房产中介管理制度大全⑥文员

房产中介管理制度大全⑥文员一、目的为规范公司文员工作流程，提高工作效率，确保各项行政事务有序进行，特制定本管理制度。二、适用范围本制度适用于公司内所有文员岗位人员。三、岗位职责（一）文件管理1.负责公司各类文件、资料的收集、整理、分类、归档和保管工作。2.定期对文件进行清查，确保文件的完整性和准确性，防止文件丢失或损坏。3.按照规定的文件编号规则，对文件进行编号，并建立文件索引目录，方便文件的查找和使用。4.做好文件的借阅登记工作，严格控制文件的借阅范围和期限，确保文件的安全。（二）档案管理1.协助建立和完善公司档案管理制度，明确档案的分类标准和归档流程。2.负责收集、整理、归档公司各类业务档案，包括租赁合同、买卖合同、客户资料等。3.对档案进行数字化处理，建立电子档案库，提高档案管理的信息化水平。4.定期对档案进行备份，防止档案数据丢失。5.严格遵守档案保密制度，确保档案信息不泄露。（三）办公用品管理1.制定办公用品采购计划，根据公司需求合理采购各类办公用品，确保库存充足。2.负责办公用品的入库、验收、保管和发放工作，建立办公用品台账，记录办公用品的出入库情况。3.定期对办公用品进行盘点，核实库存数量，及时补充短缺物品。4.对办公用品的使用情况进行统计和分析，提出合理的节约建议，降低办公成本。（四）会议组织与安排1.根据公司会议计划，负责会议的组织和安排工作，包括会议场地预订、会议设备调试、会议资料准备等。2.提前通知参会人员会议时间、地点和议程，确保会议顺利进行。3.做好会议记录，准确记录会议内容、决议和工作安排，并及时整理成会议纪要，发送给相关人员。4.跟进会议决议的执行情况，及时向领导汇报。（五）电话与邮件处理1.负责公司电话的接听、转接和记录工作，及时传达重要信息给相关人员。2.对客户咨询和投诉电话进行耐心解答和处理，做好记录，并及时反馈处理结果。3.负责公司邮件的收发、分类和转发工作，确保邮件及时准确送达相关人员手中。4.对重要邮件进行备份，以便日后查阅。（六）考勤管理1.负责公司员工考勤记录的统计和汇总工作，每月按时制作考勤报表，提交给人力资源部门。2.对员工的请假、迟到、早退等情况进行记录和核实，严格按照公司考勤制度进行处理。3.协助人力资源部门处理员工考勤异常情况，如旷工等。（七）环境卫生维护1.负责公司办公区域的环境卫生检查和监督工作，确保办公环境整洁、舒适。2.定期组织员工进行办公区域的清洁卫生工作，包括地面清扫、桌面擦拭、垃圾清理等。3.协助管理公司公共区域的绿植养护工作，保持环境美观。（八）其他行政事务1.完成领导交办的其他临时性行政事务工作，如文件打印、复印、扫描等。2.协助其他部门开展工作，提供必要的行政支持和服务。四、工作流程（一）文件管理流程1.文件收集各部门在工作过程中产生的文件，应及时交至文员处。文员定期到各部门收集文件，确保文件无遗漏。2.文件整理文员对收集到的文件进行分类，如按照部门、文件类型、时间等进行分类。对文件进行编号，编号应遵循一定的规则，便于识别和管理。3.文件归档将整理好的文件按照分类标准放入相应的档案盒或文件夹中，并在档案盒或文件夹上标注清晰的名称和编号。在电脑中建立文件索引目录，记录文件的名称、编号、存放位置等信息，方便查找。4.文件借阅员工因工作需要借阅文件时，需填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、编号、借阅时间和归还时间等信息。文员对申请表进行审核，经批准后，方可将文件借给借阅人，并做好借阅登记。借阅人应在规定时间内归还文件，如因特殊情况需要延期，应提前办理续借手续。5.文件销毁对于已过期或不再使用的文件，文员应定期进行清理。填写《文件销毁申请表》，注明销毁文件的名称、编号、数量等信息，经领导批准后，按照规定的方式进行销毁。对文件销毁过程进行记录，包括销毁时间、地点、方式等。（二）档案管理流程1.档案收集各业务部门在业务办理过程中形成的档案，应及时整理并移交至文员处。文员对移交的档案进行初步审核，确保档案资料齐全、完整。2.档案整理根据档案分类标准，对档案进行分类整理，如租赁合同档案可按照客户名称、租赁时间等进行分类。对每份档案进行编号，建立档案编号体系，便于查询和管理。对档案中的文件进行排序，确保档案内容的逻辑性和连贯性。3.档案归档将整理好的档案装入档案盒或文件夹中，并在档案盒或文件夹上标明档案名称、编号、日期等信息。将档案存放在专门的档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找。在电脑中建立电子档案库，将档案信息录入系统，包括档案名称、编号、日期、内容摘要等，方便检索和查阅。4.档案查阅公司内部人员因工作需要查阅档案时，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅原因等信息。文员对申请表进行审核，经批准后，方可提供档案查阅服务，并做好查阅登记。查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室，如需复印或摘抄档案内容，应按照规定办理相关手续。5.档案保管定期对档案进行检查，确保档案的安全和完整，防止档案受潮、发霉、虫蛀等情况发生。对档案存放环境进行维护，保持档案室的清洁、干燥和通风良好。按照规定的期限对档案进行保管，到期后如需销毁，应按照档案销毁流程办理相关手续。（三）办公用品管理流程1.采购计划制定文员定期统计办公用品的库存数量，根据实际使用情况和库存情况，制定办公用品采购计划。采购计划应包括办公用品的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.采购申请将采购计划提交给上级领导审批，经批准后，填写《办公用品采购申请表》。《办公用品采购申请表》应包括采购计划中的各项信息，并注明采购预算、采购方式等内容。3.采购实施根据批准的采购申请，选择合适的供应商进行采购。与供应商签订采购合同，明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间等条款。跟进采购进度，确保办公用品按时、按质、按量到货。4.入库验收办公用品到货后，文员负责组织相关人员进行验收。验收内容包括办公用品的数量、规格、质量等，确保与采购合同一致。对验收合格的办公用品进行入库登记，填写《办公用品入库单》，注明办公用品的名称、规格、数量、供应商等信息。5.保管发放将入库的办公用品存放在指定的仓库或储物间，按照类别和规格进行摆放，便于管理和发放。员工需要领取办公用品时，填写《办公用品领用申请表》，注明领用办公用品的名称、规格、数量等信息。文员对申请表进行审核，经批准后，按照申请表上的内容发放办公用品，并做好发放记录。6.库存盘点定期对办公用品进行库存盘点，核实库存数量与账面数量是否一致。编制《办公用品盘点表》，记录盘点结果，如发现盘盈或盘亏情况，应及时查明原因并进行处理。根据盘点结果，调整办公用品库存台账，确保库存信息的准确性。（四）会议组织与安排流程1.会议计划制定根据公司工作安排和领导要求，制定会议计划，明确会议的主题、时间、地点、参会人员等信息。将会议计划发送给相关部门和人员，提前做好会议准备工作。2.会议准备预订会议场地，根据会议规模和参会人数选择合适的会议室，并确保会议室的环境整洁、设备齐全。调试会议设备，如投影仪、音响、麦克风等，确保设备正常运行。准备会议资料，如会议议程、会议文件、发言稿等，并提前发放给参会人员。在会议现场摆放好桌椅、文具等物品，营造良好的会议氛围。3.会议通知在会议前一天或提前适当时间，再次通知参会人员会议的时间、地点和议程，提醒参会人员做好准备。对于重要会议，可通过多种方式进行通知，如邮件、短信、电话等，确保参会人员能够及时收到通知。4.会议记录在会议过程中，认真做好会议记录，记录会议的主要内容、讨论要点、决议事项等。会议记录应准确、完整、清晰，可采用手写或电子记录的方式。会议结束后，及时整理会议记录，形成会议纪要，并发送给相关人员。5.会议跟进跟进会议决议的执行情况，及时了解各项工作的进展情况。定期向领导汇报会议决议的执行情况，如有问题及时协调解决。（五）电话与邮件处理流程1.电话接听及时接听公司电话，礼貌问候对方，并自报公司名称和部门。认真倾听对方讲话，记录重要信息，如对方姓名、联系方式、咨询或投诉内容等。根据对方需求，准确解答问题或转接相关人员，并做好记录。2.电话转接对于需要转接的电话，先确认对方身份和转接原因，然后转接给相关人员。告知被转接人员有电话，并简要说明转接原因。如果被转接人员不在或无法接听，应礼貌告知对方，并提供其他联系方式或建议对方稍后再拨。3.邮件收发每天定时收发公司邮件，及时查看邮箱，确保邮件无遗漏。对收到的邮件进行分类，根据邮件内容和性质，分别转发给相关人员或部门。对于重要邮件，及时提醒相关人员查看，并跟进处理情况。发送邮件时，认真填写收件人、主题、正文等信息，确保邮件内容准确、清晰。对发送的邮件进行备份，以便日后查阅。（六）考勤管理流程1.考勤记录每天按时记录员工的考勤情况，包括出勤、迟到、早退、请假、旷工等。可采用考勤机打卡记录或手工记录的方式，确保考勤记录的准确性。2.考勤统计每周或每月定期对考勤记录进行统计，计算员工的出勤天数、迟到次数、早退次数、请假天数等。将考勤统计结果填入考勤报表中，确保报表数据准确、清晰。3.考勤报表制作根据考勤统计结果，制作考勤报表，包括员工姓名、部门、出勤情况、请假原因等信息。将考勤报表提交给人力资源部门，作为员工绩效考核和薪资核算的依据。4.考勤异常处理对于考勤异常情况，如旷工、迟到、早退等，及时与相关员工沟通，了解原因。根据公司考勤制度，对考勤异常情况进行处理，如扣除相应的工资、绩效分等。将考勤异常处理结果记录在案，并告知相关员工。（七）环境卫生维护流程1.卫生检查每天定时对公司办公区域进行卫生检查，包括地面、桌面、门窗、卫生间等部位。检查卫生状况是否符合要求，如是否有垃圾、污渍、灰尘等。2.清洁安排根据卫生检查情况，安排员工进行清洁工作。明确清洁工作的范围和标准，如地面清扫的频率、桌面擦拭的要求等。3.清洁实施员工按照清洁安排进行清洁工作，确保办公区域的环境卫生整洁。在清洁过程中，注意节约资源，避免浪费。4.绿植养护定期对公司公共区域的绿植进行浇水、施肥、修剪等养护工作。观察绿植的生长情况，及时发现并处理病虫害等问题。根据季节和环境变化，合理调整绿植的摆放位置，保持环境美观。五、工作规范（一）行为规范1.遵守公司的各项规章制度，按时上下班，不迟到、不早退、不旷工。2.保持良好的工作态度和职业素养，对待工作认真负责，积极主动。3.注重言行举止，使用文明用语，礼貌待人，树立公司良好形象。4.保守公司机密，不泄露公司的商业信息、客户资料等。（二）文件处理规范1.文件的起草、审核、审批应严格按照公司规定的流程进行，确保文件的合法性、准确性和规范性。2.文件的格式应统一，字体、字号、排版等应符合公司要求。3.文件的编号应连续、唯一，便于识别和管理。4.文件的归档应及时、准确，确保文件能够方便地查阅和使用。（三）办公用品使用规范1.办公用品应按需领取，不得浪费，严禁私用办公用品。2.爱护办公用品，妥善保管，如有损坏应及时报修或更换。3.节约使用纸张、笔墨等办公用品，提倡双面打印、复印，减少浪费。（四）会议组织规范1.会议组织者应提前做好充分的准备工作，确保会议顺利进行。2.会议期间应保持良好的秩序，参会人员应认真倾听，积极发言，不得随意打断他人讲话。3.会议记录应详细、准确，能够真实反映会议内容和决议。4.会议结束后，应及时整理会议纪要，并发送给相关人员。（五）电话与邮件沟通规范1.接听电话时应礼貌、热情，及时解答对方问题，不得推诿或敷衍。2.发送邮件时应主题明确、内容简洁、格式规范，避免使用模糊或歧义的语言。3.对于重要的电话和邮件，应及时回复，不得拖延。（六）考勤管理规范1.严格按照公司考勤制度进行考勤记录和统计，确保考勤数据的真实性和准确性。2.对于考勤异常情况，应及时处理，并做好记录。3.不得擅自更改考勤记录，如有违反，将严肃处理。（七）环境卫生维护规范1.卫生清洁工作应按时、按质完成，确保办公区域的环境卫生整洁。2.注意清洁过程中的安全，避免发生意外事故。3.爱护公共设施和绿植，不得随意破坏。六、考核与