煤炭有限责任公司物资管理办法

煤炭有限责任公司物资管理办法一、总则1.目的为加强公司物资管理，规范物资采购、验收、储存、发放、使用及核算等行为，降低物资采购成本，提高物资使用效益，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司本部及所属各单位的物资管理活动。3.基本原则物资管理应遵循统一领导、归口管理、分级负责、合理储备、节约使用的原则。二、管理职责1.物资管理部门职责负责制定和完善公司物资管理制度，并组织实施。编制年度物资采购计划，经审批后组织实施采购工作。建立物资采购供应商档案，负责供应商的选择、评价和管理。组织物资的验收、入库、储存、发放等工作，确保物资质量和安全。定期对公司物资库存进行盘点清查，及时处理积压、报废物资。负责物资统计报表的编制和上报工作，分析物资消耗情况，提出改进建议。2.使用部门职责负责本部门物资需求计划的编制和上报，明确物资的规格、型号、数量等要求。参与物资采购的招标、评标等工作，提供技术支持和需求意见。负责本部门领用物资的验收、保管和使用，合理使用物资，降低消耗。定期对本部门物资使用情况进行盘点和分析，配合物资管理部门做好物资管理工作。3.财务部门职责负责物资采购资金的预算安排和审核，监督资金使用情况。负责物资采购发票的审核、入账及物资成本的核算。参与物资采购合同的审核，对合同中的付款条款进行把关。定期与物资管理部门核对账目，确保账账相符、账实相符。三、物资计划管理1.计划编制依据公司年度生产经营计划、工程建设计划等。物资消耗定额、储备定额。现有物资库存情况。2.计划编制流程使用部门根据本部门的生产经营任务和物资消耗情况，于每年[具体时间]前编制下一年度物资需求计划，报物资管理部门。物资管理部门对各使用部门上报的物资需求计划进行汇总、审核，结合库存情况和采购周期等因素，编制年度物资采购计划。年度物资采购计划经公司分管领导审核后，报公司总经理审批。3.计划调整因生产经营任务变化、工程建设进度调整等原因需要调整物资计划的，使用部门应及时向物资管理部门提出书面申请，说明调整原因和调整内容。物资管理部门审核后，报公司分管领导审批。经审批同意后，物资管理部门对物资计划进行调整。四、物资采购管理1.采购方式招标采购：对于金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的物资，采用招标采购方式。招标采购应按照国家相关法律法规和公司招标管理办法的规定进行操作。询价采购：对于金额较小、规格型号单一、市场供应充足的物资，采用询价采购方式。询价采购应向不少于三家供应商发出询价单，比较各供应商的报价和质量等情况，选择合适的供应商进行采购。竞争性谈判采购：对于紧急采购、独家代理或专利产品等特殊情况，采用竞争性谈判采购方式。竞争性谈判采购应组织相关部门和人员进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：对于只能从唯一供应商处采购的物资，采用单一来源采购方式。单一来源采购应说明理由，并报公司领导审批。2.供应商管理物资管理部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质情况、产品质量、价格水平、售后服务等内容。定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不合格的供应商予以淘汰。加强与供应商的沟通与合作，建立长期稳定的合作关系，共同提高物资供应质量和效率。3.采购合同管理物资采购应签订书面合同，合同内容应包括物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，物资管理部门应会同财务部门等相关部门对合同条款进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。采购合同签订后，物资管理部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。如因供应商原因导致合同无法履行或延误履行的，应按照合同约定追究供应商的违约责任。物资采购合同履行完毕后，物资管理部门应及时整理合同档案，归档保存。五、物资验收管理1.验收依据物资验收应依据采购合同、相关标准和规范以及物资管理部门的验收要求进行。2.验收流程物资到货后，物资管理部门应及时通知使用部门和质量检验部门共同进行验收。验收人员应按照验收依据对物资的数量、规格、型号、质量等进行检查核对。对于需要进行检验检测的物资，应委托具有资质的检验检测机构进行检验检测。验收合格的物资，验收人员应填写验收报告，办理入库手续。验收不合格的物资，应及时与供应商联系，要求供应商退换货或采取其他处理措施。对于验收过程中发现的问题，验收人员应及时记录，并向物资管理部门和相关领导汇报，以便及时处理。六、物资储存管理1.仓库管理公司应设立物资仓库，配备必要的仓储设施和设备，确保物资储存安全。物资仓库应实行分类分区存放，标识清晰，便于物资的收发和盘点。建立物资保管台账，详细记录物资的出入库情况、库存数量、存放位置等信息。加强仓库安全管理，制定安全管理制度，配备必要的消防器材和安全设施，定期进行安全检查，确保仓库安全。2.库存盘点物资管理部门应定期对公司物资库存进行盘点清查，盘点周期为[具体时间]。盘点工作应成立盘点小组，由物资管理部门、使用部门和财务部门等相关人员组成。盘点小组应制定盘点计划，明确盘点范围、方法和时间安排等。盘点结束后，盘点小组应编制盘点报告，如实反映物资库存情况。对于盘盈、盘亏的物资，应查明原因，提出处理意见，报公司领导审批后进行处理。根据盘点结果，分析物资库存结构和管理情况，及时调整物资储备定额，优化库存管理。七、物资发放管理1.发放原则物资发放应遵循先进先出、限额领料、以旧换新等原则。2.发放流程使用部门根据生产经营需要，填写物资领用申请表，注明物资名称、规格、型号、数量等信息，经部门负责人签字后报物资管理部门。物资管理部门对物资领用申请表进行审核，审核通过后办理物资发放手续。对于限额领料的物资，物资管理部门应按照限额进行发放。物资发放时，仓库管理人员应核对物资领用申请表和物资实物，确保发放物资的准确性。发放完毕后，应在物资领用申请表上签字确认，并更新物资保管台账。对于以旧换新的物资，使用部门应将旧物资交回物资管理部门，经检验合格后，方可领取新物资。八、物资使用管理1.使用部门应加强对本部门领用物资的管理，建立物资使用台账，记录物资的领用、使用、消耗等情况。2.合理使用物资，降低物资消耗，提高物资使用效益。对于贵重物资和关键设备，应制定专门的使用操作规程，确保物资的正确使用。3.定期对本部门物资使用情况进行分析总结，查找存在的问题和不足，采取有效措施加以改进。如发现物资浪费或不合理使用的情况，应及时进行纠正。九、物资核算管理1.财务部门应按照国家相关会计准则和公司财务制度的规定，对物资采购、库存、发放等业务进行核算。2.建立物资采购成本核算制度，准确核算物资采购成本，包括物资价款、运输费、装卸费、保险费等。3.定期与物资管理部门核对物资账目，确保账账相符、账实相符。对于物资盘盈、盘亏等情况，应及时进行账务处理。4.编制物资成本报表，分析物资成本构成和变化情况，为公司成本控制和决策提供依据。十、监督检查与考核1.公司应建立物资管理监督检查机制，定期对物资管理工作进行检查，检查内容包括物资计划管理、采购管理、验收管理、储存管理、发放管理、使用管理、核算管理等方面。2.对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。3.建立物资管理考核制度，对物