煤矿企业供应科管理制度

煤矿企业供应科管理制度一、总则1.目的为加强煤矿企业供应科的管理，规范物资采购、供应、仓储等工作流程，确保物资供应的及时、准确、优质、高效，满足煤矿安全生产和经营管理的需要，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于煤矿企业供应科的各项工作，包括物资采购计划编制、供应商管理、采购合同签订与执行、物资验收与入库、仓储管理、物资发放与配送等环节。3.基本原则按需采购原则：根据煤矿生产、建设和经营的实际需求，合理编制采购计划，确保物资供应的及时性和准确性。质量第一原则：严格把控物资质量，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，确保所采购物资符合相关标准和要求。成本控制原则：在保证物资质量和满足生产需求的前提下，通过合理的采购策略、供应商管理和成本核算，降低物资采购成本和仓储成本。廉洁自律原则：供应科工作人员应严格遵守廉洁自律的各项规定，严禁在物资采购过程中接受供应商的贿赂、回扣等不正当利益。二、组织架构与职责1.组织架构供应科设科长1名，副科长若干名，下设采购组、仓库管理组、物资配送组等岗位。2.职责分工科长职责全面负责供应科的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。负责与煤矿企业内部各部门的沟通协调，了解物资需求情况，确保物资供应满足生产经营需要。审核采购计划、采购合同、物资验收报告等重要文件，对供应科的工作质量和业务水平负责。组织供应商的开发、评估与管理，建立良好的合作关系，确保物资供应的稳定性和可靠性。负责供应科人员的绩效考核、培训与发展，提高团队整体素质和业务能力。负责供应科的费用预算编制、控制和执行，合理安排资金，降低运营成本。完成领导交办的其他工作任务。副科长职责协助科长开展工作，负责分管范围内的物资采购、仓储管理、物资配送等工作。组织编制分管物资的采购计划，审核采购合同条款，确保采购工作的顺利进行。监督仓库管理工作，定期检查物资库存情况，确保物资存储安全、规范，账实相符。协调物资配送工作，合理安排配送车辆和人员，确保物资及时、准确送达使用部门。参与供应商的评估与管理工作，收集供应商信息，提出合作建议。协助科长做好供应科人员的管理工作，完成领导交办的其他临时性任务。采购组职责负责编制物资采购计划，根据煤矿生产、建设和经营的实际需求，结合库存情况，合理确定采购物资的品种、规格、数量和时间。开展市场调研，收集供应商信息，建立供应商档案，对供应商进行评估和选择，确定合格供应商名单。组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款明确、合理、合法，维护煤矿企业的利益。跟踪采购合同的执行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题，确保物资按时、按质、按量供应。负责采购物资的质量检验和验收工作，对不合格物资及时办理退换货手续，确保所采购物资符合质量要求。定期统计采购数据，分析采购成本和物资供应情况，为领导决策提供参考依据。仓库管理组职责负责物资的验收入库工作，按照验收标准对采购物资进行严格检验，核对物资的品种、规格、数量、质量等，确保入库物资符合要求。办理物资入库手续，填写入库单，登记物资台账，做到账实相符。负责物资的仓储保管工作，根据物资的特性和保管要求，合理安排存储位置，确保物资存储安全、完好。定期对库存物资进行盘点清查，做到账账相符、账物相符，发现问题及时上报并处理。做好仓库的防火、防盗、防潮、防虫等工作，确保仓库环境安全、整洁。负责物资的发放工作，根据物资领用单发放物资，严格执行发放手续，确保物资发放准确、及时。协助采购组做好退货物资的管理工作，对退货物资进行清点、核实，办理相关手续。物资配送组职责负责制定物资配送计划，根据煤矿内部各部门的物资需求情况，合理安排配送车辆和路线，确保物资及时、准确送达使用地点。组织物资配送工作，负责物资的装卸、运输和交接，确保物资在运输过程中的安全、无损。建立物资配送档案，记录物资配送的时间、地点、数量、车辆等信息，便于查询和统计。定期对配送车辆进行维护保养，确保车辆性能良好，满足物资配送要求。配合仓库管理组做好物资的出入库工作，及时反馈物资配送过程中出现的问题。三、物资采购管理1.采购计划编制各部门应根据煤矿生产、建设和经营的实际需求，提前[X]天向供应科提交物资需求计划。需求计划应明确物资的品种、规格、数量、用途、预计使用时间等详细信息。供应科采购组接到需求计划后，结合库存情况进行综合分析，编制物资采购计划。采购计划应包括采购物资的名称、规格、数量、采购时间、预计到货时间等内容，并报科长审核。对于临时性、紧急性物资需求，使用部门应填写紧急物资采购申请单，经部门负责人签字后报供应科科长审批。供应科采购组应优先安排采购，确保物资及时供应。2.供应商管理采购组应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商档案。供应商档案应包括供应商基本信息、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩情况、联系方式等内容。定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、价格水平、交货期、售后服务、信誉状况等方面。根据评估结果，将供应商分为A、B、C三类，其中A类为优质供应商，B类为合格供应商，C类为不合格供应商。对于A类供应商，采购组应与其建立长期稳定的合作关系，给予一定的优惠政策和支持；对于B类供应商，应加强沟通与管理，督促其不断改进服务质量；对于C类供应商，应及时淘汰，不再与其合作。每年定期对供应商进行重新评估和调整，确保供应商队伍的质量和稳定性。3.采购合同签订采购组根据采购计划和供应商选择结果，组织采购谈判。采购谈判应明确采购物资的品种、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款，确保双方权益得到保障。采购合同经双方协商一致后，由采购组起草合同文本，报科长审核。审核通过后，加盖煤矿企业合同专用章，并由法定代表人或其授权代表签字确认。采购合同签订后，采购组应及时将合同副本分发给相关部门，如财务科、仓库管理组等，以便各部门做好相应的准备工作。4.采购合同执行采购组应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。对于供应商延迟交货、物资质量不符合要求等问题，应及时采取措施解决，并按照合同约定追究供应商的违约责任。仓库管理组应根据采购合同和到货通知，做好物资验收入库的准备工作。物资到货后，采购组应及时通知仓库管理组进行验收。财务科应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。采购组应提供相关的发票、验收报告等资料，确保付款依据充分、准确。5.采购物资验收物资到货后，仓库管理组应按照验收标准对采购物资进行严格检验。验收内容包括物资的品种、规格、数量、质量、外观等方面，确保入库物资符合要求。对于重要物资或技术要求较高的物资，应邀请相关技术人员或质量检验机构进行检验。验收合格的物资，仓库管理组应办理入库手续，填写入库单，登记物资台账；验收不合格的物资，应及时与供应商联系，办理退换货手续。采购组应参与物资验收工作，对验收过程中发现的问题及时与供应商沟通协商，确保问题得到妥善解决。同时，采购组应做好验收记录，为后续的采购工作提供参考依据。四、仓储管理1.物资入库管理仓库管理组在接到采购组的到货通知后，应安排专人负责物资的验收入库工作。验收人员应根据采购合同和相关标准，对物资的品种、规格、数量、质量等进行仔细核对，确保物资与合同要求一致。对于验收合格的物资，验收人员应在入库单上签字确认，并注明验收情况。入库单应一式三联，一联仓库留存，一联交采购组，一联交财务科。仓库管理人员应按照物资的类别、规格、型号等，将物资分类存放，并建立物资台账。物资台账应详细记录物资的入库时间、品种、规格、数量、供应商等信息，确保账实相符。对于易燃易爆、有毒有害等危险物资，应设置专门的储存区域，并按照相关规定进行管理，确保储存安全。2.物资存储管理仓库应保持整洁、通风良好，温度、湿度应符合物资存储要求。仓库管理人员应定期对仓库进行巡查，检查物资的存储状况，发现问题及时处理。物资应按照规定的存储方式进行存放，做到分类摆放、整齐有序。对于有特殊存储要求的物资，如防潮、防虫、防火等，应采取相应的防护措施。建立库存盘点制度，定期对库存物资进行盘点清查。盘点周期为[X]月/季度/年，盘点结果应形成盘点报告。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行调整。仓库应做好防火、防盗、防潮、防虫等工作，配备必要的消防器材、防盗设备等，确保仓库安全。仓库管理人员应熟悉消防器材的使用方法，定期进行消防演练。3.物资发放管理各部门因生产、建设等需要领用物资时，应填写物资领用单。物资领用单应注明物资的品种、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人签字确认。仓库管理组接到物资领用单后，应按照领用单上的要求发放物资。发放物资时，应核对物资的品种、规格、数量等，确保发放准确无误。物资发放后，仓库管理人员应在物资领用单上签字，并登记物资台账，减少库存数量。物资领用单应妥善保管，作为物资出入库的凭证。对于贵重物资、限量物资等，应实行限额领用制度，严格控制领用数量。领用部门如需超限额领用，应经相关领导审批。4.物资退货管理因物资质量问题、规格不符等原因需要退货时，采购组应及时与供应商联系，协商退货事宜。退货申请应经科长审批后，方可办理退货手续。仓库管理组负责办理物资退货的清点、核实工作，并填写退货单。退货单应注明退货物资的品种、规格、数量、退货原因等信息。采购组将退货单交供应商确认后，安排车辆将退货物资发运给供应商。退货过程中，应做好物资的保护工作，确保物资在运输过程中不受损坏。仓库管理组应根据退货单调整物资台账，减少库存数量。同时，采购组应跟踪退货进度，确保退货款项及时收回。五、物资配送管理1.配送计划制定物资配送组应根据煤矿内部各部门的物资需求计划和库存情况，制定物资配送计划。配送计划应包括配送时间、配送地点、物资品种、规格、数量等信息。在制定配送计划时，应充分考虑运输路线、车辆运力、装卸条件等因素，合理安排配送顺序和时间，确保物资及时、准确送达使用部门。配送计划应提前[X]天通知相关部门，以便各部门做好接收物资的准备工作。如遇特殊情况需要调整配送计划，应及时通知相关部门。2.配送车辆管理建立配送车辆档案，记录车辆的基本信息、维修保养记录、运行情况等。定期对配送车辆进行维护保养，确保车辆性能良好，满足物资配送要求。配送车辆应配备必要的安全设备，如灭火器、防滑链等。驾驶员应严格遵守交通规则，确保行车安全。定期对驾驶员进行安全教育培训，提高驾驶员的安全意识和操作技能。驾驶员应熟悉物资配送路线和各部门的位置，确保物资准确送达。3.物资装卸管理在物资装卸过程中，应采取必要的防护措施，确保物资不受损坏。装卸人员应按照操作规程进行操作，轻拿轻放，避免物资碰撞、挤压。对于易燃易爆、有毒有害等危险物资，应按照相关规定进行装卸，确保装卸安全。装卸现场应设置警示标志，严禁烟火。物资装卸完成后，应及时清理现场，保持环境整洁。同时，应核对物资的品种、规格、数量等，确保装卸数量准确无误。4.物资交接管理物资配送到达目的地后，配送人员应与使用部门的接收人员进行物资交接。交接时，应核对物资的品种、规格、数量、质量等，确保物资与物资领用单一致。双方应在物资交接单上签字确认，物资交接单应作为物资配送的凭证。如发现物资存在问题，应及时记录并反馈给相关部门。配送人员应将物资交接情况及时反馈给物资配送组，物资配送组应做好相关记录，以便对物资配送工作进行总结和分析。六、绩效考核与奖惩1.绩效考核指标采购任务完成率：考核采购组是否按照采购计划按时、按质、按量完成物资采购任务。物资供应及时率：考核物资配送组是否按照配送计划及时将物资送达使用部门。物资质量合格率：考核采购组所采购物资的质量是否符合要求，仓库管理组验收物资的合格率。采购成本控制率：考核采购组在采购过程中是否有效控制采购成本，降低采购价格。库存准确率：考核仓库管理组库存物资账实相符的程度。供应商满意度：通过对供应商的调查，考核供应科与供应商合作的满意度。内部客户满意度：通过对煤矿企业内部各部门的调查，考核供应科物资供应和服务的满意度。2.绩效考核方法采用定量与定性相结合的考核方法，每月对供应科各岗位进行绩效考核。定量考核指标根据上述绩效考核指标进行计算，定性考核指标由上级领导、同事和内部客户进行评价。绩效考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。考核得分在[X]分以上为优秀，[X][X]分为良好，[X][X]分为合格，[X]分以下为不合格。3.奖惩措施对于绩效考核结果为优秀的员工，给予表彰和奖励，如奖金、荣誉证书等。同时，在职务晋升、培训机会等方面给予优先考虑。对于绩效考核结果为良好的员工，给予适当的奖励和鼓励，如绩效奖金调整等。对于绩效考核结果为合格的员工，进行谈话提醒，要求其分析原因，制定改进措施，努力提高工作绩效。对于绩效考核结果为不合格的员工，进行诫勉谈话，并根据具体情况给予相应的处罚，如扣发绩效奖金、调整工作岗位等。连续两次绩效