某公司票务与酒店预定管理规定

某公司票务与酒店预定管理规定一、总则1.目的本规定旨在规范公司票务与酒店预定的管理流程，确保公司业务出行及相关活动的票务和酒店预定工作有序进行，保障员工出行便利与安全，同时合理控制费用支出，提高资源使用效率。2.适用范围本规定适用于公司全体员工因公务出差、商务活动、培训学习等需要进行的票务预订（包括飞机票、火车票、长途汽车票等）以及酒店预订相关事宜。3.职责分工行政部门负责建立和维护与票务代理、酒店供应商的合作关系，定期评估合作情况，确保服务质量和价格合理。汇总员工的票务和酒店预订需求，按照规定流程进行预订操作，并及时向员工反馈预订结果。跟踪票务和酒店预订的执行情况，处理预订过程中的变更、退票、退房等特殊情况。负责收集、整理票务和酒店预订的相关凭证，定期进行费用结算和报销工作。需求部门提前向行政部门提交详细的票务和酒店预订申请，明确出行目的、时间、人数、行程安排等信息。配合行政部门完成预订信息的确认和审核工作，确保预订信息准确无误。在出行前及时了解票务和酒店预订的最终状态，如有问题及时与行政部门沟通解决。财务部门负责审核票务和酒店预订费用的合理性，按照公司财务制度进行报销审批。对票务和酒店预订费用进行核算和统计分析，为公司成本控制提供数据支持。二、票务预订管理1.预订流程需求提交：员工应至少提前[X]个工作日向行政部门提交票务预订申请，填写《票务预订申请表》，详细说明出行日期、出发地、目的地、出行人数、行程安排、预计返程日期等信息，并根据实际情况选择合适的交通工具（如飞机、火车、长途汽车等）。审核确认：行政部门收到申请后，对预订信息进行审核，确认出行的必要性、行程安排的合理性以及预算的合规性。如有疑问，及时与需求部门沟通核实。审核通过后，行政部门根据员工选择的交通工具和出行时间，查询并比较不同票务代理的价格和服务，选择最优方案进行预订。预订操作：行政部门与选定的票务代理进行沟通，提供准确的预订信息，完成票务预订手续。预订成功后，及时获取电子客票信息或纸质车票，并将相关信息反馈给员工，包括航班号/车次、座位信息、出发时间、到达时间等。变更与退票：如因特殊情况需要变更票务信息（如航班/车次变更、出行人数调整等），员工应提前[X]个工作日向行政部门提出申请。行政部门与票务代理协商办理变更手续，根据变更情况可能产生的费用，按照公司规定执行。如需退票，员工同样应提前[X]个工作日向行政部门提交退票申请，行政部门核实情况后，协助办理退票手续，并按照票务代理的退票政策处理退票费用。退票费用由员工自行承担，如因公司原因导致的退票，按照公司相关规定执行。2.机票预订规定舱位选择：行政部门应根据出行目的、行程安排以及预算情况，合理选择机票舱位。原则上，优先选择经济舱机票，如因商务需要或特殊情况需要乘坐更高舱位，应提前经部门负责人审批同意。价格限制：为确保机票价格合理，行政部门应关注市场动态，对比不同票务代理的价格，选择性价比最高的机票。如发现机票价格明显高于市场平均水平，应及时与票务代理沟通协商，争取更优惠的价格。同时，公司鼓励员工通过提前预订、错峰出行等方式降低机票成本。特殊情况处理：如遇航班延误、取消等特殊情况，行政部门应协助员工及时获取航空公司的相关证明，并根据实际情况为员工安排改签或退票等事宜。因航班延误、取消等原因导致员工产生的额外费用（如食宿费用等），按照公司差旅费报销规定执行。3.火车票预订规定车次选择：行政部门应根据员工出行时间和行程安排，优先选择直达、出行时间合适的车次预订火车票。如无直达车次，可选择中转次数较少的车次。购票渠道：公司统一通过[指定购票渠道]进行火车票预订，以确保购票的安全性和准确性。行政部门应及时关注12306网站及相关售票信息，合理安排购票时间，避免因抢票不及时导致员工出行受阻。退票与改签：火车票退票和改签按照12306网站的相关规定执行。如因员工个人原因需要退票或改签，应提前按照规定时间提交申请，行政部门协助办理相关手续。退票手续费由员工自行承担，改签产生的差价按照实际情况处理。三、酒店预订管理1.预订流程需求提交：员工应至少提前[X]个工作日向行政部门提交酒店预订申请，填写《酒店预订申请表》，详细说明入住日期、退房日期、入住人数、酒店星级要求、特殊需求（如无烟房、临近会议地点等）等信息。审核确认：行政部门收到申请后，对预订信息进行审核，根据出行目的地、公司预算以及员工需求，选择合适的酒店进行预订。如对酒店选择有疑问，及时与需求部门沟通协商。审核通过后，行政部门与酒店供应商联系，提供准确的预订信息，完成酒店预订手续。预订操作：行政部门获取酒店预订确认信息后，及时将相关信息反馈给员工，包括酒店名称、地址、联系方式、入住时间、退房时间等。同时，提醒员工注意酒店的入住规定和注意事项。变更与取消：如因特殊情况需要变更酒店预订信息（如入住日期变更、酒店更换等），员工应提前[X]个工作日向行政部门提出申请。行政部门与酒店供应商协商办理变更手续，根据变更情况可能产生的费用，按照公司规定执行。如需取消酒店预订，员工同样应提前[X]个工作日向行政部门提交取消申请，行政部门核实情况后，协助办理取消手续。如因员工未提前取消导致酒店产生的损失，由员工自行承担。2.酒店选择标准地理位置：优先选择位于出行目的地交通便利、靠近公司业务活动地点或主要交通枢纽的酒店，以方便员工出行和开展工作。酒店星级：根据出行目的和预算情况，合理选择酒店星级。一般情况下，出差住宿优先选择经济适用型酒店，如因商务活动或接待需要，可选择相应星级的酒店，但需提前经部门负责人审批同意。服务质量：选择服务质量良好、口碑较高的酒店，确保员工在入住期间能够得到舒适、便捷的服务。行政部门应定期收集员工对酒店的反馈意见，对服务质量差的酒店及时进行调整更换。价格合理性：行政部门应关注酒店市场价格动态，通过与多家酒店供应商合作、签订长期合作协议等方式，争取获得较为优惠的价格。同时，在预订酒店时，要严格控制费用支出，确保酒店预订费用在公司预算范围内。3.特殊情况处理酒店超售：如遇酒店超售导致无法正常入住，行政部门应及时与酒店供应商协商解决，为员工安排同等级别或更高等级别的其他酒店入住，并承担由此产生的额外费用（如差价、交通费用等）。同时，向员工说明情况并道歉，确保员工的出行不受影响。酒店设施问题：如员工在入住期间发现酒店设施存在问题（如房间设备损坏、卫生条件差等），应及时向酒店前台反映，要求解决。如酒店未能及时妥善处理，员工可向行政部门反馈，行政部门与酒店供应商沟通协调，督促酒店尽快解决问题，并根据情况给予员工相应的补偿或解决方案。四、费用管理1.报销标准票务费用：机票、火车票、长途汽车票等票务费用按照公司差旅费报销制度规定的标准进行报销。具体报销标准如下：飞机票：根据不同的出行目的地和舱位等级，按照相应的票价上限进行报销。经济舱机票可全额报销，商务舱、头等舱机票需提前经部门负责人审批同意后，方可按照经济舱票价上限报销差价部分。火车票：按照实际购买票价进行报销，但不得超过同等级别列车的票价标准。长途汽车票：按照实际购买票价进行报销。酒店费用：酒店住宿费用按照公司差旅费报销制度规定的标准进行报销。具体报销标准如下：根据出行目的地的不同，分为不同的级别，如一线城市、二线城市、三线城市等，每个级别对应不同的住宿费用上限。员工应选择符合公司报销标准的酒店入住，如因特殊情况选择超出标准的酒店，需提前经部门负责人审批同意，否则超出部分费用自理。2.费用结算票务费用结算：行政部门在完成票务预订后，及时收集票务凭证（如电子客票行程单、纸质车票等），按照公司财务制度进行整理和粘贴。每月[具体日期]，行政部门将当月的票务费用报销申请提交给财务部门进行审核报销。财务部门审核通过后，将报销款项支付给员工或相关票务代理。酒店费用结算：员工在办理酒店退房手续时，应向酒店索取正规发票，并在发票上注明入住日期、退房日期、房费金额等信息。员工将发票提交给行政部门后，行政部门按照公司财务制度进行整理和审核。每月[具体日期]，行政部门将当月的酒店费用报销申请提交给财务部门进行审核报销。财务部门审核通过后，将报销款项支付给员工或相关酒店供应商。3.费用控制行政部门应定期对票务和酒店预订费用进行统计分析，对比实际支出与预算情况，及时发现费用超支或异常情况，并采取相应措施进行调整。加强与票务代理和酒店供应商的沟通协商，争取更优惠的价格和服务，降低公司的票务和酒店预订成本。对于因特殊情况导致的费用增加（如航班延误、酒店超售等），应及时按照公司规定进行审批和报销，确保费用支出合理合规。五、监督与检查1.行政部门应定期对票务和酒店预订管理工作进行自查，检查预订流程是否规范、信息是否准确、费用支出是否合理等，发现问题及时整改。2.财务部门应加强对票务和酒店预订费用的审核监督，严格按照公司财务制度进行报销审批，对不符合规定的费用支出不予报销，并及时反馈给行政部门和相关责任人。3.公司审计部门应定期对票务和酒店预订管理情况进行审计检查，重点检查预订流程的合规性、费用支出的合理性、供应商选择的公正性等方面，对发现的问题