大型会议的筹备

1、精品文库大型会议的筹备大型会议的筹办常常是一件让人痛疼不已的事情， 如果准备不周，会上就会出现 混乱不堪的场面，不仅领导不满意，而且参会人员也会颇有微词，怀疑筹备人的 能力，尤其是对于许多第一次筹办大型会议的单位来说，领导也伤透脑筋。每到年尾或者岁首，一些大型企业举办主办大型年会，一些学术单位搞个规格高一点 的研讨会，行政单位举办个学习班会议什么的，大型会议应该怎么办，怎么才能 办的好，就成为一个很让人关心的话题。由于会议本身很繁琐，不便一一赘述，本文仅从框架上对会议筹办方提出一些建 议。开展常规工作时，程序性的东西保持一致性在一个合作的团队中很重要，它有利于工作的协调和高效。一、会议准备会议

2、室地点背板制作：名称、规格、颜色（四）（五）（六）（七）袋。（八）（九）（十）外部条幅：形式、数量 主席台设置：按领导参会名单安排 会议台桌牌：桌牌形式、规格、人名 会议台摆桌：人数：麦克数量、鲜花 会议室座次安排：印制全体参会人员座位图，确保对号入座，并装入文件 会议室用水礼仪人员（如发奖等）数量、任务 贵宾席（十一）会议报告用多媒体：是否使用（十二）到会领导接送：通知时间地点、安排用车（十三）负责人二、活动日程早餐时间上午会议时间、内容、主讲人、主持人（四）（五）（六）（七）（八）（九）（十）中餐时间下午会议时间、内容、主讲人、主持人晚餐时间餐后活动安排休息时间返程票定购、发放各环节用车及

3、具体安排参观活动的分组及活动时间、内容（十一）离会时间（十二）周边环境：交通介绍，宾馆位置及联系电话 （十三）编制人三、材料准备（一）材料准备：收集、印刷、分装（四）（五）（六）者证（七）（八）（九）四、（四）（五）（六）（七）（八）（九）（十）主要文件参阅文件领导讲话、致辞活动安排证件：参会人员佩带代表证，工作人员佩带工作证，记者佩带记 ，并装入文件袋领导、新闻媒体材料（完整性） 零星材料处理方式负责人专家安排专家（专家人数、随行人员及安排）迎接住宿 报告顺序（多名时） 支付讲课费、交通费 交通安排（包括机票订购） 活动安排（非报告期间） 小会交流安排 专家就餐安排 送行）负责人五、代表安排

4、（一）会议规模（二）会议通知（起草、打印、签字、盖章、由E寄等）（三）通知要素：时间、地点、内容、人员、要求、路线、回执（四）报到：报到程序提示牌、提交相关材料、领取资料、餐卷、活动及相关物 品、填写通讯录等（五）（六）（七）（八）（九）（十）六、纪念品发放住宿安排返程事宜临时通知用品交通安排负责人活动安排音响准备：专业人员提前对会场音响效果、灯光进行全面测试，确保灯光、 投影仪设备正常。提出会议纪律要求 进行会议内容：音响、1 .开幕式与领导致辞2. 专家报告3. 研讨活动4. 现场展示5. 会议总结（四）会议各环节主持人（四）（五）（六）（七）（八）（九）七、参观展示 分会场数量 日期、内

5、容 参观人员的编组 往返交通方式及发车时间 讲解人员：随车讲解员、参观点讲解员 单位工作介绍 单位引导人员单位提供的材料、纪念品及发放 总协调人和各点负责人八、宣传报道（一）新闻媒体（接送；相关资料的提供；细节采访地点、人员安排 ）（二）单位媒体（三）主办单位录音录像资料存档（四）会议简报的撰写与发放（五）负责人九、用餐安排用餐人数用餐编组（地区式、课题式、自定式）专家用餐（四）（五）（六）备用数量（人员增减）专家餐后休息处负责人十、宾馆业务接待能力符合会议要求会议相关设施（四）（五）（六）（七）（八）食宿收费标准 就餐方式：自助、桌餐 菜单模式与基本标准 会议室标准 付费结帐事宜： 结算方式1 .餐：按餐卷、按桌2.宿：按实际、按预定（九）安全责任条款（十二） （十三） （十四） （十五） （十六） （十七） （十八）（十）食品卫生责任条款 其他问题责任 热水供应 娱乐活动 人员接送 其他特殊要求 会议期间是否允许外营业 出现超员情况的应对方式 宾馆门前悬挂祝贺、欢迎条幅（十九）专家、重要领导特殊住宿要求（小型交流，写作，休息条件等） （二十）负责人经费预算餐费宿费资料费（四）（五）（六）（七）（八）（九）（十）会场布置费 活动费专家费用（