某公司财务会计档案管理办法

某公司财务会计档案管理办法一、总则1.目的为了加强公司财务会计档案管理，保证财务会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关财务会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司总部及所属各分公司、子公司的财务会计档案管理。3.定义财务会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。二、管理职责1.财务部职责负责财务会计档案的收集、整理、装订、保管和移交等工作。按照国家有关规定和本办法的要求，定期对财务会计档案进行分类、编号、装盒，并编制档案目录。负责建立财务会计档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限，确保档案安全。配合公司档案管理部门对财务会计档案进行检查、鉴定和销毁等工作。2.档案管理部门职责负责制定公司财务会计档案管理制度，并监督其执行情况。指导财务部做好财务会计档案的整理、分类、编号等工作，对财务会计档案的管理工作进行定期检查和考核。负责接收财务部移交的财务会计档案，并按照规定进行保管和利用。会同财务部对超过保管期限的财务会计档案进行鉴定，提出销毁意见，并按照规定程序进行销毁。三、档案的分类与编号1.分类会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明等。其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。2.编号会计凭证类：按照年份和月份顺序编号，如"20XX年X月001号00X号"。会计账簿类：总账、明细账、日记账等分别按照年份和账簿名称编号，如"总账20XX年""明细账20XX年科目名称""日记账20XX年现金/银行存款"。固定资产卡片按照资产编号单独编号。财务报告类：按照年份和报告类别编号，如"20XX年年度财务报告""20XX年X季度财务报告"。其他类：按照形成时间顺序编号，如"银行存款余额调节表20XX年X月""银行对账单20XX年X月X月"等。四、档案的收集与整理1.收集财务部各岗位人员应按照职责范围，及时将本岗位产生的财务会计资料收集齐全，不得遗漏。会计凭证应在每月终了后15日内收集整理完毕，会计账簿应在年度终了后30日内整理完毕，财务报告应在规定的报送期限结束后10日内收集整理完毕，其他类档案应在相关业务结束后及时收集。2.整理会计凭证整理：将原始凭证按顺序粘贴在记账凭证后面，记账凭证应连续编号，附件齐全。对于同类业务较多的记账凭证，可以定期装订成一册。会计账簿整理：将总账、明细账、日记账等账簿按顺序排列，去除空白页，编写页码。对于活页式账簿，应将账页装订成册，并加装封面和封底。财务报告整理：将月度、季度、年度财务报告按顺序排列，编写页码，加装封面和封底。封面应注明公司名称、报告期间、报告类别等信息。其他类档案整理：对银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等资料，应按时间顺序整理，加装封面和封底，封面注明资料名称、所属期间等信息。五、档案的装订与保管1.装订会计凭证应使用统一的凭证装订机进行装订，装订应牢固、整齐，不得有压字、掉页等现象。会计账簿装订应使用线绳或装订机进行装订，装订应牢固，账页不得有松动、脱落等情况。财务报告和其他类档案装订应使用胶水或订书机进行装订，装订应整齐、美观。2.保管财务部应设置专门的财务会计档案保管柜，按照档案类别和编号顺序存放档案，确保档案存放有序，便于查找。财务会计档案应妥善保管，防止受潮、虫蛀、鼠咬等损坏。对于磁性介质存储的电子会计档案，应定期进行备份，并异地存放。财务会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。具体保管期限按照国家有关规定执行。六、档案的借阅与归还1.借阅申请公司内部人员因工作需要借阅财务会计档案时，应填写《财务会计档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等内容，并经所在部门负责人签字同意后，报财务部负责人审批。2.借阅审批财务部负责人应根据借阅申请的内容，对借阅目的的合理性、借阅期限的适当性等进行审核，审核通过后签署审批意见。3.借阅登记经审批同意借阅的，财务部档案管理人员应在《财务会计档案借阅登记簿》上登记借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅日期、归还日期等信息，并将档案交借阅人。4.借阅期限财务会计档案的借阅期限一般不得超过15个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限的，借阅人应在到期前向财务部提出申请，经财务部负责人批准后方可延长。5.归还借阅人应在规定的借阅期限内归还所借档案。归还时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后在《财务会计档案借阅登记簿》上登记归还日期，并将档案放回原处。七、档案的移交与销毁1.移交财务部应在每年终了后3个月内，将上年度形成的财务会计档案移交公司档案管理部门统一保管。移交时，财务部应编制《财务会计档案移交清册》，详细列出移交档案的名称、编号、数量、起止时间等内容，并由双方经办人员签字确认。2.销毁保管期满的财务会计档案，由档案管理部门会同财务部提出销毁意见，编制《财务会计档案销毁清册》，列明销毁档案的名称、编号、数量、起止时间、应保管期限、已保管期限等内容，并经公司负责人批准后销毁。销毁时，应指定专人负责监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。销毁后，监销人员和经办人员应在销毁清册上注明"已销毁"字样，并将销毁清册归档保存。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。八、电子会计档案管理1.电子会计档案的形成与收集公司应使用符合国家统一标准的会计核算软件进行会计核算，并按照规定的格式和要求生成电子会计凭证、账簿、报表等资料。财务部应定期将电子会计档案进行备份，并将备份数据存储在不同的介质上，如磁带、光盘、硬盘等。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。电子会计档案的收集应与纸质会计档案的收集同步进行，确保电子会计档案的完整性和准确性。2.电子会计档案的整理与存储电子会计档案应按照档案类别和编号进行整理，建立电子档案目录，便于查找和利用。电子会计档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行加密处理，防止数据泄露。存储设备应定期进行检查和维护，确保数据存储的安全性和稳定性。3.电子会计档案的利用与保管公司内部人员需要查阅电子会计档案时，应通过公司指定的电子档案管理系统进行查询，并按照规定的权限进行操作。查阅时应进行登记，记录查阅时间、查阅人姓名、查阅内容等信息。电子会计档案的保管期限与纸质会计档案相同。保管期间，应定期对电子会计档案进行备份和检查，确保数据的完整性和可用性。对于超过保管期限的电子会计档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁时，应采用技术手段确保数据彻底删除，无法恢复。九、监督与检查1.内部监督财务部应定期对本部门财务会计档案管理工作进行自查，检查档案的收集、整理、保管、借阅等环节是否符合本办法的规定，发现问题及时整改。公司审计部门应定期对财务会计档案管理工作进行审计监督，检查档案管理的内部控制制度是否健全有效，档案的真实性、完整性、安全性是否得到保障，对发现的问题提出审计意见和建议。2.外部检查公司应积极配合国家有关部门和监管机构对财务会计档案管理工作的检查，如实提供相关资料和信息