财务账款票据管理制度

财务账款票据管理制度一、总则1.目的为了加强公司财务账款票据的管理，规范财务行为，保证公司资金安全，提高资金使用效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门的财务账款票据管理活动。3.职责分工财务部门负责财务账款票据的日常核算、监督、管理和定期盘点工作。各业务部门负责涉及本部门业务的账款票据的收取、开具、传递及保管等工作，并对其真实性、完整性负责。公司负责人对财务账款票据管理工作负总责，确保制度的有效执行。二、账款管理1.收款管理收款流程业务部门在与客户签订合同或协议时，应明确收款方式、金额、时间等条款。对于赊销业务，需经公司相关领导审批后方可执行。销售部门在货物发出或服务提供后，应及时开具发票，并将发票及相关发货凭证、服务确认单等一并提交给财务部门。财务部门根据业务部门提供的资料，及时与客户核对账款，确认无误后，督促客户按时付款。对于收到的款项，财务人员应及时进行账务处理，确保款项及时、准确入账。收款跟踪财务部门应建立应收账款台账，详细记录每笔应收账款的客户名称、金额、账龄、收款情况等信息。定期对应收账款进行账龄分析，对于逾期账款，及时发出催款通知，并与业务部门沟通协调，共同采取措施催收账款。对于长期拖欠账款的客户，应制定专项催收方案，必要时通过法律途径解决。2.付款管理付款审批公司各项付款业务应严格按照审批流程进行，先由业务部门提出付款申请，填写付款审批单，注明付款事由、金额、付款对象等信息。业务部门负责人对付款申请进行审核，确认业务的真实性和必要性后签字。财务部门对付款申请的金额、付款方式、资金来源等进行审核，并核对相关合同、发票等资料，审核无误后签字。公司负责人根据审批权限进行最终审批，金额较大的付款需经公司领导集体研究决定。付款执行财务部门根据审批通过的付款申请，安排资金付款。对于支票、汇票等支付方式，应严格按照票据管理规定填写和使用。付款后，财务人员应及时登记付款台账，更新相关账务记录，并将付款凭证等资料妥善保管。对于预付款项，应建立跟踪机制，确保预付款项按照合同约定使用，业务完成后及时进行结算。三、票据管理1.票据种类公司涉及的票据主要包括发票、支票、汇票、本票、收据等。2.发票管理发票领购财务部门指定专人负责发票的领购工作，按照税务机关的规定，定期到税务部门办理发票领购手续。领购发票时，应填写发票领购申请表，提供相关证件和资料，经税务机关审核批准后，领取发票。发票开具业务部门在发生应税业务时，应及时向财务部门申请开具发票。财务人员根据业务实际情况，按照发票管理规定如实开具发票，确保发票内容真实、准确、完整。开具发票时，应加盖公司发票专用章，并按照规定的顺序使用发票，不得跳号、虚开发票。对于增值税专用发票的开具，应严格遵守增值税发票管理相关规定，确保发票的认证、抵扣等环节符合要求。发票保管财务部门应设立专门的发票保管专柜，由专人负责发票的保管工作。发票应按照类别、号码顺序存放，确保存放安全、有序。已开具的发票存根联和发票登记簿应按照税务机关规定的期限保存，期满后报经税务机关查验后销毁。定期对发票进行盘点，确保账实相符。如发现发票丢失、被盗等情况，应及时报告税务机关，并采取相应的补救措施。3.支票管理支票购买财务部门指定专人负责支票的购买工作，购买支票时，应填写支票购买申请表，经财务负责人审批后，到银行办理购买手续。购买的支票应及时登记支票登记簿，记录支票号码、购买日期、用途等信息。支票使用业务部门因业务需要使用支票时，应填写支票领用单，注明付款事由、金额、收款单位等信息，经部门负责人和财务负责人审批后，到财务部门领取支票。支票领用人员应在支票登记簿上签字确认，并按照规定的用途使用支票，不得转借、转让支票。填写支票时，应确保支票内容准确无误，字迹清晰，不得涂改。支票金额的大写与小写应一致，日期应填写规范。支票使用后，应及时将支票存根联交回财务部门，财务人员核对无误后进行账务处理。支票保管财务部门应将支票与财务印鉴分开保管，由不同人员负责。支票保管人员应妥善保管支票，确保支票安全。定期对支票进行盘点，检查支票的使用情况和剩余数量，如发现问题及时报告并处理。4.汇票、本票管理汇票、本票的开具与使用业务部门因业务需要开具汇票、本票时，应按照公司相关规定填写申请单，注明收款人、金额、用途等信息，经审批后交财务部门办理。财务人员根据审批后的申请单，按照银行规定的程序开具汇票、本票，并确保票据内容准确无误。汇票、本票使用后，业务部门应及时将相关凭证交回财务部门，财务人员进行账务处理。汇票、本票的保管财务部门应指定专人负责汇票、本票的保管工作，将其存放在安全的地方。定期对汇票、本票进行盘点，核对票据的金额、到期日等信息，确保账实相符。对于即将到期的汇票、本票，应及时办理托收或提示付款手续，避免逾期造成损失。5.收据管理收据领购财务部门指定专人负责收据的领购工作，按照公司内部规定，定期到相关部门领取收据。领购收据时，应填写收据领购申请表，经财务负责人审批后领取。收据开具业务部门在收到款项但不需要开具发票时，应向财务部门申请开具收据。财务人员根据实际收款情况，如实开具收据，确保收据内容真实、准确。开具收据时，应加盖公司财务专用章，并按照顺序使用收据，不得重复开具或虚开收据。收据保管财务部门应设立收据保管专柜，由专人负责收据的保管工作。收据应按照号码顺序存放，定期进行盘点，确保账实相符。已开具的收据存根联应妥善保存，保存期限按照公司规定执行。期满后，经审批后进行销毁。四、账款票据核对与盘点1.账款核对财务部门每月应与业务部门核对一次账款，确保双方账目一致。核对内容包括应收账款、应付账款、预收账款、预付账款等。对于核对中发现的差异，应及时查明原因，并进行调整。如因业务问题导致的差异，业务部门应提供详细说明，财务部门根据实际情况进行账务处理。定期与客户、供应商进行账款函证，核实账款余额的真实性，确保公司财务信息准确可靠。2.票据盘点财务部门应定期对各类票据进行盘点，确保票据账实相符。发票、支票、汇票、本票、收据等每月至少盘点一次。盘点时，应核对票据的种类、号码、数量、金额等信息，与票据登记簿和账务记录进行逐一核对。对于盘点中发现的问题，如票据丢失、损坏、账实不符等，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。如涉及违规行为，应追究相关人员的责任。五、监督与检查1.公司内部审计部门应定期对财务账款票据管理情况进行审计监督，检查制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。2.财务部门应加强对账款票据管理工作的日常监督，对各业务部门的账款票据处理情况进行定期检查和不