应付账款管理制度

应付账款管理制度一、总则1.目的为加强公司应付账款的管理，规范应付账款的核算与支付流程，确保公司资金的合理使用与安全，维护公司良好的商业信用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各子公司、分公司在采购商品、接受劳务等经营活动中形成的应付账款的管理。3.职责分工采购部门负责采购合同的起草、签订、执行与跟踪，确保采购业务符合公司规定和市场需求。及时收集、整理供应商发票、送货单等相关资料，并提交给财务部门。定期与供应商对账，核实应付账款金额，发现问题及时与供应商沟通解决。财务部门负责应付账款的核算、账务处理和资金支付安排。审核采购合同、发票等相关凭证，确保其真实性、合法性和完整性。定期对应付账款进行账龄分析，及时预警逾期账款，并向相关部门反馈。配合其他部门做好应付账款管理的相关工作，如协助采购部门与供应商谈判等。仓储部门负责验收采购物资，确保物资的数量、质量符合合同要求，并及时办理入库手续。定期与财务部门核对库存数量，保证账实相符。法务部门参与重大采购合同的审核，提供法律意见，防范法律风险。处理与应付账款相关的法律纠纷，维护公司合法权益。

二、应付账款的确认与计量1.确认原则公司在收到所购物资或接受劳务已验收入库，且相关的发票账单等结算凭证已收到时，按照发票账单等凭证记载的实际金额确认应付账款。如果所购物资已验收入库，但发票账单等结算凭证未收到，月末应按照暂估价值入账，下月初再用红字冲回。待收到发票账单后，再按照实际金额记账。2.计量方法应付账款应按照实际发生额入账，包括购买商品、接受劳务等应支付的金额，以及运输费、装卸费、保险费等相关费用。对于带有现金折扣的应付账款，按照发票上记载的应付金额的总值（即不扣除现金折扣）入账。实际发生现金折扣时，将折扣金额计入财务费用。

三、应付账款的核算1.账户设置财务部门应设置"应付账款"总账科目，按照供应商名称设置明细科目，进行明细核算。在"应付账款"科目下，还可根据实际需要设置"应付货款"、"应付劳务费"等二级明细科目，以便更清晰地反映应付账款的构成。2.账务处理流程采购业务发生时，采购部门根据签订的采购合同，填写请购单，经相关审批后安排采购。物资到货后，仓储部门负责验收，验收合格后填写入库单，并将入库单传递给采购部门和财务部门。采购部门收到供应商的发票账单后，核对发票与采购合同、入库单等凭证的一致性，无误后在发票上加盖"已审核"章，并将发票及相关凭证一并提交给财务部门。财务部门审核采购合同、发票、入库单等凭证后，按照本制度规定的确认与计量原则进行账务处理。对于已收到发票账单且物资已验收入库的业务，编制如下会计分录：借：原材料/库存商品等应交税费--应交增值税（进项税额）贷：应付账款--[供应商名称]对于已验收入库但发票账单未收到的业务，月末暂估入账时，编制如下会计分录：借：原材料/库存商品等贷：应付账款--暂估应付账款下月初红字冲回时，编制如下会计分录：借：原材料/库存商品等（红字）贷：应付账款--暂估应付账款（红字）待收到发票账单后，再按照正常业务进行账务处理。支付应付账款时，编制如下会计分录：借：应付账款--[供应商名称]贷：银行存款如果涉及现金折扣，实际支付时编制如下会计分录：借：应付账款--[供应商名称]贷：银行存款财务费用

四、应付账款的对账与清理1.对账管理采购部门应定期（每月至少一次）与供应商进行对账，确保双方账目一致。对账内容包括采购金额、已付款金额、未付款金额、发票号码、发票金额等。对账方式可采用电话沟通、邮件确认、发送对账单等形式。对账单应加盖公司财务专用章，并注明对账期间、对账金额、未达账项等详细信息。供应商对账单反馈后，采购部门应及时核对差异情况，分析原因，并与供应商协商解决。如存在争议事项，应及时反馈给财务部门和法务部门，共同研究解决方案。财务部门应定期（每季度至少一次）与采购部门核对应付账款明细账目，确保财务记录与采购业务一致。同时，财务部门应对应付账款的总账与明细账进行核对，保证账账相符。2.清理措施财务部门应定期对应付账款进行账龄分析，将应付账款按照账龄分为1年以内、12年、23年、3年以上等类别。对于账龄较长的应付账款，应及时查明原因，并采取相应的清理措施。对于因供应商原因导致的长期挂账应付账款，如供应商已注销、无法联系等，采购部门应提供相关证明材料，经审批后，财务部门可将该款项转入营业外收入进行核销处理。对于因公司自身原因导致的长期挂账应付账款，如合同纠纷、质量问题等，相关部门应积极协调解决。如确实无法支付的，应按照公司内部审批流程，经审批后进行核销处理，并将相关情况记录存档。每年度终了，财务部门应对当年的应付账款清理情况进行总结分析，评估清理效果，提出改进措施，为下一年度的应付账款管理提供参考。

五、应付账款的支付管理1.支付流程采购部门收到供应商的发票账单及相关结算凭证后，在规定时间内（如发票开具后的[X]个工作日内）提交给财务部门。财务部门对发票账单等凭证进行审核，审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性，采购合同的执行情况，入库单的准确性等。审核无误后，在发票上加盖"已审核"章，并编制付款申请单。付款申请单应注明供应商名称、发票号码、付款金额、付款用途、付款方式等信息，并按照公司内部审批流程进行审批。审批流程一般包括采购部门负责人审批、财务部门负责人审批、分管领导审批、总经理审批等环节。审批通过后，财务部门根据付款申请单安排资金支付。支付方式可采用银行转账、支票、汇票等形式。对于金额较大的款项，应尽量采用银行转账方式支付，确保资金安全。财务部门在支付款项后，应及时登记应付账款明细账和总账，更新相关财务记录，并将付款凭证等资料归档保存。2.支付审批权限应付账款的支付审批权限根据公司规定的金额范围进行划分：金额在[X]元以下的，由采购部门负责人审批后，财务部门即可支付。金额在[X]元至[X]元之间的，需经采购部门负责人、财务部门负责人审批后支付。金额在[X]元以上的，除采购部门负责人、财务部门负责人审批外，还需分管领导和总经理审批后支付。对于紧急采购业务，如因生产急需、设备维修等原因需要立即支付款项的，可按照公司规定的特殊审批流程进行，事后及时补办相关审批手续。3.支付风险控制财务部门应加强对应付账款支付的风险管理，严格按照支付流程进行操作，确保支付的准确性和安全性。在支付前，应对付款金额、付款对象、付款方式等信息进行再次核对，防止误付、多付等情况发生。对于存在争议的应付账款，如供应商与公司对发票金额、质量问题等存在分歧的，在争议未解决之前，不得擅自支付款项。定期对银行账户进行监控，确保资金余额充足，支付过程顺畅。如发现异常情况，应及时查明原因并采取相应措施。

六、监督与考核1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对应付账款管理制度的执行情况进行审计监督，检查采购业务的合规性、应付账款的核算准确性、支付流程的规范性等。审计过程中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对于违反制度规定的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理。2.绩效考核建立应付账款管理绩效考核制度，将应付账款管理工作纳入相关部门和人员的绩效考核体系。考核指标可包括应付账款周转率、逾期账款率、对账准确率、付款及时率等。通过绩效考核，激励各部门和人员积极做好应付账款管理工作，提高工作效率和质量。根据绩效考核结果，对表现优