相应的催收措施。如仍无法收回货款，应及时将情况反馈给业务部门和法务部门，共同研究解决方案。五、合同变更与解除1.变更条件在合同履行过程中，如因市场变化、客户需求调整、不可抗力等原因需要变更合同条款的，业务部门应及时与客户协商，并签订书面变更协议。2.变更流程业务部门提出合同变更申请，说明变更的原因、内容、对公司利益的影响等。申请经公司领导审批通过后，业务部门与客户签订变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。业务部门应及时将合同变更情况通知法务部门和财务部门，确保相关部门及时调整合同管理档案。3.解除条件在合同履行过程中，如出现以下情形之一的，公司有权解除合同：因不可抗力致使合同无法履行的；一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务的；一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行的；一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的的；法律规定的其他情形。4.解除流程业务部门提出合同解除申请，说明解除合同的原因、依据等。申请经公司领导审批通过后，业务部门向客户发出解除合同通知，并要求客户在规定时间内办理相关手续。合同解除后，业务部门应及时清理合同履行过程中的相关事宜，如收回货物、退还货款、处理库存等。同时，应将合同解除情况通知法务部门和财务部门，确保相关部门及时调整合同管理档案。六、合同纠纷处理1.纠纷预防业务部门在合同签订和履行过程中，应严格按照合同约定履行义务，避免因自身原因引发合同纠纷。加强与客户的沟通与协调，及时了解客户需求和意见，妥善解决合同履行过程中出现的问题，预防纠纷的发生。2.纠纷处理流程当发生合同纠纷时，业务部门应及时收集相关证据，如合同文本、往来函件、交付凭证、检验报告等，并向法务部门报告。法务部门根据业务部门提供的证据和情况，进行分析研究，制定纠纷处理方案。如需要通过诉讼或仲裁解决纠纷的，法务部门应及时委托律师代理。在纠纷处理过程中，业务部门应积极配合法务部门，提供必要的协助和支持。同时，应及时向公司领导汇报纠纷处理进展情况。纠纷处理结束后，业务部门应及时总结经验教训，提出改进措施，完善合同管理制度。七、合同档案管理1.档案内容销售合同档案应包括合同文本、审批文件、变更协议、解除通知、往来函件、交付凭证、检验报告、发票等与合同相关的资料。2.档案整理业务部门应指定专人负责合同档案的整理工作，按照合同签订时间、合同编号等顺序进行分类整理，确保档案资料完整、有序。3.档案保管合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的档案柜中。档案保管期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。4.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经业务部门负责人和法务部门负责人批准后，方可查阅。查阅过程中，应严格遵守档案管理制度，不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。八、监督与考核1.监督检查公司定期对销售合同管理情况进行监督检查，检查内容包括合同签订、履行、变更、解除、纠纷处理、档案管理等环节。2.考核指标建立销售合同管理考核指标体系，对业务部门和相关责任人的合同管理工作进行考核。考核指标包括合同签订准确率、合同履行率、货款回收率、合同纠纷发生率等。3.考核结果应用考核结果与业务部门和相关责任人的绩效挂钩，对合同管理工作表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励；对合同管理工作不