某学院报销管理暂行办法

某学院报销管理暂行办法xx〔2021〕32号第一章总则第一条为进一步规范财务报销和会计核算工作，提高财务工作效率和服务质量，根据《中华人民共和国会计法》《政府会计制度》（财会〔2017〕25号）《江苏省财政厅关于印发严肃财经纪律若干规定的通知》（苏财办〔2015〕3号）等国家财经法规及高校财务管理相关规定，结合学校实际，制定本办法。第二条本办法适用于学校各单位开展教学、科研、行政管理、后勤保障等活动的各类经费报销事项。第三条经费报销遵循以下原则：（一）依法依规。报销内容应当严格遵守国家法律法规，严格执行学校的财经制度。（二）真实合法。报销票据应真实合法，不得虚构经济事项，不得伪造票据。（三）预算控制。经费报销遵循“先有预算、后有支出”的管理要求，按照预算安排的范围和预算额度开支。第四条各部门（单位）负责人应对本部门（单位）和职责范围内报销事项的真实性、相关性负责。项目负责人对经费使用真实性、相关性和票据来源的合法性负责。第五条财务人员应恪守职业道德，认真履行岗位职责，严格遵守各项财经制度办理报销业务，对不符合财务管理规定、未履行报批程序的报销事项，不予受理。第二章报销票据的基本要求第六条原始票据必须符合国家有关法规、制度的规定，不得伪造、变造、涂改、挖补；对任何一笔经济业务，不得拆分开具票据；不得虚构业务虚开发票。第七条从外单位取得的发票或收据，票据上方应印有“国家税务总局监制”或“财政部门监制”的票据监制章，并加盖填制单位的发票专用章（税票）或财务专用章（财政票据）。经办人取得税务发票后，应主动查询发票真伪，确保提供给财务报销发票的真实性和完整性。财务处审核过程中发现假发票，一律作无效票据处理，不予报销。第八条税务发票、财政票据等原始票据的付款方应为“某学院”，税务发票纳税识别码为：12321300469761368A，火车票、飞机票、保险费、电话费、校内结算票据等必须填开个人姓名或内部具体单位的除外。购置国产设备的，须取得由销货单位开具的增值税专用发票的发票联和抵扣联。第九条票据的基本内容及开具要求：（一）票据的基本内容包括票据名称、票据号码、联次及用途、付款单位信息、商品名称或项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位信息、开票单位印章等。（二）票据的填开须准确完整，内容真实，字迹清楚，印章清晰，大小写金额一致，不得涂改、挖补。若票据填开有误，应当由开票单位重新开具。（三）开具内容为滞纳金、罚款、通讯费及补助、烟、酒（外事接待除外）、预存卡、礼品、保健品、纪念品、化妆品、健身、按摩、洗浴、娱乐及明显个人消费性质的事项等相关经济事项的票据不得报销；话费预存、公交卡充值、储值卡购买等经济事项产生的票据不得报销。（四）票据内容无法填开明细时，需取得税控系统打印的清单，并加盖开票单位发票专用章。（五）采购货物或服务取得增值税专用发票的，报销时需同时提供增值税专用发票的发票联和抵扣联。（六）财政电子票据和税务电子发票的法律效力和使用规定与纸质票据相同。根据需要自行打印的税务电子发票版式文件可作为报销凭证，不得重复打印报销。第十条境外消费取得的票据应包含业务内容、时间、数量、单价等基本要素，报销时应将主要内容翻译成中文。提供外币兑换凭据的按兑换汇率报销，无法提供兑换凭据的按报销当天中国人民银行公布的兑换汇率折算。第十一条教职员工取得的报销凭据（发票），原则上应当在发票日期后三个月内报销完毕。除本办法有特别规定外，逾期不予报销。科研项目及教研项目因项目经费到位不及时而无法在规定时间内予以报销的，经费使用人或经办人应提供书面证明材料方可报销。第十二条发生原始票据遗失情况，经办人需向开票单位取得遗失票据存根联或记账联复印件，加盖开票单位发票专用章或财务专用章，经财务处审核后报销。丢失车票、船票、飞机票等交通票据的，由当事人书面说明事由，注明车次（或航班号等）、旅程、金额，并提供证明业务交易行为的网上交易记录及银行卡刷卡存根联、网银或第三方支付平台支付凭证，由部门负责人签字认可，并经财务处处长审批后方可报销。第十三条同时办理两笔以上业务相同、单据编号连续或相近的，视为同一笔业务，按单笔业务审批处理，不得将一笔支付业务分割为若干单笔业务报销。第十四条票据粘贴要求：（一）粘贴单按横版使用。（二）按业务类型分类粘贴，张数过多应分页粘贴。每张票据正面朝上，由左向右四角平铺贴在粘贴单装订线右侧，整体不超出粘贴单的边界。（三）粘贴单上应写明原始票据的合计金额和张数。第三章报销手续要求第十五条报销时应按报销内容填制相应的报销单，所填制内容必须真实、相关、完整、合法。每笔经济业务必须有负责该经济业务的经办人、知晓该经济业务的证明人（或验收人）、决定或执行该经济业务的部门（单位）负责人签字与审批，并注明经费列支渠道。报销单须根据《某学院财务收支审批办法》（xx〔2020〕37号）的规定逐级审批。项目负责人和经办人为亲属关系的，还需其上级领导审核签字。任何签字不得由他人代签。第十六条购买固定资产的，采购单位到资产管理部门办理固定资产登记，凭购物发票和固定资产登记单等办理报销手续。第十七条金额1万元（含）以上的采购项目报销需提供合作通知书（招标项目为中标通知书、询价项目为询价确认书）、合同原件（网购项目为网上订单）及验收单。出现采购内容调整、报销金额与合同价不一致等特殊情况的，须学校招标采购部门的书面认可。金额3万元（含）以上的基建和修缮工程项目的报销须附学校审计部门或中介机构出具的工程造价审核单，工程造价审核单须由审计部门负责人签字。金额3万元（含）以下的工程类项目造价单须由项目主办部门该项目负责人签字确认后方可报销。第十八条凡购买办公、实验、维修等材料、低值易耗品，按规定组织验收，经办人与验收人签字确认，并须提供购货明细清单或入库单。购买实验教学材料及低值易耗品，要附教务处的入库单，由保管人、验收人签收。报销打印、复印等费用时，须附供货单位提供的明细清单（含材料名称、单价、数量、金额等），清单须由经办人签字确认。1000元以上（含1000元）的报销事项须提供支出事项请示单，请示单的审批程序参照《某学院财务收支审批办法》（xx〔2020〕37号）。第十九条公务接待费报销，应附公务接待审批单、邀请函或来访单位公函。第二十条因公临时出国（境）费是指在职教职工（含持有境外永久居留证件或外国国籍者，下同）、全日制学生因公临时出国（境）发生的交通费、食宿费等费用。（一）在职教职工、全日制在校学生可通过线上和线下两种方式办理因公临时出国（境）手续。通过线上方式办理的，报销时须提供发票、“出国任务批件”、“临时出国（境）用汇核销单”。通过线下方式办理的，报销时还须提供“因公出国（境）外汇开支预算表”。（二）在职教职工因公临时出国在外时间超过90天（含）的，报销时还须提供人事部门签发的“出国（境）开支核销结算单”。报销国际机票，境内购票的，须提供飞机票或相关证明并附登机牌；境外购票的，须提供电子行程单并附登机牌，电子行程单上无机票价格的还须提供支付机票费用依据。第二十一条公务车维修费的报销须附维修厂家的正式发票和维修明细结算清单。第二十二条各部门（单位）应加强对本部门（单位）工作人员出差活动和经费报销的内控管理，严格出差审批。报销差旅费需附《出差审批单》（使用横向课题经费的除外）。教职工参加的年会、教学、科研等会议的会务费，原则上由财务处对公转账付款，个人垫付的，须提供付款证明材料。学校原则上不允许私车公用，对私车公用所产生的燃油费、过桥过路费等费用不予报销。报销国内机票，须出具加盖中国民航发票专用章的“航空运输电子客票行程单”。无行程单的，须提供相关证明，并附登机牌方可报销。第二十三条各类劳务费、津补贴均按人员造册，注明标准、工作量和金额（区分税前与税后），并须提供事前报批手续。校外人员须提供工作单位、身份证号码、银行卡账号等信息。支付学术报告或讲座酬金的，须提供讲座名称或相关报道。发放论证、评审咨询费的，须提供工作安排、会议记录等相关证明材料。学校发放给学生的各类奖学金、助学金、奖励、补贴、勤工助学报酬等，各单位需提供发放依据和发放资料电子文档，由财务处统一发放至学生个人银行账户。第二十四条版面费的报销，原则上是论文的第一作者，并且标注单位为“某学院”。普通论文版面费报销时，须提供该杂志社的发票（也可以是杂志的主管单位、主办单位、协办单位、出版发行单位出具的发票）、论文录用通知或论文封面、目录、文章复印件等证明材料。如果版面费提前支付，需提供银行汇款单或网银汇款记录或杂志社已收款证明。境外期刊发表论文时，须提供该国（地区）合法票据、银行汇款单或网银汇款记录或杂志社已收款证明等凭据。第二十五条实习实践费是指本科学生生产实习、见习、毕业设计、社会实践等发生的交通费、住宿费、实习单位管理费或实习指导酬金、材料费、学生实习保险费以及个别特殊专业实习必须的参观费、体检费等费用。报销时须提供相应发票。第二十六条横向科研经费报销按照委托方要求或科研合同、协议的约定执行。第四章财务结算要求第二十七条实行无现金报账制度。个人结算业务，教职工通过公务POS转入个人工资卡中；校外人员及本校学生发放至个人银行账户。第二十八条校内各部门之间发生经济业务办理转账，应填写“某学院内部往来结算单”，并附明细单据，经费负责人签字。校内各部门之间发生经济业务不得以现金方式结算。第二十九条发生对外业务，须提供收款单位全称、开户银行及账号，办理网上银行汇款。收款单位、发票开具单位与合同的签订方必须一致，三者不一致时，财务处不予办理转账业务。财政性资金安排的项目均属于国库集中支付范围，该类项目的款项支付严格按照国库集中支付的相关规定办理，不得自行垫付。第三十条逐步推行公务卡结算制度。实行公务卡结算后，财务处将不再办理个人借款业务，报销人员使用公务卡结算后，应在免息期内及时办理报销还款手续，如因报账不及时，超过了还款日期而产生