某公司供应商管理办法

某公司供应商管理办法一、总则（一）目的为加强公司供应商管理，规范供应商选择、评估、采购及合作等流程，确保所采购的物资和服务符合公司要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有生产经营活动中涉及的物资采购、服务外包等供应商的管理。（三）基本原则1.公平、公正、公开原则在供应商选择、评估、合作等环节，遵循公平公正公开的原则，确保所有供应商享有平等机会，避免人为因素干扰。2.质量优先原则优先选择能够提供高质量物资和服务的供应商，确保所采购的产品和服务满足公司生产经营及客户需求。3.成本效益原则在保证质量的前提下，综合考虑采购成本、运输成本、售后服务成本等，追求整体成本效益的最大化。4.合作共赢原则与供应商建立长期稳定的合作关系，共同发展，实现互利共赢。二、供应商管理组织与职责（一）采购部门1.负责供应商的开发、选择、评估、日常管理及采购合同的签订与执行。2.收集、整理供应商信息，建立供应商档案，并及时更新维护。3.定期对供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量控制体系等。4.协调处理与供应商之间的采购业务纠纷。（二）质量部门1.参与供应商的评估工作，对供应商提供的物资和服务进行质量检验和验收。2.协助采购部门对供应商的质量问题进行分析和处理，提出改进建议。3.定期向采购部门反馈供应商的质量状况。（三）技术部门1.根据公司生产经营需求，提供物资和服务的技术标准和要求。2.协助采购部门对供应商的技术能力进行评估，参与技术协议的签订。3.在供应商产品或服务出现技术问题时，提供技术支持和解决方案。（四）财务部门1.参与供应商的评估工作，对供应商的财务状况进行审查。2.负责审核采购合同中的付款条款，确保付款符合公司财务制度和相关法律法规。3.监督采购款项的支付情况，及时与供应商进行对账。（五）其他相关部门根据需要参与供应商的评估、选择及管理工作，提供专业意见和建议。三、供应商开发（一）开发渠道1.市场调研通过行业展会、网络搜索、供应商推荐等方式，收集潜在供应商信息。2.行业协会参加相关行业协会组织的活动，获取供应商资源。3.现有供应商推荐鼓励现有供应商推荐其上下游合作伙伴。（二）开发流程1.信息收集采购部门对收集到的潜在供应商信息进行整理，填写《供应商信息登记表》，内容包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、生产能力、产品或服务质量、价格水平等。2.初步筛选采购部门根据公司需求和初步设定的供应商筛选标准，对潜在供应商进行初步筛选，剔除明显不符合要求的供应商。筛选标准可包括供应商资质、生产能力、产品质量、价格竞争力、售后服务等方面。3.实地考察对于初步筛选合格的供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察。考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量控制体系、人员管理、环保措施等。实地考察结束后，考察人员填写《供应商实地考察报告》，对供应商的整体情况进行评价。4.样品测试对于重要物资或服务的供应商，要求其提供样品进行测试。质量部门按照公司相关标准对样品进行检验和测试，测试合格后出具《样品测试报告》。5.准入审批采购部门根据实地考察报告、样品测试报告等资料，填写《供应商准入审批表》，连同相关资料一并提交给采购部门负责人、质量部门负责人、技术部门负责人、财务部门负责人等进行审批。审批通过后，该供应商纳入公司合格供应商名录。四、供应商评估（一）评估周期每年定期对供应商进行全面评估，对于合作频繁、重要的供应商可适当增加评估次数。（二）评估内容1.质量评估质量部门根据公司的质量要求和验收标准，对供应商提供的物资和服务进行质量检验和统计分析。质量评估指标包括产品合格率、批次合格率、质量问题投诉率等。2.交货期评估采购部门统计供应商的交货准时率，分析其交货期的稳定性。交货期评估指标包括按时交货次数、延迟交货次数、平均交货周期等。3.价格评估采购部门定期收集市场价格信息，与供应商的报价进行对比分析，评估其价格合理性。价格评估指标包括价格变动率、与市场平均价格的差异等。4.服务评估采购部门和使用部门对供应商的售前、售中、售后服务进行评价，包括响应速度、服务态度、解决问题能力等。服务评估指标包括客户满意度、投诉处理及时率等。5.财务状况评估财务部门审查供应商的财务报表、信用记录等，评估其财务状况和偿债能力。财务状况评估指标包括资产负债率、流动比率、信用等级等。6.社会责任评估关注供应商在环境保护、劳动法规遵守、安全生产等方面的表现。社会责任评估指标包括环保措施执行情况、员工权益保障情况、安全生产事故发生率等。（三）评估方法1.数据统计分析采购部门、质量部门等相关部门收集整理供应商的各项评估数据，进行统计分析，计算各项评估指标得分。2.问卷调查向公司内部使用部门、采购部门等相关人员发放《供应商评估调查问卷》，了解他们对供应商的评价和意见。3.现场审核定期对供应商进行现场审核，检查其质量控制体系、生产经营状况等是否符合公司要求。（四）评估结果应用1.根据评估结果，将供应商分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商三个等级。优秀供应商：评估得分在[X]分以上，在质量、交货期、价格、服务等方面表现优秀，可给予更多的合作机会和优惠政策。合格供应商：评估得分在[X][X]分之间，基本满足公司要求，需督促其不断改进。不合格供应商：评估得分在[X]分以下，存在较多问题，暂停或终止与其合作，并要求其限期整改，整改合格后重新评估。2.对于优秀供应商，在采购订单分配、付款方式等方面给予优先考虑；对于不合格供应商，减少或停止采购其物资和服务。3.根据评估结果，采购部门与供应商沟通交流，提出改进建议和要求，帮助供应商提升自身能力和绩效。五、采购管理（一）采购计划1.各部门根据生产经营需求，提前制定物资和服务采购计划，明确采购物资的名称、规格、数量、交货期等要求。2.采购计划提交给采购部门汇总审核，采购部门结合库存情况、市场供应情况等进行综合平衡，制定公司年度、季度、月度采购计划。（二）采购订单1.采购部门根据采购计划，向合格供应商发送采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的详细规格、数量、价格、交货期、交货地点、付款方式等条款。2.供应商收到采购订单后，应确认订单内容，并在规定时间内回复采购部门。如对订单有异议，应及时与采购部门沟通协商。（三）采购合同1.对于金额较大、采购周期较长或重要的采购项目，采购部门与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务、质量标准、交货期、价格调整条款、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，需经采购部门负责人、法务部门等审核，确保合同条款合法合规、公平合理。3.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（四）采购价格管理1.采购部门定期收集市场价格信息，分析价格走势，与供应商进行价格谈判，争取合理的采购价格。2.对于长期合作的供应商，可根据市场情况和供应商表现，协商确定价格调整机制，如定期调整价格、根据原材料价格波动调整价格等。3.采购部门应建立采购价格档案，记录每次采购的价格情况，以便进行价格分析和比较。六、供应商日常管理（一）沟通协调1.采购部门与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，通报公司采购需求、质量要求、交货期要求等信息，听取供应商的意见和建议。2.及时处理供应商的咨询、投诉和反馈问题，对于供应商提出的合理要求，应积极协调解决；对于不合理要求，应做好解释说明工作。（二）绩效监控1.采购部门建立供应商绩效监控体系，定期对供应商的质量、交货期、价格、服务等方面的绩效进行监控和分析。2.发现供应商绩效出现异常情况时，及时与供应商沟通，查找原因，督促其采取改进措施。如供应商绩效持续不达标，按照评估结果应用的相关规定进行处理。（三）档案管理1.采购部门负责建立和维护供应商档案，档案内容包括供应商基本信息、评估报告、采购订单、采购合同、质量检验报告、交货记录、付款记录等。2.供应商档案应分类存放，便于查询和管理。同时，应定期对档案进行更新和整理，确保档案信息的完整性和准确性。（四）风险管理1.识别与供应商合作过程中可能存在的风险，如质量风险、交货期风险、价格风险、法律风险等。2.针对不同风险，制定相应的风险应对措施，如增加备用供应商、签订风险分担条款、加强合同管理等。3.定期对供应商风险管理情况进行评估和总结，不断完善风险管理制度和措施。七、供应商激励与改进（一）激励措施1.对于优秀供应商，给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、增加采购份额、提供优先付款等。2.与供应商开展合作项目，共同进行技术研发、质量改进等，实现互利共赢。3.为供应商提供培训和技术支持，帮助其提升自身能力和管理水平