广西创新港湾公司收文管理办法

广西创新港湾公司收文管理办法一、总则（一）目的为加强广西创新港湾公司（以下简称"公司"）收文管理，确保文件传递及时、准确、安全，提高工作效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及下属单位收到的各类公文、函件、资料等文件的管理。（三）管理原则1.及时高效原则：确保文件及时登记、传阅、办理，不积压、不延误。2.准确规范原则：严格按照文件要求和公司规定办理，保证文件处理准确无误。3.安全保密原则：妥善保管文件，防止文件丢失、泄密。二、收文渠道与方式（一）渠道1.邮政快递：通过邮政特快专递（EMS）等方式送达公司的文件。2.专人送达：外单位人员直接送达公司的文件。3.电子传输：通过电子邮件、电子公文交换系统等方式发送至公司指定邮箱或系统的文件。（二）方式1.纸质文件：以纸张为载体的文件，包括正式公文、函件、报表、资料等。2.电子文件：以电子数据形式存在的文件，如文档、表格、图片、视频等。三、收文登记（一）登记人员公司办公室设立专门的收文登记岗位，负责对各类收文进行统一登记。（二）登记内容1.收文日期：文件送达公司的具体日期。2.来文单位：发文单位的名称。3.文号：文件的编号。4.文件的标题。5.密级：文件的秘密等级，如绝密、机密、秘密。6.份数：文件的份数。7.附件：文件附带的附件名称及份数。8.承办部门：负责办理该文件的部门。9.传阅范围：文件需要传阅的人员范围。10.备注：其他需要说明的事项。（三）登记流程1.收文登记人员收到文件后，首先检查文件的完整性，如发现文件有破损、缺页等情况，应及时与发文单位联系。2.按照上述登记内容，依次在收文登记簿上进行详细登记。3.将纸质文件放入专门的文件收纳盒，并在盒外标注收文日期、来文单位、文号等信息。对于电子文件，应及时保存到公司指定的电子文档存储目录，并按照分类进行命名。四、文件传阅（一）传阅范围确定1.根据文件内容和工作需要，由文件承办部门提出传阅范围建议，经公司领导审批后确定。2.一般性文件的传阅范围为相关部门负责人及需要知晓的人员；重要文件的传阅范围根据领导批示确定，可能涉及公司高层领导及多个部门。（二）传阅方式1.纸质文件传阅：采用"传阅夹"方式进行传阅。收文登记人员将文件放入传阅夹，并按照传阅范围依次传递给相关人员。传阅人员应在文件传阅单上签字，注明传阅日期。2.电子文件传阅：通过公司内部办公系统进行传阅。收文登记人员将电子文件上传至办公系统，并设置传阅流程和范围。传阅人员在系统中查看文件并进行签字确认。（三）传阅跟踪1.收文登记人员负责对文件传阅情况进行跟踪，及时提醒传阅人员尽快阅办文件，避免文件积压。2.对于传阅时间较长的文件，收文登记人员应及时向承办部门了解原因，确保文件传阅的时效性。五、文件办理（一）承办部门确定1.根据文件内容和职责分工，明确文件的承办部门。一般情况下，涉及哪个部门的业务，该部门即为承办部门。2.对于涉及多个部门的文件，由公司领导指定牵头承办部门，相关部门协同办理。（二）办理要求1.承办部门收到文件后，应立即安排专人负责办理，不得延误。2.办理文件时，应严格按照文件要求和公司规定进行，确保办理结果准确、合规。3.对于需要回复的文件，承办部门应在规定时间内给予正式回复，并将回复文件交回办公室登记存档。（三）办理流程1.阅读文件：承办人员认真阅读文件，理解文件精神和要求。2.提出办理意见：根据文件内容和实际情况，提出具体的办理意见或建议，报部门负责人审核。3.部门负责人审核：部门负责人对承办人员提出的办理意见进行审核，签署审核意见。4.实施办理：承办人员按照审核后的意见组织实施办理工作，涉及多个环节的，应明确各环节的责任人及时限要求。5.结果反馈：办理完毕后，承办部门应将办理结果以书面形式反馈给相关部门或领导，并将文件及办理结果交回办公室归档。六、文件催办（一）催办人员公司办公室负责对收文办理情况进行催办，各部门内部也应指定专人负责本部门承办文件的催办工作。（二）催办方式1.电话催办：对于临近办理期限仍未完成的文件，催办人员通过电话与承办部门沟通，了解办理进展情况，提醒其按时完成。2.书面催办：对于多次提醒仍未办理的文件，催办人员可发出书面催办通知，明确要求承办部门在规定时间内完成办理，并说明逾期未办的后果。（三）催办记录催办人员应对每次催办情况进行详细记录，包括催办时间、催办对象、承办部门回复情况等。记录应妥善保存，以备查阅。七、文件归档（一）归档范围1.已办理完毕的各类收文，包括文件原件、办理过程中形成的相关材料、回复文件等。2.具有保存价值的电子文件，按照公司电子档案管理规定进行归档。（二）归档时间1.纸质文件办理完毕后，承办部门应在一周内将文件整理好交回办公室归档。2.电子文件应在办理结果确认后的三个工作日内完成归档。（三）归档要求1.办公室档案管理人员对归档文件进行认真核对，确保文件齐全、完整、准确。2.按照档案管理的分类方法，对归档文件进行分类、编号、装订，编制档案目录。3.将归档文件存入专门的档案柜或电子存储设备，并建立相应的索引，便于查询和利用。八、文件借阅与保密（一）借阅规定1.因工作需要借阅文件的，须填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、文号、借阅目的、借阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，到办公室办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过两周，如需延长借阅时间，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的文件，不得转借他人，不得在文件上涂改、圈划、批注等。4.借阅人员归还文件时，档案管理人员应认真核对文件的完整性和准确性，如发现文件有损坏或丢失，借阅人员应承担相应责任。（二）保密措施1.公司全体员工应严格遵守文件保密规定，对涉及公司机密的文件妥善保管，不得泄露。2.对于密级文件，应按照规定的范围进行传阅和办理，严禁擅自扩大知悉范围。3.在文件处理过程中，如发现文件有泄密风险，应及时采取措施进行补救，并报告公司领导。4.定期对公司文件保密工作进行检查和评估，发现问题及时整改，确保文件安全。九、监督与考核（一）监督检查1.公司办公室定期对收文管理情况进行检查，重点检查文件登记、传阅、办理、归档等环节的工作是否规范。2.对于检查中发现的问题，及时向相关部门反馈，并督促其限期整改。（二）考核机制1.将收文管理工作纳入公司各部门绩效考核体系，对收文管理工作表现突出的部门和个人给予表彰和奖励。2.对于收文管理工作不力，导致文件延误、丢失、泄密等情况的部门和个人，按照公司绩效考核办法进