苗木采购制度

苗木采购制度一、目的为了规范公司苗木采购行为，确保采购苗木的质量符合要求，满足公司绿化项目等相关需求，有效控制采购成本，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司内部所有涉及苗木采购的部门及相关采购活动。

三、职责分工

（一）采购部门1.负责制定苗木采购计划，根据公司需求和预算，确定采购品种、数量、规格及时间要求等。2.寻找、筛选合格的苗木供应商，建立供应商档案，并对供应商进行评价和管理。3.组织苗木采购的谈判、合同签订等工作，确保采购合同条款明确、合理，保障公司利益。4.负责跟踪采购合同的执行情况，协调解决采购过程中出现的问题，确保苗木按时、按质、按量供应。

（二）需求部门1.明确本部门对苗木的具体需求，包括品种、规格、数量、用途、质量要求等，并及时提交给采购部门。2.参与对采购苗木的验收工作，对苗木质量、规格等是否符合需求进行确认。3.配合采购部门进行供应商的考察和评价，提供相关意见和建议。

（三）质量控制部门1.制定苗木质量验收标准和验收流程。2.负责对采购回来的苗木进行质量检验，确保苗木质量符合公司要求。3.对验收不合格的苗木，按照规定进行处理，并监督整改情况。

（四）财务部门1.参与采购预算的编制和审核，确保采购资金的合理安排。2.负责审核采购合同的付款条款，按照合同约定办理付款手续。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持和控制建议。

四、采购流程

（一）采购计划制定1.需求部门根据公司绿化规划、项目施工进度等实际情况，提前向采购部门提交苗木采购需求申请表。申请表应详细注明苗木品种、规格、数量、预计采购时间、用途等信息。2.采购部门结合公司库存情况、资金预算以及市场供应情况等因素，对需求部门提交的申请进行审核和汇总。如发现需求不合理或与公司实际情况不符，应及时与需求部门沟通协商，进行调整。3.采购部门根据审核后的需求，制定年度、季度和月度苗木采购计划。采购计划应明确采购苗木的品种、规格、数量、采购时间、预计资金等内容，并报公司领导审批。

（二）供应商选择与管理1.采购部门通过多种渠道收集苗木供应商信息，如网络搜索、行业推荐、实地考察、供应商自荐等。建立苗木供应商信息库，记录供应商的基本情况、经营范围、联系方式、供应苗木品种及质量情况等。2.对潜在供应商进行初步筛选，重点考察供应商的苗木生产基地情况（包括规模、种植品种、管理水平等）、苗木质量状况（提供近期质量检测报告或相关证明）、价格水平、信誉口碑、售后服务能力等方面。筛选出若干家符合基本要求的供应商作为候选对象。3.采购部门组织相关人员（如需求部门代表、质量控制人员等）对候选供应商进行实地考察。考察内容包括供应商的生产经营状况、苗木种植和养护管理情况、质量控制体系、物流配送能力等。实地考察后，填写供应商考察报告，对供应商进行综合评价。4.根据考察结果和评价情况，采购部门确定合格供应商名单，并建立供应商档案。供应商档案应包括供应商基本信息、考察报告、合作记录（如合同执行情况、交货质量、售后服务等）等内容。5.定期对供应商进行评价和考核，评价指标包括苗木质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评价结果，对供应商进行分级管理，对于表现优秀的供应商给予更多的合作机会，对于不符合要求的供应商及时进行淘汰或整改。

（三）采购谈判与合同签订1.采购部门针对确定的采购项目，向选定的供应商发出采购询价单。询价单应明确苗木品种、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、价格要求等内容。2.供应商收到询价单后，应在规定时间内报价。采购部门对各供应商的报价进行比较分析，综合考虑苗木质量、价格、交货期等因素，选择合适的供应商进行采购谈判。3.采购部门与选定的供应商就采购合同条款进行谈判，谈判内容包括苗木品种、规格、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、运输方式、付款方式、售后服务等方面。确保合同条款明确、具体、合理，保障双方的权益。4.谈判达成一致后，采购部门起草采购合同。合同文本应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务。采购合同经公司法律部门审核后，提交公司领导审批。5.公司领导审批通过后，采购部门与供应商签订正式采购合同。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、质量控制部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好后续工作。

（四）采购合同执行与跟踪1.采购部门按照采购合同约定，及时向供应商下达采购订单，明确苗木的发货时间、品种、规格、数量、质量要求、交货地点等信息。2.供应商应按照采购订单要求组织苗木生产、起苗、包装和运输，并在规定的交货时间前将苗木送达指定交货地点。采购部门应提前与需求部门沟通协调，做好接货准备工作。3.在苗木运输过程中，采购部门应要求供应商采取必要的防护措施，确保苗木安全运输，避免因运输原因造成苗木损伤或死亡。如因运输问题导致苗木质量问题，供应商应承担相应责任。4.苗木到达交货地点后，采购部门应及时通知质量控制部门进行验收。质量控制部门按照预先制定的质量验收标准和流程，对苗木的品种、规格、数量、质量等进行严格检验。验收合格的苗木办理入库手续；验收不合格的苗木，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货或退款等措施，并跟踪处理情况。5.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，定期与供应商核对发货数量、交货时间、质量情况等信息，及时解决合同执行过程中出现的问题。如发现供应商有违约行为，应按照合同约定追究其违约责任。

（五）付款管理1.财务部门根据采购合同约定的付款方式和付款时间，审核采购部门提交的付款申请。付款申请应包括合同编号、供应商名称、付款金额、付款理由等信息，并附上相关的发票、验收报告、入库单等凭证。2.财务部门审核无误后，按照公司资金审批流程办理付款手续。对于符合付款条件的，及时安排资金支付给供应商；对于不符合付款条件的，应及时通知采购部门，并说明原因，待问题解决后再行付款。3.财务部门应做好采购付款的账务处理，定期对采购成本进行核算和分析，为公司成本控制和决策提供准确的财务数据支持。

五、苗木质量标准与验收

（一）质量标准1.苗木品种应符合采购合同约定，无病虫害、无机械损伤，根系发达、树冠完整、树形优美。2.苗木规格应达到合同规定的标准，包括胸径、高度、冠幅、地径等指标。允许一定范围内的误差，但误差应在合同约定的公差范围内。3.苗木的土球或根系应完好，土球直径应符合苗木规格要求，土球包扎应牢固，根系应完整且无严重损伤。4.苗木应是健康、生长良好的植株，无明显的枯萎、黄化、畸形等现象。

（二）验收流程1.苗木到货前，采购部门应提前通知需求部门和质量控制部门做好验收准备。2.苗木到达交货地点后，供应商应提供苗木的质量证明文件（如苗木检疫证书等）。3.质量控制部门按照验收标准，对苗木的品种、规格、数量、质量等进行逐一检验。检验方式可采用现场查看、测量、抽样检测等方法。4.对于验收合格的苗木，质量控制部门出具验收报告，并在验收报告上签字确认。验收报告应包括苗木品种、规格、数量、质量状况、验收结论等内容。5.验收不合格的苗木，质量控制部门应出具不合格报告，详细说明不合格原因。采购部门应及时与供应商联系，要求供应商按照合同约定进行处理，如补货、换货或退款等。供应商处理后，质量控制部门应进行再次验收，直至验收合格为止。

六、采购成本控制1.采购部门在制定采购计划时，应充分考虑市场价格波动情况，合理安排采购时间，争取在价格低谷期进行采购，降低采购成本。2.在供应商选择过程中，通过多家供应商询价、谈判等方式，货比三家，选择性价比高的供应商。同时，关注供应商的价格调整机制，与供应商协商合理的价格条款，确保采购价格具有竞争力。3.采购部门应定期对市场苗木价格进行调研和分析，掌握价格动态，为公司采购决策提供参考依据。根据市场价格变化情况，及时调整采购策略，优化采购成本。4.在采购合同谈判中，严格控制合同价格、付款方式、运输费用等条款。对于批量采购的苗木，争取获得更优惠的价格和其他有利条件。5.财务部门应加强对采购成本的核算和监控，定期对采购成本进行分析，对比预算与实际采购成本的差异，查找原因并提出改进措施。通过成本分析，发现采购过程中的问题和潜在风险，及时采取措施进行控制和防范。

七、监督与考核1.公司内部审计部门定期对苗木采购业务进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同执行情况、质量验收情况、成本控制情况等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.建立苗木采购工作考核机制，对采购部门及相关人员的工作进行考核评价。考核指标包括采购任务完成情况、采购质量、采购成本控制、供应商管理、合同执行情况等方面。