某公司档案管理细则

某公司档案管理细则一、总则（一）目的为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本细则。（二）适用范围本细则适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本细则所称档案是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括文件、合同、协议、报表、图纸、照片、录像、电子数据等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案的完整、系统和安全。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司的各项活动，不得篡改、伪造。3.完整性原则：应收集公司活动中形成的各类档案，保证档案的全面性。4.时效性原则：及时收集、整理、归档档案，确保档案的时效性。5.保密性原则：严格遵守档案保密制度，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，进行档案的收集、整理、分类、编目、装订、存储等工作。3.建立档案信息检索系统，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复或复制。5.按照国家有关规定，做好档案的鉴定、销毁工作。6.组织开展档案管理培训，提高员工的档案意识和业务水平。7.为公司各项工作提供档案信息服务，积极参与公司的决策支持。（二）各部门1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类，并定期移交综合管理部。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，确保档案的及时收集和规范整理。3.配合综合管理部做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关档案利用需求。三、档案的分类与编号（一）分类公司档案分为行政管理类、人事管理类、财务管理类、业务管理类、项目管理类、技术研发类、企业文化类等七大类，每大类下再根据具体内容细分若干二级类目。1.行政管理类：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、证照印章管理、行政事务处理等档案。2.人事管理类：涵盖员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同、人事档案等方面的档案。3.财务管理类：包含财务预算、决算、会计凭证、财务报表、审计报告、税务资料等档案。4.业务管理类：涉及市场调研、销售合同、客户资料、采购订单、物流配送等与业务运营相关的档案。5.项目管理类：包括项目立项、规划、实施、验收等过程中形成的各类文件、报告、图纸等档案。6.技术研发类：如研发项目文档、技术方案、专利申请、产品图纸、技术标准等档案。7.企业文化类：有关公司文化活动记录、企业形象宣传资料、员工文化作品等档案。（二）编号档案编号采用"大类代码二级类目代码年度顺序号"的结构。例如：XM012023001，表示项目管理类下的项目规划二级类目，2023年度的第1份档案。1.大类代码：行政管理类（XZ）、人事管理类（RS）、财务管理类（CW）、业务管理类（YW）、项目管理类（XM）、技术研发类（JS）、企业文化类（QY）。2.二级类目代码根据各大类具体内容自行编制，确保代码的唯一性和系统性。3.年度为档案形成的公元纪年，如2023年。4.顺序号为每类档案在本年度内的流水编号，从001开始。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应按照档案管理要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案材料，确保档案的完整性。2.对于外来文件、资料，如上级部门文件、合作单位提供的资料等，由相关接收部门负责收集，并及时移交综合管理部。3.员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的公司档案资料全部移交，经综合管理部核对无误后办理离职手续。（二）整理1.综合管理部和各部门兼职档案员对收集到的档案材料进行整理。整理工作包括对档案进行分类、排序、编目、装订等，确保档案的整齐规范。2.纸质档案应去除金属物，破损的档案要进行修补或复制。3.电子档案应按照规定的命名规则进行命名，并存储在指定的存储设备和文件夹中，同时建立相应的索引目录。五、档案的归档与保管（一）归档1.各部门兼职档案员应定期（每季度末）将整理好的档案移交综合管理部。移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.综合管理部对接收的档案进行进一步审核和整理，符合要求的及时归档。对于不符合要求的档案，退回原部门重新整理。3.归档时间：一般档案应在形成后的次年上半年完成归档，重要紧急档案应及时归档。（二）保管1.综合管理部设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案应按照分类编号顺序排列存放，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，注明档案的类别、编号、存放位置等信息。4.电子档案应进行备份存储，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。六、档案的利用与借阅（一）利用1.公司员工因工作需要可查阅、利用档案。查阅档案应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容等，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。2.综合管理部档案管理人员应根据查阅申请表，提供相应的档案，并在现场监督查阅过程，确保档案的安全和完整。3.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅档案的，必须填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经部门负责人、综合管理部负责人和公司分管领导签字批准后方可借阅。2.档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。借阅期满后，应及时归还档案。档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合管理部定期（每[X]年）对档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.档案保管期限分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）。具体划分标准按照国家有关规定和公司实际情况执行。（二）销毁1.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后，进行销毁处理。2.档案销毁应填写档案销毁清单，注明档案的类别、编号、名称、数量等信息，经档案鉴定小组组长、综合管理部负责人和公司分管领导签字确认。3.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等，并指定专人负责监销，确保档案信息彻底销毁。监销人员应在档案销毁清单上签字，注明销毁日期和方式。4.档案销毁清单应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。八、档案信息化管理（一）建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理效率和服务水平，为公司提供便捷、高效的档案信息利用支持。（二）实施步骤1.建立档案管理信息系统，实现档案的电子化录入、存储、检索、借阅等功能。2.对现有档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案数据库。3.完善档案管理信息系统的安全防护机制，确保档案信息的安全。（三）数据维护1.定期对档案管理信息系统的数据进行备份，备份数据应存储在安全的位置。2.及时更新档案管理信息系统中的数据，确保数据的准确性和时效性。3.对档案管理信息系统进行日常维护和管理，及时处理系统故障和问题。九、档案管理的监督与考核（一）监督检查1.综合管理部定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况。2.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价制度，将档案管理工作纳入公司绩效考核体系。2.考核评价指标包括档案管理制度执行情况、