湖南湘峰服饰有限公司材料采购制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1公司简介 湖南湘峰服饰有限公司材料采购制度优化设计1公司简介湖南湘峰服饰有限公司(以下简称:湘峰服饰公司)于2011年04月25日正式成立。法定代表人为付明冬,公司主要经营范围包括:各类男女服装、各类劳保用品、各类床上用品、各类皮具产品、各类帽子等。该公司服装的原材料主要是面料和辅料。面料有棉布、混纺、皮革、麻布、毛料等，辅料有里料、衬料、垫肩、拉链、绳子、扣子、装饰水钻、贴花等其他装饰物。2湘峰服饰公司材料采购制度现状及现有的流程图2.1公司材料采购制度现状湘峰服饰公司材料采购制度的现状：材料采购制度观念落后，与供应商未建立商业合作伙伴关系，材料运输效率低下。采购材料的质量难以控制，有时供应商不能按时交货，与供应商需要报价，对供应商的管理不强，没有对公司供应商进行评级，没有长期合作的供应商，导致在购买材料的时候，供应商会故意抬高价格，增加公司采购成本，给公司经济效益带来一定的影响。对采购过来的产品的质量没有严格的标准，产品的质量得不到保障。公司没有对采购产品的费用进行预算，采购产品的信息不完整，材料验收手续不缜密。2.2公司材料采购现有流程图公司材料采购制度现有流程图如图1所示：按采购制定计划接到生产部需求按采购制定计划接到生产部需求通知供应商并签订合同通知供应商并签订合同生产领用原材料入库供应商发货生产领用原材料入库供应商发货图1采购制度现有流程图对现有流程图的解析：接到生产部门需求，然后按采购制定计划，再通知供应商并签订合同，通知供应商发货，原材料入库，最后由生产部门领用原材料。3目前公司材料采购中存在的问题3.1采购之前未作出科学的采购计划在目前现有的材料采购管理模式下,采购管理人员没有对各组上报的材料市场价格及需求变动信息进行系统整理和综合分析,只是完成了自己的材料采购管理工作,忽略了对材料市场价格及需求变动进行分析预测和编制预算,采购管理人员没有充分关注当前市场材料供求的价格变动基本情况和材料价格供求变动的基本规律,没有准确把握好材料采购的最好选择时机来采购合理的材料数量，从而给公司带来了经济损失。采购部制定计划时带有独立性。经过对公司的调查发现，在制定计划时一般都是生产部和采购部进行沟通之后就做出了决定，没有与其他部门相互讨论，会导致做出的计划没有那么准确，计划制定具有很大的独立性。采购部没有考虑仓库的库存，仓库的原材料储存过多，这样会增加成本，对公司经济效益造成影响。3.2对供应商的管理差对每个供应商的不够了解，例如供应商的供货能力，材料质量的标准，售后服务和各种资质，还有供应商的诚信，供应商可能会谎报供应的质量还有供货的期数，对供应商没有定期评估，没有等级评定。不能找到质量更好以及价格更加便宜的供应商，不能够节约一定的采购成本。在公司方面，许多中小型企业认为供应商仅仅只是一个偌大公司中的一小部分，只是为了给企业提供材料，根本不会考虑供应商对企业的未来发展问题，这就可能导致企业采购的效率降低，以自身利益最大化，就难以与供应商建立长期的合作关系。长此以往，供应商也毫无压力，不对企业负责，导致企业产生巨大损失，最重要的是导致企业的信誉降低，流失客户资源。3.3材料验收手续不缜密检验人员没有对材料进行检验，没有对到场的材料和凭证认真核对，所以经常出现货证不符合的现象。材料的实际数量和购买数量可能不相等，材料的质量也得不到有效的保障。在公司的现有制度下，验收环节只有仓管员，这就可能存在舞弊的风险。质检员对货品进行检查，如果货物不符合要求，就必须通知采购，会计等部门及时将问题货物退回并考虑更换供应商，对手续不全，质量不合格的原材料拒绝验收入库。现有制度下，验收与监督程序不够信息化，公司依旧采用的是人工录入填写，在这种情况下，经常出现漏记，错记，同时也加大了舞弊的风险。另一方面，也有验收人员素质过低，缺乏良好的敬业精神以及专业知识不够扎实。4湘峰服饰公司材料采购制度优化设计方案及优化后的流程图4.1对公司材料采购制度优化的目的加强材料采购相关业务办理工作风险管理,做到有章可循,能够优化公司的材料采购流程，预防办理采购业务过程工作中的各种风险弊端,降低办理采购业务成本。调动员工的积极性,让采购制度得到进一步的优化和发展,也能够提高湘峰服饰公司在市场的竞争力,让湘峰服饰公司的事业得到发展。4.2公司材料采购制度的优化设计方案4.2.1制定科学的材料采购计划我建议公司的审计人员应当根据采购部门申报的物资采购清单,列出的采购项目初步预算,认真地填写审计工作底稿中的基本信息。然后根据审计核价依据,选定合适的审计核价方法,填写出审计核减金额和审定金额。采购部门在制定计划前，首先要查询仓库的库存原材料，再结合生产部门提供的请购单制定采购计划，以免导致库存原材料积压浪费的情况。采购管理人员可以了解公司对原材料的市场需求处理情况以及了解公司的产品生产线和销售活动计划,甚至了解公司的其他物资产品库存处理情况以及剩出来的产品订单处理情况,根据这些情况来自行决定需要采购的产品数量。其次采购管理人员一定要时刻充分关注市场价格不断变动的基本规律,采购人员还要根据市场供求和季节,抓住好时机,做出合理的采购计划。4.2.2加强对供应商的管理我认为公司首先要建立健全供应商企业准入管理制度,建立供应商企业信息手册资源数据库。其次公司的相关技术人员需积极参与建立相关企业生产合格证和供应商信息手册,从确保原材料的质量、价格以及供应商的服务态度等几个方面对供应商进行评价,作出评价后,找到在这些方面最好的供应商,这样在采购的时候对供应商提供的材料的质量进行严格把关,再从同等品质的材料里面选择更加便宜的材料。还应该全面具体了解和分析掌握一个供应商它在社会资金环境下的信誉,以及它的社会资金支持供应商的能力。对品牌供应商的品牌选择一定要公平、公正、公开，优胜劣汰,选出最好的品牌供应商。最后还要对列为一级供应商信息进行长期动态跟踪管理,并且按照要求我们公司所有长期合作的一级供应商每年都至少要进行一次相对阶段性的合格评价并且每年进行合格评级,所有的一级采购企业产品都至少需要在我们公司经过评估后认为比较合格的几个供应商中进行选择,而且公司还要严格建立企业黑名单管理制度,将那些不能切实信守公司承诺的采购企业全部列入涉及到产品供应方面的黑名单中。4.2.3建立完善的材料验收入库制度针对湘峰服饰公司材料入库验收手续不缜密的问题，我建议公司要完善验收制度。首先对供货单位错发材料品种货规格的物资，公司要核实数量，作好记录。第二对于材料数量不对的货物，做好验收记录工作，在验收时公司应该安排多名质检员，严格分工和仓库保管员一起对材料进行检查，核查货物的数量和质量，提出验收数据。第三对在运输途中损坏的材料，应该查明原因，分清责任。如果是运输单位的责任，应立即向运输放提出赔偿要求；如果是本公司的责任，有本公司作为损失。4.3公司材料采购制度优化后的流程图在对湘峰服饰公司的材料采购制度进行优化后，我制订了一个优化后的材料采购制度流程图如图2所示：图2采购制度优化后流程图对流程图的解析：首先生产部门进行原材料的采购申请，然后查询仓库原材料的库存情况，仓库没有足够的原材料就提出补货申请，再根据各部门的意见制定科学的采购计划，然后选择一级供应商生成订单。原材料到货时，质检员和仓管保管人员要对材料进行验收，验收合格后，制定材料入库单，生产部门进行用料申请并进行生产，最后生产部门也要材料进行核算，然后财务部再进行成本费用的核算。5对湘峰服饰公司材料采购制度优化设计的评价综上所述，湘峰服饰公司经营发展对物资需求的不断提升使得材料采购工作必须探索更为有效的工作和管理方式。采购流程的优化对公司来说有重要作用，采购制度的优化能做到公司财务透明也减少了经济事故的发生。通过以上的资料我介绍了湘峰服饰公司在供应链上各方面的情况，也把公司材料采购中存在的问题找出来了。针对湘峰服饰公司材料采购中这些问题，我制定了这些优化方案：对采购成本的管理；对采购制度的优化；推行对材料质量的严格标准；建立完善的材料验收入库制度；希望能够进一步推动企业的发展，能够提高湘峰服饰公司在市场中的竞争力，让湘峰服饰公司的事业得到更好的发展。

参考资料［1］作者：王立群.论文篇名：材料采购供应管理创新探讨[J]，刊物名：现代商贸工业.出版年2008年.卷（期）：9期论文在刊物中的页码2～3［2］周鸿伟.论文篇名：基于施工企业建筑材料采购管理方法的研究分析[J]，刊物名：房地产导刊.出版年2015年，第1期，在