采购作业管理制度

1、 PAGE 第10页 共10页第1页 共10页 采购作业管理制度 1 目的 为规范采购内部作业流程，确保采购物料质优价低，提高采购作业效能保障正常生产，特制定本管理制度。2 范围公司采购文员、采购员、采购课长的所有采购作业活动。3 职责3.1采购文员：负责采购作业单据的编制，采购物料的跟催，异常采购物料的跟踪、处理，采购课所有统计报表的编制及文件的收发、保管。3.2采购员：负责新供方开发，采购价格、合同的谈判和确认，及合格供方质量和服务的管控。3.3采购课长：负责采购计划的实施及作业活动中所有单据的审核，采购价格、合同的审核，及新供方的评审。4 定义 无5 内容5.1采购课各作业人员按岗位说明

2、书内容要求，承担各自的岗位职责与工作任务。会签版次编制日期修改日期编制审核批准生效日期 5.2采购作业相关工作参照采购控制程序执行，具体工作内容及要求如下：责任人工作流程工作内容说明完成时间要求使用表格（单）采购员新供方开发的策划依据采购需求，制定新供方开发年度计划表每年12月15日前新供方开发年度计划表采购员新供方开发的准备依据采购控制程序要求标准，收集新供方相关资料新供方开发时供应商调查表采购课长新供方开发的评审依据新供方相关资料，组织工程部、品质部、生产总监、总经理对新供方进行评审会议每月10日前供应商评价记录表、供应商现场考察表采购员新供方样品的跟进新供方评审合格后，跟进供方打样，要求

3、供方按购买式样书提供样品并附检验报告、材质检验报告评审合格后1个月内原材料打样标准要求表、购买式样书采购文员B新供方样品的跟进接采购员样品当日内开出联络单将样品、检验报告、材质检验报告一起交工程部，于7个工作日内跟踪样品的测试结果，并将样品确认报告即时传真到供方即时联络单、样品确认报告采购文员B新供方试产的跟进编制新供方试产的到货单时即开出小批量试产跟踪表交品质部、制造部、工程部进行跟踪确认即时小批量试产跟踪表采购文员B新供方合格的录入新供方两次小批量试产跟踪表评审合格后，即时将新供方录入到合格供应商名录即时合格供应商名录采购员采购价格、条件的确认依据市场行情及物料成本结构，每月常用物料按采购

4、控制程序要求标准进行价格、条件确认，采购计划外需补充的物料价格确认工作在接计划后4天内完成。每月7日至11日报价单、询价单采购课长采购价格、条件的审核依据市场行情及物料成本结构，对报价单、询价单进行审核每月8日至11日报价单、询价单采购文员B采购价格、条件的保存将审批后的报价单、询价单即时发放到财务部进行ERP录入及管控，并将其分类整理，保存归档每月15日前报价单、询价单采购文员B采购订单的编制依据审批的价格，在接请购单5个工作日内将采购订单编制好，编制时需确认价格、数量、供方，半小时内通知上级对采购订单进行审核每月11日前采购订单采购课长采购订单的审核接采购文员通知，1个小时内对采购订单进行

5、审核，并通知采购文员B审核结果每月11日前采购订单采购文员B采购订单的发放采购订单审核后即时打印一式三份，呈交总经理审批后，第一联保存并传真到供方，剩下两联交财务部每月12日前采购订单采购文员B采购订单的保管采购订单传真到供方后2个工作日内需跟催供方确认回传，回传交期服务有异议需即时反馈给采购文员A，回传订单与采购订单原件装订在一起分月保存每月15日前采购订单采购文员A采购物料的跟催依据采购订单执行统计表跟催到货入库工作，对到货后5天未办理入库的物料进行跟踪处理，并将统计表中未及时入库的单据进行跟踪处理、并上报采购课长每周一/周四12：00前各一次采购订单执行统计表、到货单、入库单采购文员A采

6、购物料的跟催每天16点前确认当天各供方应发和需发的物料，即时录入供应商发货跟踪表进行跟踪，保证按时按量交货每天16点前供应商发货跟踪表采购文员A采购物料的跟催每天15点前确认采购订单执行统计表中欠货物料的交期，并导出欠货清单交采购员，另将欠货清单中的物料录入到白板上的供方欠货跟踪情况重点跟踪 每天15点前采购订单执行统计表、供方欠货跟踪情况采购员采购物料跟催中的异常协助处理每天16点前确认采购文员A导出的欠货清单中的物料最快交货时间，并将信息反馈给采购文员A每天16点前采购订单执行统计表采购文员A采购物料的到货每天16点前确认好第二天各供方要到的物料，即时编制到货单，当日16点前需编制好次日将

7、到物料的到货单，并即时发放到品质部、仓储课每天16点前到货单采购文员A采购物料的退货、拒收接仓储课出库单即时编制退货单或拒收单，当日16点前需编制好所有退货单、拒收单并即时通知上级对其审核每天16点前退货单、拒收单采购课长采购物料的退货、拒收接采购文员A通知，1个小时内对退货单拒收单进行审核，并即时通知采购文员A审核结果每天17点前退货单、拒收单采购文员A采购物料的退货、拒收接上级通知后，于此日9点前打印退货单、拒收单后即时将单据发放到仓储课、供方，并重点对退货和拒收物料进行补换的跟踪每天9点前退货单、拒收单采购文员A采购物料的退货、拒收接上级通知后，于此日9点前打印退货单、拒收单后即时将单据

8、发放到仓储课、供方，并重点对退货和拒收物料进行补换的跟踪每天9点前退货单、拒收单采购文员B来料不良的处理接来料不良通知单后，即时将单据分发到责任采购员手中即时来料不良通知单采购员来料不良的处理接来料不良通知单后核实不良情况，半个小时内确认好若补货的周期，可提供建议性方式交采购文员B接单半个小时内来料不良通知单采购员来料不良的处理接来料不良通知单后核实情况，2个小时内依据来料不良特采条件参考表确认好特采或让步接收的方式后，即时交上级审核接单2个小时内来料不良通知单、来料不良特采条件参考表采购课长来料不良的处理接来料不良通知单后核实相关情况，半个小时内审核特采或让步接收的条件，并即时交采购文员B接

9、单半个小时内来料不良通知单采购文员B来料不良的处理接审核的来料不良通知单后，即时将单据分发到品质部、制造部、计划课或财务部（涉及到扣款的）即时来料不良通知单采购文员A相关工作报表依据所有合作供方上月到货的情况与来料不良情况编制供应商质量考核统计表和课室质量目标考核统计表，并即时将统计表交上级审核每月4日前供应商质量考核统计表、质量目标考核统计表依据供应商质量考核统计表的延误交货情况，编制供方交期延误统计表，并及时将统计表交上级审核每月8日前供方交期延误统计表依据请购计划、消耗品手工订单，即时编制消耗品跟踪表并对采购员确认价格、供方交付情况进行跟催，即时录入到货记录即时消耗品跟踪表依据消耗品跟踪

10、表，定期对价格确认和订单编制、供方交付进度进行跟催确认，并清理、上交欠货清单每周四12：00前消耗品跟踪表依据每月的供应商质量考核统计表和供应商年度考核计划表，编制好供应商年度考核表，按计划时间要求送交各部门评估会签后传真到供方，并保存按计划表要求时间供应商年度考核计划表、供应商年度考核表采购文员A会议培训依据会议、培训内容，编制会议培训记录并保存即时会议培训记录采购文员B相关工作报表依据来料不良通知单，编制所有合作供方的来料不良特采单汇总表，统计不良原因及处理情况每月5日前来料不良特采单汇总依据考勤信息，编制课室的考勤统计表经责任人确认后，交上级审核并交人力资源部每月10日前考勤统计表依据采

11、购作业人员的绩效考核目标，据实际情况对相应考核指标进行统计，编制采购绩效考核表经责任人确认后，交上级确认并交人力资源部每月15日前采购绩效考核表依据当月所有审核的报价单、询价单，编制原材料价格趋势表，交上级确认每月25日前原材料价格趋势表依据当月所有消耗品手工订单、订购合同，编制消耗品价格趋势表，交上级确认每月25日前消耗品价格趋势表依据供应商年度考核表结果，定期更新编制合格供应商名录每年12月内合格供应商名录采购文员B文件资料的发放、保管依据文件规范标准要求，收发、整理、保管课室文件和资料即时采购员质量整改的实施依据月度质量目标考核统计表，编制未达标纠正与预防表，分析未达标的真正原因，制定纠

12、正预防对策，跟踪落实整改结果每月6日前未达标纠正与预防质量整改的验证依据未达标纠正与预防表，定期跟进纠正预防对策实施，并定期进行自我验证每月25日前未达标纠正与预防工作计划的制定依据课室年度工作计划和月度工作计划、目标，定期制定月度个人工作计划目标表，并交上级审核每月8日前个人工作计划目标表工作计划的总结依据月初制定的个人工作计划目标，定期对工作开展的结果进行总结自评，并交上级确认每月月底前个人工作计划目标表采购课长质量整改的确认督促采购员按时据质量目标考核统计表制定未达标纠正与预防方案，并对原因分析和对策进行确认每月8日前未达标纠正与预防质量整改的验证依据未达标纠正与预防表，定期跟进纠正预防

13、对策的实施，并定期进行结果验证每月月底前未达标纠正与预防采购员工作计划的确认依据月初确认的个人工作计划、目标，定期对其工作开展的结果进行确认，验证每月1日前个人工作计划目标表采购课长采购员工作计划的确认依据月初确认的个人工作计划、目标，定期对其工作开展的结果进行确认，验证每月1日前个人工作计划目标表工作计划的制定依据课室情况，分析制定月度课室工作计划目标每月2日前月度课室工作计划目标工作计划的总结依据课室月度工作计划目标，定期对工作开展的结果进行总结、检讨每月1日前月度课室工作计划目标工作计划的制定依据课室情况，分析制定年度课室工作计划目标每年12月前年度课室工作计划目标工作计划的总结依据课室

14、年度工作计划目标，对年度工作开展的结果进行总结、检讨每年12月前年度课室工作计划目标其他解决采购文员与采购员不能处理的工作问题；处理各课室、各部门的协调沟通工作；每月20日前课室电脑资料上传服务器；每月月底前对采购订单、到货单、退货单进行定期关闭清理。5.3采购作业人员应本着公平、公正、公开原则，提出供方配合与交货能力之评估、建议，与供方交谈来往过程中，需注意礼貌用语并注重相关礼节。5.4采购作业人员接听电话语言应简洁、清晰，接听电话时间每次不允许超过10分钟。 6 相关文件不合格品控制程序 SIASE/QII-04原材料入库管理规定 SIASE/Q-GL-038物料采购计划管理规定 SIAS

15、E/Q-GL-043进料检验作业指导书 SIASE/Q-ZY-001进料验证规范 SIASE/Q-JY-004设备管理制度 SIASE/Q-GL-021合同管理制度 SIASE/Q-GL-0457 相关表格购买式样书 （供方不同，物料不同，则内容不同，无固定编号）供应商调查表 SIASE/QIV-350供应商现场考察表 SIASE/QIV-359供应商评价记录表 SIASE/QIV-351合格供应商名录 SIASE/QIV-352供应商年度考核表 SIASE/QIV-353供应商发货跟踪表 SIASE/QIV-354小批量试产跟踪表 SIASE/QIV-360联络单 SIASE/QIV-557

16、采购订单 （电脑打单，无固定编号）到货单 （电脑打单，无固定编号）拒收单 （电脑打单，无固定编号）退货单 （电脑打单，无固定编号）采购订单执行统计表 （电脑打单，无固定编号）消耗品跟踪表 （电子文挡，无编号）报价单 （供方不同，物料不同，则内容不同，无固定编号）8 附件附件一：供应商年度考核计划表附件二：原材料打样标准要求表附件三：来料不良特采条件参考表附件一：供应商年度考核计划表序号物料系列名称物资分类考核完成时间序号物料系列名称物资分类考核完成时间180101系列铜带类A1月2281102301-81102302 银点系列A8月280102系列铝板、钢板、PC片类A1月2381102401

17、-421系列铜铁件、灭弧罩类A8月380104系列塑胶原料类A1月2481102501-504系列铆钉1P-4P类A8月480104018 C5冰霜ABS料A1月2581102601-617系列铁芯弹簧类A9月580201系列接线柱类A2月2681103001-014系列电刷线、导线类A9月680202系列螺丝类A3月2781104001-81104008系列 漏电磁环、电位器A9月780203系列铝铆钉、铜铆钉类A3月2881104101-146系列涤纶、电阻、电容类A9月880204系列触点类A3月2980105系列夜光粉、色母类B10月980205系列弹簧类A4月3080501系列大箱、

18、小盒类C10月1080207系列铁中板、钢架类A4月3180502系列自封袋、包装袋、烘烤袋类C10月1180208系列螺纹罩类A4月3281105001-004系列收缩膜80502022 收缩膜C10月1280209系列字片、散热片类A4月3380502020 A9声控海绵C11月1380301系列灯头配套、电话后座类A5月3480502021 防溅盒垫片C11月1480401系列线路板类A5月3580503系列合格证、说明书类C11月1580402系列电脑插、插芯、焊锡丝类A5月3680504-09系列标签类C11月1680403系列功能件类A6月3780601套管、不干胶、干燥剂类C11

19、月1780404系列电线、灯头线、触摸线类A6月3880001系列断路器类A12月1881101系列DZ47塑料外壳类A6月3980002系列保护器类A12月1981102001-013系列线圈类A7月4080003系列插座、开关类A12月2081102101-108系列双金类A7月41外协加工供方类A12月2181102201-216系列螺丝、螺母类A7月附件二：原材料打样标准要求表序号物料系列名称物资分类最少打样数量单位序号物料系列名称物资分类最少打样数量单位180101系列铜带类A100KG2281102301-81102302 银点系列A100PCS280102系列铝板、钢板、PC片类

20、A1平方米2381102401-421系列铜铁件、灭弧罩类A20PCS380104系列塑胶原料类A25KG2481102501-504系列铆钉1P-4P类A100PCS480104018 C5冰霜ABS料A25KG2581102601-617系列铁芯弹簧类A100PCS580201系列接线柱类A100PCS2681103001-014系列电刷线、导线类A20PCS680202系列螺丝类A100PCS2781104001-81104008 漏电磁环、电位器A20PCS780203系列铝铆钉、铜铆钉类A100PCS2881104101-146系列涤纶、电阻、电容类A20PCS880204系列触点类

21、A100PCS2980105系列夜光粉、色母类B0.5KG980205系列弹簧类A100PCS3080501系列大箱、小盒类C5PCS1080207系列铁中板、钢架类A20PCS3180502系列自封袋、包装袋、烘烤袋类C20PCS1180208系列螺纹罩类A20PCS3281105001-004系列收缩膜80502022 收缩膜C100PCS1280209系列字片、散热片类A20PCS3380502020 A9声控海绵C1平方米1380301系列灯头配套、电话后座类A20PCS3480502021 防溅盒垫片C20PCS1480401系列线路板类A20PCS3580503系列合格证、说明书类

22、C20PCS1580402系列电脑插、插芯、焊锡丝类A20PCS3680504-09系列标签类C20PCS1680403系列功能件类A10PCS3780601套管、不干胶、干燥剂类C20PCS1780404系列电线、灯头线、触摸线类A20PCS3880001系列断路器类A10PCS1881101系列DZ47塑料外壳类A10PCS3980002系列保护器类A10PCS1981102001-013系列线圈类A100PCS4080003系列插座、开关类A10PCS2081102101-108系列双金类A100PCS41外协加工供方类A10PCS2181102201-216系列螺丝、螺母类A100PCS42消耗品价目表、展板系列供方类C3PCS附件三：来料不良特采条件参考表序号物料类别物料系列名称挑选千件产品所耗工时参考人工费用不良产品降价特采标准1外购半成品80001系列断路器类；80002系列保护器类；80003系列插座、开关类功能性2H 外观1H5元/H外观不良降价来料总货款的1%-4%*当月累计发生次数；材质性能不良降价来料总货款的5%以上*当月累计发生次数。（注：同种产品同种不良现象则*当月累计发生次数。另外，物料