招标代理技术档案管理制度

招标代理技术档案管理制度一、总则1.目的为加强招标代理技术档案管理，规范档案收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在招标代理业务中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本招标代理机构在开展招标代理业务过程中形成的各类技术档案的管理。3.管理原则遵循集中统一管理、分类科学、流程规范、安全保密、方便利用的原则，确保档案管理工作有序进行。

二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。集中统一管理本机构的招标代理技术档案，对档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作进行全面监督和指导。定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。2.业务部门职责负责本部门在招标代理业务过程中形成文件材料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。配合档案管理部门做好档案的整理、归档、鉴定、销毁等工作，提供档案利用所需的相关信息。3.档案管理人员职责熟悉档案管理业务，认真履行岗位职责，做好档案的日常管理工作。负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等具体工作，确保档案整理规范、编目准确。严格执行档案借阅、查阅制度，做好档案利用登记和跟踪服务工作。维护档案库房的安全和卫生，定期检查档案保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。保守档案机密，不得擅自提供、抄录、公布档案内容。

三、档案的收集与整理1.收集范围招标代理项目前期资料，包括招标人委托代理合同、项目审批文件、资金来源证明等。招标公告、资格预审文件、招标文件（含补遗文件）及其编制过程中形成的各类文件材料，如市场调研资料、技术规格书、评标办法等。投标文件（含电子版），包括投标函、商务标、技术标等。开标、评标过程中形成的文件材料，如开标记录、评标报告、评委签到表、评标专家意见等。中标通知书、合同签订文件及相关补充协议。与招标代理项目相关的往来函件、会议纪要、电话记录等。其他与招标代理业务有关的文件材料。2.收集要求业务部门应在项目完成后[X]个工作日内，将本部门形成的应归档文件材料收集齐全，并整理分类，移交档案管理部门。收集的文件材料应真实、完整、有效，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并按照档案管理部门要求进行存储和移交。3.整理原则与方法遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。按照招标代理项目的类别和阶段进行分类整理，一般可分为前期文件、招标文件、投标文件、开标评标文件、中标及合同文件等类别。每类文件再按照时间顺序或重要程度进行排列，编制页码，填写卷内目录和备考表，装订成册，并在卷皮上注明项目名称、类别、年度、保管期限等信息。

四、档案的归档1.归档时间项目档案应在项目结束后[X]个月内完成归档。对于重大或复杂项目，经档案管理部门同意，可适当延长归档时间，但最长不超过[X]个月。2.归档流程业务部门整理好项目文件材料后，填写《档案移交清单》，一式两份，详细列出移交档案的名称、数量、类别等信息。档案管理部门对移交的档案进行核对，检查文件材料的完整性、准确性和整理质量，核对无误后，双方在《档案移交清单》上签字确认，各执一份。档案管理人员按照档案分类方案，将归档档案进行上架存放，并及时更新档案管理系统中的相关信息。

五、档案的保管1.库房建设与管理设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案安全保管。库房内应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品等，并定期进行维护和检查，确保设备正常运行。库房应保持清洁卫生，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.档案装具与标识采用符合国家标准的档案装具，如档案盒、档案袋、档案密集架等，确保档案存放整齐、有序。在档案装具上标明档案类别、项目名称、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。3.档案保管期限招标代理技术档案的保管期限分为永久、定期两种。永久保管的档案主要包括：招标人委托代理合同、项目审批文件、资金来源证明、中标通知书、合同签订文件及涉及重大权益、具有长期查考利用价值的文件材料等。定期保管的档案期限一般为[X]年，包括其他在一定时期内具有查考利用价值的文件材料。保管期限从项目结束次年起计算。4.档案清查与盘点档案管理部门每年应对档案进行一次全面清查，检查档案的保管状况、数量与登记是否相符等。对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如对破损档案进行修复、对丢失档案进行查找和补充等，并做好记录。每[X]年对档案进行一次全面盘点，编制《档案盘点表》，确保档案账实相符。

六、档案的利用1.利用原则严格遵守国家有关档案利用的法律法规和本机构的档案管理制度，确保档案利用合法、合规、安全。坚持保密原则，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息，严格按照保密规定进行管理，未经批准不得擅自提供、抄录、公布。方便利用原则，在确保档案安全和保密的前提下，为利用者提供便捷、高效的服务。2.利用范围本机构内部人员因工作需要查阅、借阅档案，用于项目总结、经验借鉴、业务培训等。招标人、投标人及其他相关单位因工作需要，按照规定程序查阅与其项目相关的档案资料。司法机关、行政机关因办案需要，依法查阅、调取有关档案资料。3.利用程序内部查阅本机构内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅项目名称、查阅内容、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门。档案管理部门根据申请内容，在档案管理系统中查询相关档案信息，并确定查阅范围和方式。查阅人员在档案管理人员的陪同下，在指定地点查阅档案，查阅过程中不得擅自涂改、抽取、污损档案。查阅结束后，档案管理人员应及时对档案进行核对和整理。内部借阅本机构内部人员因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅项目名称、借阅内容、借阅期限、归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损、拆卷等。借阅期满后，应按时归还档案，档案管理人员应对归还档案进行认真检查，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。外部查阅招标人、投标人及其他相关单位查阅与其项目相关的档案资料，需提交单位介绍信、查阅人有效身份证件及查阅申请，注明查阅项目名称、查阅内容、查阅目的等信息，经档案管理部门负责人审核同意后，按照内部查阅程序进行查阅。司法机关、行政机关因办案需要查阅档案，应出具相关法律文书或行政公文，经档案管理部门负责人审核同意后，按照内部查阅程序进行查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容、查阅目的等信息。4.利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用者姓名、单位、利用目的、查阅或借阅档案内容、归还时间等信息。登记记录应妥善保存，以备查考。

七、档案的鉴定与销毁1.鉴定工作组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人及相关专业人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。2.鉴定标准对保管期满的档案，应根据其历史价值、现实利用价值和保存意义等进行全面鉴定。对仍具有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对已失去保存价值的档案，应予以销毁。涉及未了结债权债务的档案，应在债权债务了结后销毁。3.鉴定程序档案管理部门定期对到期档案进行清理，编制《档案鉴定清册》，列出档案的名称、年度、保管期限、数量等信息。档案鉴定小组对《档案鉴定清册》中的档案进行逐一鉴定，提出存毁意见，并填写在《档案鉴定审批表》上。《档案鉴定审批表》经档案管理部门负责人审核、机构负责人批准后生效。4.销毁程序对批准销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、年度、保管期限、数量、销毁原因等信息。《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、机构负责人批准后，由档案管理人员在指定地点进行销毁。档案销毁应采用安全可靠的方式，如粉碎、焚烧等，并确保销毁彻底。销毁过程中，应安排专人监销，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。销毁完毕后，《档案销毁清册》应作为档案永久保存。

八、档案信息化管理1.信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平，为招标代理业务提供有力的信息支持。2.数字化扫描对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。扫描后的电子文件应进行格式转换，统一存储为通用格式，如PDF等，并进行加密处理，确保电子文件的安全性。建立电子文件与纸质档案的对应关系，通过档案管理系统进行关联管理，便于查询和利用。3.档案管理系统功能档案管理系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理的全过程信息化。系统应提供灵活多样的检索方式，如按项目名称、文件类别、关键词等进行检索，方便快捷地查找所需档案信息。具备权限管理功能，根据不同用户的职责和权限，设置相应的系统操作权限，确保档案信息安全。能够生成各类档案统计报表，如档案数量统计、利用情况统计等，为档案管理决策提供数据支持。4.数据备份与安全定期对档案管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理介质上，并异地存放。加强档案管理系统的安全