会计档案管理制度

会计档案管理制度一、总则1.目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的安全、完整，充分发挥会计档案在公司经济管理中的作用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》及财政部、国家档案局《会计档案管理办法》等有关规定，结合本公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各单位的会计档案管理工作。3.定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。二、会计档案管理职责1.财务部门职责负责会计档案的整理、装订、保管和定期归档工作。按照国家有关规定和本制度的要求，对会计档案进行分类、编号、编目等工作，确保会计档案的规范化管理。建立会计档案查阅、借阅登记制度，严格执行查阅、借阅审批手续，保证会计档案的安全。定期对会计档案进行清查、核对，发现问题及时报告并处理。负责会计档案的销毁工作，按照规定程序进行审批和销毁。2.档案管理部门职责协助财务部门做好会计档案的整理、装订等前期工作，提供必要的档案管理设备和场地支持。对财务部门移交的会计档案进行统一保管，按照档案管理的要求进行存放和管理。建立会计档案检索目录，方便查阅和利用。配合财务部门做好会计档案的查阅、借阅等服务工作，对查阅、借阅情况进行记录。3.各部门职责各部门应及时将涉及会计核算的资料提交给财务部门，确保会计档案的完整性。在工作中需要查阅会计档案时，应按照规定的程序办理查阅手续。三、会计档案的内容1.会计凭证包括原始凭证和记账凭证。原始凭证是经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证，如发票、收据、报销单等；记账凭证是根据审核无误的原始凭证编制的，用以确定会计分录，作为登记账簿依据的凭证。2.会计账簿包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。总账是根据总分类科目开设账户，用来登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿；明细账是根据明细分类科目设置的，用来对某一类经济业务进行明细核算的账簿；日记账是按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔进行登记的账簿；固定资产卡片是记录固定资产详细信息的卡片。3.财务会计报告包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。财务会计报告是企业对外提供的反映企业某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量等会计信息的文件，包括会计报表、会计报表附注和财务情况说明书等。4.其他会计资料包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。四、会计档案的整理与归档1.会计凭证的整理与归档每月终了后，由会计人员对当月的会计凭证进行整理。按照凭证编号顺序，检查凭证日期、编号、摘要、金额等是否齐全，附件是否完整。对不完整的凭证，应及时补充或更正。将整理好的凭证按顺序排列，摘除凭证内的金属物，对大于记账凭证的原始凭证进行折叠，使其大小与记账凭证一致。每本凭证按25张左右装订一册，使用棉线在左上角装订牢固，并在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、凭证张数等内容。装订后的凭证应加具封面和封底，封面应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章等。当年形成的会计凭证，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后，由财务部门编造清册，移交档案管理部门保管。2.会计账簿的整理与归档年度终了后，各种账簿在结转下年、建立新账后，一般应将旧账集中统一管理。对活页账，应抽出空白账页，再将账页依次编号并装订成册，加具封面，注明单位名称、年度、账簿名称、页数等内容。对订本账，应保持原装订成册，不得任意拆封。在账簿启用表上注明单位名称、账簿名称、启用日期、账簿页数、记账人员和会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。会计账簿由财务部门编造清册，移交档案管理部门保管。3.财务会计报告的整理与归档月度、季度财务会计报告在月度、季度终了后由财务部门编制完成，经审核无误后装订成册。年度财务会计报告在年度终了后由财务部门编制完成，经审计后装订成册。财务会计报告应依次编写页码，加具封面，装订成册，加盖公章。封面上应注明单位名称、年度、月份、季度、报告名称等内容，并由单位负责人、主管会计工作的负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。财务会计报告由财务部门编造清册，移交档案管理部门保管。4.其他会计资料的整理与归档银行存款余额调节表、银行对账单应按月或按季整理，与会计凭证一起装订成册。纳税申报表应按年度整理，与相关会计资料一起归档。会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书等应根据实际情况及时整理归档。五、会计档案的保管1.保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。永久保管的会计档案包括：年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书。保管期限为30年的会计档案包括：会计凭证、会计账簿、会计档案移交清册。保管期限为10年的会计档案包括：月度、季度、半年度财务会计报告、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表。2.保管要求档案管理部门应设置专门的会计档案保管库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施，确保会计档案的安全。会计档案应分类存放，按照年度、类别、保管期限等顺序排列，便于查找和利用。对电子会计档案，应采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质或光盘等存储介质进行存储，并定期进行备份，异地存放。档案管理部门应建立会计档案保管台账，详细记录会计档案的名称、数量、起止年度、保管期限、存放位置等信息，便于管理和查询。六、会计档案的查阅与借阅1.查阅程序公司内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅日期、查阅内容、查阅目的等，经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。财务部门负责人根据查阅申请进行审批，批准后由财务人员陪同查阅，并在查阅现场进行监督。查阅人员应在指定的地点查阅会计档案，不得将会计档案携带出指定地点，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。查阅结束后，查阅人员应将查阅的会计档案归还财务部门，由财务人员核对无误后，在《会计档案查阅申请表》上注明归还日期并签字确认。2.借阅程序外单位因工作需要查阅或借阅公司会计档案的，应持有单位介绍信，经公司财务部门负责人和公司领导批准后，方可办理查阅或借阅手续。借阅会计档案时，借阅人员应填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅日期、借阅内容、借阅目的、归还日期等，经批准后，由财务人员将会计档案交借阅人员，并办理借阅登记手续。借阅人员应在规定的期限内归还会计档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管所借阅的会计档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录会计档案内容。如因特殊情况需要复制会计档案的，应经公司财务部门负责人和公司领导批准，并在财务人员的监督下进行复制。借阅结束后，借阅人员应将所借阅的会计档案归还财务部门，由财务人员核对无误后，在《会计档案借阅申请表》上注明归还日期并签字确认。七、会计档案的销毁1.销毁条件保管期满的会计档案，除本制度规定不得销毁的情形外，可以按照以下程序销毁：由财务部门会同档案管理部门提出销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。单位负责人在《会计档案销毁清册》上签署意见。销毁会计档案时，应当由档案管理部门和财务部门共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。2.不得销毁的会计档案保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。八、监督与检查1.公司内部监督财务部门应定期对会计档案管理工作进行自查，检查会计档案的整理、归档、保