云南省用人单位解除终止劳动合同证明书

云南省用人单位解除终止劳动合同证明书一、证明书的重要性在云南省的劳动法律法规框架下，用人单位解除或终止劳动合同证明书具有极其重要的意义。它不仅是劳动者与用人单位劳动关系结束的法定凭证，对于劳动者而言，是其重新就业、办理失业登记、领取失业保险金等后续手续必不可少的文件；对于用人单位来说，规范出具证明书有助于避免劳动纠纷隐患，确保自身用工行为的合法性和规范性。同时，证明书所包含的各项信息准确记录了劳动关系存续期间的关键事实，为劳动管理部门进行劳动统计、监督检查等工作提供了重要依据，对于维护劳动市场秩序、保障劳动者和用人单位双方的合法权益都起着至关重要的作用。

二、证明书的格式与内容规范

（一）格式要求1.纸张规格：建议采用A4纸打印或书写，以保证文档的规范性和易保存性。2.字体字号：标题一般用二号宋体加粗，正文用四号宋体，行距适中，确保文档内容清晰易读。

（二）内容规范1.用人单位信息-单位全称：准确填写用人单位在工商行政管理部门登记注册的全称，不得使用简称或缩写。-法定代表人姓名：填写用人单位法定代表人的姓名，确保与工商登记信息一致。-单位地址：详细注明用人单位的注册地址及实际办公地址，包括所在城市、区县、街道门牌号等信息。-联系电话：提供用人单位的办公联系电话，确保劳动者在需要咨询相关事宜时能够顺利联系到单位。2.劳动者信息-姓名：填写劳动者本人的姓名，应与身份证上的姓名一致。-性别：注明劳动者的性别。-身份证号码：准确记录劳动者的身份证号码，确保与劳动者提供的身份证原件信息一致。-联系地址：填写劳动者在劳动合同履行期间的常住地址，包括所在城市、区县、街道门牌号等信息，以便用人单位在必要时能够及时联系到劳动者。-联系电话：记录劳动者的常用联系电话，方便双方沟通交流。3.劳动合同基本信息-合同编号：填写用人单位与劳动者签订的劳动合同的编号，便于查询和核对劳动合同的具体内容。-签订日期：明确劳动合同的签订日期，精确到年、月、日。-生效日期：如劳动合同有生效日期约定，应准确填写生效日期，若与签订日期一致，可注明"与签订日期一致"。-终止日期：填写劳动合同的终止日期，精确到年、月、日。若劳动合同是因解除而提前终止，则填写实际解除日期。4.解除或终止劳动合同原因-协商一致解除：明确双方是基于何种协商内容达成一致而解除劳动合同，例如"经双方协商一致，就工作岗位调整、薪资待遇等问题未能达成共识，决定解除劳动合同"。-劳动者单方解除：需注明劳动者单方解除劳动合同的具体原因，如"劳动者因个人发展原因，提前[X]日以书面形式通知用人单位解除劳动合同"。-用人单位单方解除：详细说明用人单位单方解除劳动合同的依据，如"劳动者严重违反用人单位的规章制度，根据《劳动合同法》第三十九条第[X]项规定，用人单位决定解除劳动合同"，并明确指出所依据的具体规章制度条款内容。-劳动合同期满终止：直接注明"劳动合同期满，双方不再续签，劳动合同终止"。-其他原因：若因不可抗力、用人单位破产等其他特殊原因导致劳动合同解除或终止，应详细说明具体情况，如"因用人单位经营困难，经法定程序进行经济性裁员，解除与劳动者的劳动合同"。5.解除或终止劳动合同时间-解除或终止日期：精确填写劳动合同实际解除或终止的日期，格式为年、月、日。-工作交接情况：简要描述劳动者与用人单位之间工作交接的完成情况，例如"劳动者已完成工作交接，工作资料、办公用品等已全部移交，双方对工作交接情况无异议"。6.经济补偿情况-经济补偿支付情况：明确用人单位是否向劳动者支付了经济补偿。若支付，需注明支付金额（大写：[X]元整，小写：￥[X]元）及支付时间（年、月、日）；若未支付，应说明原因，如"因劳动者违反用人单位规章制度，用人单位无需支付经济补偿"。-经济补偿计算标准：按照《劳动合同法》及相关法律法规的规定，详细说明经济补偿的计算依据和方式，例如"经济补偿按照劳动者在本单位工作的年限，每满一年支付一个月工资的标准向劳动者支付。六个月以上不满一年的，按一年计算；不满六个月的，向劳动者支付半个月工资的经济补偿。劳动者月工资高于用人单位所在直辖市、设区的市级人民政府公布的本地区上年度职工月平均工资三倍的，向其支付经济补偿的标准按职工月平均工资三倍的数额支付，向其支付经济补偿的年限最高不超过十二年。本条所称月工资是指劳动者在劳动合同解除或者终止前十二个月的平均工资"。同时，列出劳动者劳动合同解除或终止前十二个月的月平均工资具体数额（大写：[X]元整，小写：￥[X]元）。7.社会保险和住房公积金缴纳情况-社会保险缴纳情况：注明用人单位为劳动者缴纳社会保险的截止时间，例如"用人单位已为劳动者缴纳社会保险至[具体日期]"，并列出各项社会保险的缴纳明细，包括养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险的缴纳起止时间。-住房公积金缴纳情况：说明用人单位为劳动者缴纳住房公积金的截止时间，如"用人单位已为劳动者缴纳住房公积金至[具体日期]"。8.其他事项-竞业限制约定情况：若用人单位与劳动者签订了竞业限制协议，应在此注明竞业限制的范围、期限、经济补偿标准等相关内容。例如"双方签订了竞业限制协议，竞业限制期限为自劳动合同解除或终止之日起[X]年，竞业限制经济补偿标准为每月[X]元，支付方式为[具体支付方式]"。-保密协议约定情况：如存在保密协议，详细说明保密协议的主要内容，包括保密范围、保密期限等，例如"双方签订了保密协议，劳动者应对用人单位的商业秘密、技术秘密等予以保密，保密期限为自劳动合同解除或终止之日起[X]年"。-其他需说明的事项：如有其他与劳动合同解除或终止相关的重要事项，如劳动争议处理情况、劳动者的培训费用承担等，应在此处详细说明。例如"双方在劳动合同履行期间发生过劳动争议，已通过[具体解决方式]解决"或"劳动者在劳动合同履行期间参加过用人单位组织的专业技术培训，培训费用共计[X]元，按照培训协议约定，该费用由[承担方]承担"。

三、证明书的出具流程

（一）确定解除或终止劳动合同事实1.用人单位在决定与劳动者解除或终止劳动合同后，相关部门或负责人应及时整理和核实劳动关系存续期间的各项工作情况，包括劳动合同的履行情况、劳动者的工作表现、工资支付、社会保险缴纳等方面的记录。2.依据劳动法律法规、用人单位的规章制度以及双方签订的劳动合同条款，对解除或终止劳动合同的原因进行准确判断和认定，确保解除或终止行为的合法性和合理性。

（二）制作证明书初稿1.根据上述核实和认定的情况，安排专人按照证明书的格式与内容规范要求，起草证明书初稿。在撰写过程中，应确保各项信息准确无误、表述清晰、逻辑严谨。2.初稿完成后，由起草人进行自我审核，重点检查信息的准确性、语言表达的规范性以及内容的完整性。如有遗漏或错误，及时进行修改和补充。

（三）审核与审批1.将证明书初稿提交给用人单位内部的相关部门或负责人进行审核。审核内容包括但不限于解除或终止劳动合同的原因是否合法合规、经济补偿计算是否准确、各项信息填写是否完整等。2.对于审核过程中提出的修改意见和建议，起草人应认真对待，及时进行修改和完善。修改后的证明书再次提交审核，直至审核通过。3.审核通过后的证明书，按照用人单位的审批流程提交给法定代表人或授权负责人进行审批。审批人应对证明书的整体内容进行最终把关，确保其符合用人单位的实际情况和劳动法律法规的要求。

（四）证明书的出具与送达1.经审批同意后，用人单位应及时制作正式的解除终止劳动合同证明书。证明书应加盖用人单位公章，并由法定代表人或授权代表签字确认。2.将出具好的证明书送达给劳动者本人。送达方式可采用直接送达、邮寄送达或劳动者指定的其他合法方式。在送达过程中，应注意保留相关的送达凭证，如送达回执、邮寄单等，以备后续查证。

四、证明书的法律风险及防范措施

（一）法律风险1.证明内容不实风险：如果用人单位在证明书中提供虚假信息，如错误描述解除或终止劳动合同的原因、虚构劳动者的工作表现等，可能会引发劳动纠纷。劳动者可能会依据不实的证明书内容主张自己的权益，导致用人单位陷入被动局面。2.未履行法定告知义务风险：根据劳动法律法规的规定，用人单位在解除或终止劳动合同时，有义务向劳动者说明解除或终止的原因，并出具证明书。如果用人单位未履行这一法定告知义务，或者告知内容不明确、不准确，可能会被认定为违法解除劳动合同，从而承担支付赔偿金等法律责任。3.经济补偿计算错误风险：经济补偿的计算涉及到劳动者的切身利益，如果用人单位在证明书中对经济补偿的计算标准、支付金额等内容计算错误，可能会引发劳动者的不满和争议。劳动者可能会要求用人单位按照正确的标准支付经济补偿，给用人单位带来经济损失。4.未妥善处理竞业限制和保密协议风险：若用人单位与劳动者签订了竞业限制或保密协议，在解除或终止劳动合同时，未按照协议约定履行相关义务，如未支付竞业限制经济补偿、未明确保密期限和范围等，可能会引发违约纠纷，用人单位需承担违约责任。

（二）防范措施1.建立健全信息审核制度：在出具证明书之前，加强对相关信息的审核把关，确保各项内容真实、准确、完整。涉及劳动合同履行情况、解除或终止原因等关键信息，应进行多部门、多环节的核实，避免出现信息错误或遗漏。2.加强法律法规培训：组织用人单位的管理人员、人力资源工作人员等相关人员学习劳动法律法规，特别是关于劳动合同解除或终止的规定，提高法律意识和风险防范意识。确保在处理劳动合同解除或终止事宜时，能够严格按照法律法规的要求进行操作，避免因无知而导致法律风险。3.规范证明书制作流程：制定详细、统一的证明书制作流程，明确各环节的责任人和工作要求。从信息收集、初稿撰写、审核审批到最终出具和送达，每个环节都应严格按照流程执行，确保证明书的制作过程规范、严谨。4.妥善保管相关证据：在劳动合同解除或终止过程中，用人单位应妥善保管与解除或终止劳动合同相关的各类证据，如劳动合同、规章制度、员工手册、考勤记录、工资发放凭证、培训协议、竞业限制协议、保密协议等。这些证据不仅是证明用人单位解除或终止劳动合同行为合法性的重要依据，也是应对可能出现的劳动纠纷的有力支撑。5.加强与劳动者的沟通协商：在解除或终止劳动合同前，用人单位应与劳动者进行充分的沟通协商，向其说明解除或终止的原因、依据以及相关权益和义务。对于劳动者提出的疑问和诉求，应及时给予解答和回应，尽量达成双方都能接受的解决方案。通过良好的沟通协商，可以减少劳动纠纷的发生，降低法律风险。

五、证明书的存档与查询

（一）存档要求1.用人单位应建立完善的劳动合同管理档案制度，将解除终止劳动合同证明书与劳动合同文本、员工入职登记表、工资发放记录、社会保险缴纳凭证、考勤记录等相关资料一起进行存档。2.存档资料应按照时间顺序进行分类整理，确保每份证明书都能方便查阅和检索。同时，应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存档，以便于长期保存和管理。3.纸质档案应存放在专门的档案柜中，保持档案的完整性和整洁性。电子档案应进行备份存储，并建立相应的索引目录，方便快速查找。

（二）查询规定1.用人单位内部工作人员因工作需要查询解除终止劳动合同证明书时，应按照单位的档案查询流程进行申请和审批。申请时应说明查询的目的、范围和具体内容，经审批同意后，方可进行查询。2.对于涉及劳动者个人隐私的信息，如身份证号码、家庭住址、联系电话等，应严格按照保密规定进行管理和使用，未经劳动者书面同意，不得向任何第三方提供。3.外部机构或个人如需查询用人单位的解除终止劳动合同证明书，如劳动监察部门、司法机关等，应按照法定程序进行查询。用人单位应积极配合，提供相关资料，但应要求查询机构或个人出具合法有效的查询文件，并对查询用途进行严格限制。

六、证明书的示例

云南省用人单位解除终止劳动合同证明书

用人单位：-单位全称：[用人单位全称]-法定代表人姓名：[法定代表人姓名]-单位地址：[单位注册地址及实际办公地址]-联系电话：[办公联系电话]

劳动者：-姓名：[劳动者姓名]-性别：[劳动者性别]-身份证号码：[劳动者身份证号码]-联系地址：[劳动者常住地址]-联系电话：[劳动者联系电话]

劳动合同基本信息：-合同编号：[劳动合同编号]-签订日期：[年/月/日]-生效日期：[年/月/日]（如与签订日期一致，注明"与签订日期一致"）-终止日期：[年/月/日]（若因解除提前终止，填写实际解除日期）

解除或终止劳动合同原因：[详细说明解除或终止劳动合同的原因，如协商一致解除、劳动者单方解除、用人单位单方解除、劳动合同期满终止或其他原因，并注明具体依据]

解除或终止劳动合同时间：-解除或终止日期：[年/月/日]-工作交接情况：[简要描述工作交接完成情况]

经济补偿情况：-经济补偿支付情况：-支付金额：大写：[X]元整，小写：￥[X]元-支付时间：[年/月/日]-经济补偿计算标准：按照劳动者在本单位工作的年限，每满一年支付一个月工资的标准向劳动者支付。六个月以上不满一年的，按一年计算；不满六个月的，向劳动者支付半个月工资的经济补偿。劳动者月工资高于用人单位所在直辖