公司资质证照管理制度

公司资质证照管理制度一、总则（一）目的为加强公司资质证照的管理，规范资质证照的申请、审批、使用、保管、年检、变更、换证及注销等工作流程，确保资质证照的完整性、有效性和合法性，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司各类资质证照的管理，包括但不限于营业执照、税务登记证、组织机构代码证、各类行业资质证书、生产许可证、产品认证证书、商标注册证、专利证书等。

（三）管理原则1.依法合规原则：资质证照的管理必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求。2.专人负责原则：明确专人负责资质证照的各项管理工作，确保责任落实到人。3.安全保密原则：妥善保管资质证照，防止丢失、损坏和泄露，确保公司信息安全。4.动态管理原则：根据公司业务发展和法律法规要求，及时做好资质证照的申请、审批、年检、变更、换证及注销等工作，保证资质证照的有效性。

二、职责分工（一）行政部门1.负责公司资质证照管理工作的统筹协调，制定和完善资质证照管理制度。2.负责各类资质证照申请、审批、年检、变更、换证及注销等工作的组织实施。3.负责资质证照原件的保管，建立资质证照管理台账，记录资质证照的基本信息、取得时间、有效期、使用情况等。4.负责资质证照的日常维护，包括证件的清洁、装订、复印等工作。5.协助其他部门查阅和使用资质证照，提供必要的支持和服务。

（二）业务部门1.根据公司业务发展需要，及时向行政部门提出资质证照申请、年检、变更、换证等需求，并提供相关资料。2.配合行政部门做好资质证照申请、审批、年检、变更、换证及注销等工作，确保提供的资料真实、准确、完整。3.负责本部门使用的资质证照复印件的保管和使用登记，确保复印件的使用符合规定。4.在资质证照使用过程中，如发现问题及时向行政部门反馈。

（三）财务部门1.负责资质证照申请、年检、变更、换证等费用的审核和支付。2.协助行政部门做好资质证照费用的预算编制和成本控制工作。

（四）法务部门1.负责对资质证照申请、审批、年检、变更、换证及注销等工作提供法律支持和指导，确保公司行为合法合规。2.参与重大资质证照事项的决策，对相关法律风险进行评估和防范。

三、资质证照的申请与审批（一）申请流程1.业务部门根据公司业务发展需要，确定需要申请的资质证照，并填写《资质证照申请表》，详细说明申请资质证照的名称、申请原因、所需资料等信息。2.《资质证照申请表》经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。3.行政部门对《资质证照申请表》及相关资料进行初审，核实资料的完整性和准确性。如资料不全或不符合要求，退回业务部门补充完善。4.初审通过后，行政部门将《资质证照申请表》及相关资料提交至法务部门进行法律审核。法务部门对申请事项的合法性、合规性进行审查，并出具法律意见。5.行政部门根据法务部门的法律意见，将《资质证照申请表》及相关资料提交至公司分管领导审批。分管领导根据公司实际情况和业务需求，做出审批决定。6.审批通过后，行政部门负责组织实施资质证照的申请工作，按照相关部门的要求准备和提交申请资料，并跟踪申请进度。

（二）审批要点1.申请资质证照必须符合公司业务发展战略和实际需求，不得盲目申请。2.申请资料必须真实、准确、完整，不得提供虚假信息或隐瞒重要事实。3.申请资质证照的费用应合理，符合公司成本控制要求。4.涉及重大资质证照申请的，应进行充分的可行性研究和风险评估。

四、资质证照的使用（一）使用范围1.公司内部使用，包括但不限于项目投标、业务洽谈、合同签订、日常经营活动等。2.对外提供给客户、合作伙伴、政府部门等，作为公司资质和信誉的证明。

（二）使用流程1.公司内部各部门因工作需要使用资质证照原件的，应填写《资质证照使用申请表》，注明使用时间、用途、归还时间等信息，并经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。2.行政部门对《资质证照使用申请表》进行审核，核实使用用途和归还时间等信息。如审核通过，在《资质证照管理台账》上登记，并将资质证照原件提供给使用部门。3.使用部门应在规定时间内归还资质证照原件，并在《资质证照使用登记表》上签字确认。行政部门在收到归还的资质证照原件后，应进行核对，确认无误后在《资质证照管理台账》上注销登记。4.公司对外提供资质证照复印件的，应由行政部门统一办理。行政部门根据业务部门的需求，复印资质证照，并在复印件上加盖"此复印件与原件一致，仅供[使用用途]使用"字样的印章。5.业务部门如需使用资质证照复印件，应填写《资质证照复印件使用申请表》，注明使用时间、用途、份数等信息，并经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。6.行政部门对《资质证照复印件使用申请表》进行审核，核实使用用途和份数等信息。如审核通过，在《资质证照复印件使用登记表》上登记，并将资质证照复印件提供给使用部门。7.使用部门应妥善保管资质证照复印件，不得随意转借或用于其他用途。使用完毕后，应及时将资质证照复印件归还行政部门，并在《资质证照复印件使用登记表》上签字确认。行政部门在收到归还的资质证照复印件后，应进行核对，确认无误后在《资质证照复印件使用登记表》上注销登记。

（三）使用要求1.资质证照原件必须由行政部门专人保管，未经行政部门负责人批准，任何部门和个人不得擅自借出或带出公司。2.使用资质证照时，应严格按照规定的用途使用，不得用于其他非法或违规目的。3.使用资质证照复印件时，应确保复印件清晰、完整，并加盖公司公章或专用章。4.如因业务需要长期使用资质证照原件或复印件的，应与行政部门签订《资质证照使用协议》，明确双方的权利和义务。

五、资质证照的保管（一）保管方式1.资质证照原件应存放在专门的保险柜或文件柜中，并配备必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施。2.保险柜或文件柜应设置专人负责管理，钥匙和密码应由专人保管，不得随意透露给他人。3.资质证照复印件应分类存放，并建立相应的档案管理制度，便于查阅和使用。

（二）保管要求1.行政部门应定期对资质证照进行清查和核对，确保资质证照的数量、种类、有效期等信息与《资质证照管理台账》一致。2.如发现资质证照丢失、损坏或过期等情况，应及时报告行政部门负责人，并采取相应的措施进行处理。3.对于重要的资质证照，应进行备份，并分别存放于不同的地点，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致原件丢失或损坏。4.资质证照保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，避免资质证照受到污染、损坏或霉变。

六、资质证照的年检、变更、换证及注销（一）年检1.行政部门应根据资质证照的有效期和相关部门的要求，提前制定资质证照年检计划，并通知相关业务部门准备年检资料。2.业务部门应按照行政部门的要求，及时提供年检所需的资料，包括但不限于年度财务报表、经营业绩报告、人员资质证明等。3.行政部门对业务部门提供的年检资料进行初审，核实资料的完整性和准确性。如资料不全或不符合要求，退回业务部门补充完善。4.初审通过后，行政部门将年检资料提交至相关部门进行审核。审核通过后，行政部门负责办理资质证照的年检手续，并在规定时间内领取年检合格的资质证照。5.行政部门应将年检结果及时通知相关业务部门，并更新《资质证照管理台账》。如年检不合格，应及时分析原因，采取相应的措施进行整改，并在规定时间内重新申请年检。

（二）变更1.公司因名称、地址、法定代表人、经营范围等信息发生变更，需要变更资质证照的，由行政部门根据相关部门的要求，填写《资质证照变更申请表》，并提供变更所需的资料。2.《资质证照变更申请表》经公司分管领导审批后，行政部门负责办理资质证照的变更手续。变更手续办理完成后，行政部门应及时更新《资质证照管理台账》。3.如因变更资质证照涉及到其他相关事项的调整，如税务登记、组织机构代码证等，行政部门应按照相关规定，及时办理相应的变更手续。

（三）换证1.资质证照有效期届满需要换证的，行政部门应提前制定换证计划，并通知相关业务部门准备换证资料。2.业务部门应按照行政部门的要求，及时提供换证所需的资料，包括但不限于原资质证照原件、年度财务报表、经营业绩报告、人员资质证明等。3.行政部门对业务部门提供的换证资料进行初审，核实资料的完整性和准确性。如资料不全或不符合要求，退回业务部门补充完善。4.初审通过后，行政部门将换证资料提交至相关部门进行审核。审核通过后，行政部门负责办理资质证照的换证手续，并在规定时间内领取新的资质证照。5.行政部门应将换证结果及时通知相关业务部门，并更新《资质证照管理台账》。

（四）注销1.公司因破产、解散、停业等原因需要注销资质证照的，由行政部门根据相关部门的要求，填写《资质证照注销申请表》，并提供注销所需的资料。2.《资质证照注销申请表》经公司分管领导审批后，行政部门负责办理资质证照的注销手续。注销手续办理完成后，行政部门应及时在《资质证照管理台账》上注销登记。3.如因注销资质证照涉及到其他相关事项的处理，如税务清算、社保注销等，行政部门应按照相关规定，及时办理相应的手续。

七、资质证照的遗失补办（一）遗失报告如发现资质证照遗失，行政部门应立即向公司分管领导报告，并在公司内部发布遗失声明，声明内容应包括资质证照的名称、编号、有效期等信息，以防止资质证照被他人冒用。

（二）补办申请行政部门根据公司分管领导的指示，填写《资质证照遗失补办申请表》，并提供补办所需的资料。补办资料应包括遗失声明、原资质证照的复印件（如有）、相关证明材料等。

（三）补办流程1.《资质证照遗失补办申请表》经公司分管领导审批后，行政部门负责办理资质证照的补办手续。补办手续办理完成后，行政部门应及时更新《资质证照管理台账》。2.如因遗失补办资质证照涉及到其他相关事项的调整，如税务登记、组织机构代码证等，行政部门应按照相关规定，及时办理相应的变更手续。

八、监督与检查（一）定期检查行政部门应定期对资质证照的管理情况进行检查，检查内容包括资质证照的申请、审批、使用、保管、年检、变更、换证及注销等工作流程是否规范，资质证照的完整性、有效性和合法性是否得到保障等。

（二）不定期抽查公司分管领导或其他相关部门有权对资质证照的管理情况进行不定期