团体接待事务培训课件

团体接待

事务接待工作基本礼仪、接待工作的实施（）基本程序／(站起来)<——(注视对方)＼(微笑)（）基本环节亲切迎客热情待客礼貌送客

接待工作基本礼仪、接待过程中的次序礼仪要求）、就坐时，右为上座。即将客人安排在组织领导或其它陪同人员的右边。）、上楼时，客人走在前，主人走在后；下楼时，主人走在前，客人走在后。)、迎客时，主人走在前；送客时，主人走在后。)、进梯时，有专人看守电梯的，客人先进，先出；无人看守电梯的，主人先进，后出并按住电钮，以防电梯门夹住客人。)、奉茶、递名片、握手。介绍时，应按职务从高至低进行。)、进门时，如果门是向外开的，把门拉开后，按住门，再请客人进。如果门是向内开的，把门推开后，请客人先进。接待工作基本礼仪团体接待程序：若有会见与会谈、宴请、参观活动1接受任务2了解来宾3确定接待规格4制订计划5准备工作

会见、会谈6迎接来宾宴请娱乐送站接待小结参观游览团体接待事务一、了解来宾的基本情况。包括来宾的人数、姓名、性别、年龄、民族、职务、抵离时间、乘坐工具、来访目的、行程等。二、确定接待规格。高规格接待；对等接待；低规格接待

高规格接待指主要陪同人员比主要来宾的职位高的接待形式。如一公司的副总经理接待上级单位派来了解情况的工作人员，或接待一位重要客户，而该客户的职位不过是某公司部门经理。三、接待的规格对等接待指主要陪同人员与主要来宾的职位相当的接待形式。低规格接待指陪同人员比主要来宾的职位低的接待形式。相关知识①高规格接待固然能表现出重视、友好，但它会占用主陪人过多的时间，经常使用会影响主陪人的正常的工作。②低规格接待有时是因单位的级别造成的，有时是另有原因，用得不好，会影响与对方的关系；对等接待是最常用的接待方式。相关知识接待规格的确定：影响到接待规格的还有如下一些因素（）对方与我方的关系。当对方的来访事关重大或我方非常希望发展与对方的关系时，往往以高规格接待。（）一些突然的变化会影响到既定的接待规格。（）从前惯例。对以前接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准。（）对方要求接待规格的最终决定权在上司里，秘书仅提供参考意见。团体接待待程序：：若有会会见与会会谈、宴宴请、参参观活动动1接受任务2了解来宾3确定接待规格4制订接待计划5准备工作会见、会谈6迎接来宾宴请娱乐送站接待小结参观游览团体接待待事务（）、制制定接待待方案主要内容容：、确确定接待待规格、、、拟定定日程安安排、、、提供经经费列支支。）主要陪陪同人员员；）主要工工作人员员；）活动内内容、时时间、地地点、标标准、人人员；）会见、、会谈、、餐饮时时间、地地点、参参与人员员看页日程程表的格格式作业：训练（参考接接待日程程安排））形成的文文件：、工作筹筹备表、日程安安排表：：、接待经经费列支支（）工作作经费（）住宿宿费（）餐饮饮费（）劳务务费（）交通通费（）参观观、游览览、娱乐乐费用（）纪念念品费（）宣传传、公关关费用（）其他他费用如：经费费预算饮用水：：*元笔：*元元笔记本：：*元资料打印印：元共计：元元工作筹备备表(二)布布置具具体操作作事项．了解来来宾的基基本情况况．拟订接接待初步步意见．安排好好来宾住住宿．安排好好餐饮．安排好好工作用用车．确定陪陪同人员员名单．安排好好接站及及返程票票的预订订、预购购．印发活活动日程程表．安排领领导拜访访来宾．安排好好会谈、、参观等等事宜．安排观观光游览览．安排好好文化娱娱乐活动动．安排好好体育活活动．安排新新闻报道道工作．安排宴宴请。．互赠纪纪念品或或合影留留念．及时做做好接待待经费结结算．安排好好送行事事宜．写好接接待小结结接待的实实施一、迎接接来宾确定时间间、地点点、人员员、确认认、施礼礼二、安排排食宿三、安排排会见会会谈第三节会会见与与会谈一、会见见与会谈谈的含义义(一)会会见的含含义和种种类会见即与与别人会会面、相相见，是是一种礼礼貌性的的应酬，，也称会会晤，时时间较短短。通常常指主人人会见客客人。由由于双方方身份高高低的不不同，会会见有不不同的称称呼，习习惯上尊尊者、长长者和身身份、级级别、地地位高者者会见卑卑者、小小者和身身份、级级别、地地位低者者，叫““接见””或“召召见”；；反之，，则称为为“晋见见”。会见可分分为礼节节性会见见、政治治性会见见和事务务性会见见，或者者兼而有有之。(二)会会谈的含含义会谈是双双方就某某些实质质性问题题交流情情况，交交换意见见及达成成协议等等。内容容比较正正式。、通知联联络会见与会会谈的名名单、地地点、时时间一旦旦确定，，应及时时通知对对方。同同时，还还要了解解客人抵抵达方式式，以便便告知主主方的接接送方式式及接送送人员。。如果是是重要的的会见和和会谈，，事先应应由秘书书或其他他工作人人员进行行预备性性磋商，，确定会会见、会会谈的具具体日程程。会见与会会谈———秘书书应做好好的工作作会见与会会谈———秘书书应做好好的工作作、准备资资料（）、收收集对方方的相关关资料①对方求求见的目目的②对方相相关社会会背景，，如习俗俗、禁忌忌、礼仪仪等特征征③对方参参加会见见的人数数、姓名名、职务务等。④主要求求见人的的详细资资料（）、己己方单位位情况资资料、通知知主方参参加会见见和会谈谈的人员员①通知主主方接见见人②通知主主方陪同同人员③通知主主谈人④通知其其他会谈谈人员会见与会会谈———秘书书应做好好的工作作、了解会会见与会会谈的地地点和时时间（）会见见的地点点和时间间会见的地地点一般般安排在在主人的的办公室室、会客客室或小小型会议议室，也也可在客客人的住住所进行行。会见的时时间根据据会见的的性质来来定。（）会谈谈的地点点和时间间会谈的地地点一般般安排在在客人所所住的宾宾馆会议议室。会谈的时时间安排排应先征征求对方方的意见见。会见与会会谈———秘书书应做好好的工作作、场所的的布置及及座位安安排（）场所所的布置置会见场所所应准备备足够的的桌椅、、沙发、、茶几和和饮料等等物品。。所有摆摆放的家家俱，应应保证干干净、清清洁、大大方。会谈桌上上有时需需放置双双方标志志旗帜(如果是是涉外谈谈判，应应摆放两两国国旗旗)，现现场可放放置双方方主要人人员座位位卡，以以便与会会者对号号入座。。会见与会会谈———秘书书应做好好的工作作国旗悬挂挂两国国旗旗并挂三面以上上国旗并并挂（）会见见与会谈谈的座次次安排①会见的的座次安安排会见时应应遵循““主左客客右”的的原则，，即客人人坐在主主人的右右边。涉涉外会见见还应有有译员。。如下图图所示：：记录译员主客主人客方人员主方人员译员主客主人客方人员主方人员会见与会谈②会谈的座次次安排双方会谈一般般将谈判桌排排成长方形，，双方各坐一一边，主方位位于背门一侧侧如图(一)，或进门后后的左侧如图图(二)，双双方主谈人位位于各方长排排中央，其他他人员按右高高左低排列。。桌上应放置中中文座位卡，，涉外会谈，，要同时放置置对方语种的的座位卡。如如图所示。多边会谈的座座位可摆成圆圆形或方形。。会见与会谈会谈座位图（（）会谈座位图（（）会谈座位图（（）会谈座位图（（）会见座位位图会见与会谈会见与会谈的的基本程序．迎接．致辞、赠赠礼、合合影．会见或会谈谈．记录．结束合影图主人主主宾第第二主主宾客客方人员员（或主客插插排）主方人员摄摄影师问题讨论．怎样做好会会见的准备工工作?．会见与会谈谈准备工作的的基本要求是是什么?．什么是会见见?什么是会会谈?秘书人人员为什么要要做好会见与与会谈的准备备工作?宴请、宴请的形式式根据宴请的目目的、出席人人员的身份和和人数的多少少，可将宴请请分为：正式式宴会、便宴宴、酒会、冷冷餐会、茶会会、工作餐等等。、宴请的目的的可以是为某一一个人，也为为某一件事。。常见的有：：为代表团团来访；为庆庆祝某一节日日、纪念日；；为展览会的的开幕、闭幕幕；为某项工工程动工、竣竣工等等。宴请宴请的筹备、确定宾客名名单，发出出正式请柬、确定宴请规规格、确定宴请时时间，选好宴宴请场所、确定菜单、排定座次（（如图）排定桌次和座座次。桌次地地位有高低，，以主人的桌桌为基准，右右高左低，近近高远低。座座位中，以主主人为中心，，近高远低，，右上左下。。中式宴会的桌桌次安排把主桌、次次桌分别填进进代表桌面的的圆圈里◆以右为上。。当餐桌分为为左右时，以以面门为据，，居右之桌为为上。◆以里为主。。当餐桌分为为里外时，以以正门为据，，里侧之桌为主主。门门主桌次桌主桌次桌中式宴会的桌桌次安排把主桌①、次次桌②③分分别填进代表表桌面的圆圈圈里居中为上。主桌的右手为为上，左手为为下。即右高左低。。门门主桌①次桌②次桌③主桌①次桌②次桌③中式宴会的桌桌次安排把主桌①、次次桌②③④④⑤分别填进进代表桌面的的圆圈里在桌次较多的的情况下,上上述排列常规规往往交叉使使用。门次桌②主桌①次桌③次桌④次桌⑤１、迎客。秘秘书要提前到到达宴会场所所，检查相关关设备和准备备工作；主人人一般位于大大门口迎客。。尊贵客人到到达，主方还还可将人员排排成两排在大大门处欢迎。。宴请程序２、入席。人人数较多时，，要事先在桌桌上摆放名牌牌。入座时，，背对门口的的座位一定要要由主方人员员来坐，这是是个下座。宴请程序３、致辞、敬敬酒致辞要事先准准备好，一般般主人先讲，，客人致答辞辞，客人也可可在宴会中间间致答辞。席席间可进行适适当交谈。宴请程序４、散席主人应送客人人至大门口。。赴宴者礼仪、准时出席宴宴会、仪表整洁、按位落座、进餐要求、礼貌告别、宴会后致谢谢技能训练现有８人，安安排在一圆桌桌，请安排座座次，画出示示意图。门口主人、主客、、客人、主方方人员以右为尊以里为上居中为上问题讨论1．宴请者在举举办宴会时应应做好哪些方方面的准备工工作?9、静夜四四无邻，，荒居旧旧业贫。。。1月-231月-23Friday,January6,202310、雨中中黄叶叶树，，灯下下白头头人。。。00:42:5000:42:5000:421/6/202312:42:50AM11、以我我独沈沈久，，愧君君相见见频。。。1月-2300:42:5000:42Jan-2306-Jan-2312、故人江海海别，几度度隔山川。。。00:42:5000:42:5000:42Friday,January6,202313、乍乍见见翻翻疑疑梦梦，，相相悲悲各各问问年年。。。。1月月-231月月-2300:42:5000:42:50January6,202314、他乡生生白发，，旧国见见青山。。。06一一月202312:42:50上上午00:42:501月-2315、比比不不了了得得就就不不比比，，得得不不到到的的就就不不要要。。。。。一月月2312:42上上午午1月月-2300:42January6,202316、行动出出成果，，工作出出财富。。。2023/1/60:42:5000:42:5006January202317、做前前，能能够环环视四四周；；做时时，你你只能能或者者最好好沿着着以脚脚为起起点的的射线线向前前。。。12:42:50上上午午12:42上上午00:42:501月-239、没没有有失失败败，，只只有有暂暂时时停停止止成成功功！！。。1月月-231月月-23Friday,January6,202310、很多多事情情努力力了未未必有有结果果，但但是不不努力力却什什么改改变也也没有有。。。00:42:5000:42:5000:421/6/202312:42:50AM11、成功就是是日复一日日那一点点点小小努力力的积累。。。1月-2300:42:5000:42Jan-2306-Jan-2312、世间成成事，不不求其绝绝对圆满满，留一一份不足足，可得得无限完完美。。。00:42:5000:42:5000:42Friday,January6,202313、不知香积寺寺，数里入云云峰。。1月-231月-2300:42:5000:42:50January6,202314、意志坚坚强的人人能把世世界放在在手中像像泥块一一样任意意揉捏。。06一一月202312:42:50上上午00:42:501月-2315、楚塞三三湘接，，荆门九九派通。。。。一月2312:42上上午1月-2300:42January6,202316、少年十十五二十十时，步步行夺得得胡马骑骑。。2023/1/60:42:5000:42:5006January202317、空山新雨后后，天气晚来来秋。。12:42:50上午午12:42上上午00:42:501月-239、杨柳散和和风，青山山澹吾虑。。。1月-231月-23Friday,January6,202310、阅读一切好好书如同和过过去最杰出的的人谈话。00:42:5100:42:5100:421/6/202312:42:51AM11、越越是是没没有有本本