办公软件操作技巧

1、2012年5月25日郭坤培训系列员工技能提升训练系列之办公软件常用技巧2012年5月25日郭坤培训系列主要内容 Word的操作技巧 Excel的操作技巧 其他操作技巧2012年5月25日郭坤培训系列Word的操作技巧如何快速录入数学公式 如何取消自动编号如何快速输入英文大小写如何调整行距如何快速调整文字大小如何去除页眉中的横线如何输入偏旁部首如何输入平均值如何进行逆打如何添加行号如何快速插入时间、日期如何把表格一分为二如何快速输入中文大小写鼠标键盘的联合使用如何快速设置上下标如何插入个性页码2012年5月25日郭坤培训系列Word的操作技巧 如何快速录入数学公式？示例具体操作：第1步：Ctrl

2、+F9第2步：输入代码(eq )第3步：“Shift+F9”或者点击右键“切换域代码”eg: 分数-f(分子,分母) 根式-r(根指数，被开方数)注： eq和之间要有空格2012年5月25日郭坤培训系列方法1：每次使用退格键BackSpace方法2：换行时按两次回车键Enter方法3：换行时按“ShiftEnter”键方法4：当换行自动加上编号时，按下Ctrl+Z键方法5：自动套用格式-选项-键入时自动套用格式-自动编号列表取消Word的操作技巧 如何取消自动编号？示例2012年5月25日郭坤培训系列Word的操作技巧 如何快速输入英文大小写？示例方法1：输入时根据要求选择大写锁定键 Caps

3、Lock方法2：使用Shift+F3，每次在全部大写、首字大写、全部小写进行切换2012年5月25日郭坤培训系列Word的操作技巧 如何调整行距？示例方法1：选定，点击右键-段落-行距，调整单倍、1.5倍、双倍方法2：使用Ctrl+1、Ctrl+5、Ctrl+2，调整单倍、1.5倍、双倍2012年5月25日郭坤培训系列Word的操作技巧 如何快速调整文字大小？示例方法1：选定，点击字号选择数值，调整字号方法2：选定要调整的文字 使用Ctrl+Shift+ 逐渐调大字号2012年5月25日郭坤培训系列Word的操作技巧 如何去除页眉中的横线？示例方法1：选中页眉内容，页面布局-边框，边框设置“无

4、”，应用于“段落”方法2：选中页眉内容，右键-样式-将所选内容保存为新快速样式，点击修改-格式-边框，边框设置“无”，应用于“段落”2012年5月25日郭坤培训系列Word的操作技巧 如何输入偏旁部首？示例插入-符号-其他符号 字体选择为“标准字体”，子集选择“CJK统一汉字” 出现的汉字是按照偏旁部首排列的2012年5月25日郭坤培训系列Word的操作技巧 如何输入平均值？示例在所要加平均值的数字前插入符号即可方法：插入-符号-字体选择-“symbol”-2012年5月25日郭坤培训系列Word的操作技巧 如何进行逆打？示例Office按钮-打印-选项-高级-打印 选中“逆序打印页面”201

5、2年5月25日郭坤培训系列Word的操作技巧 如何添加行号？示例页面布局-行号-行编号选项-版式-行号-添加行号 可以进行设置行号2012年5月25日郭坤培训系列Word的操作技巧 如何快速插入时间、日期？示例插入系统当前日期：Alt+Shift+D插入系统当前时间：Alt+Shift+T这个时间和日期是不随着时间和日期变化而变化2012年5月25日郭坤培训系列Word的操作技巧 如何把表格一分为二？示例第1步：先把插入点移动到要成为下表首行的表格行中第2步：按下“Ctrl+Shift+Enter”Word会在插入点所在行的上方插入一个空白行，将表格一分为二如果需要把拆分后的表格放在前后两页，

6、则需按“Ctrl+Enter”2012年5月25日郭坤培训系列Word的操作技巧 如何快速输入中文大小写？示例选择输入法为“智能ABC输入法” 如果输入中文大写，“ Shift+I”+小键盘+代码+回车键 如果输入中文小写，i+小键盘+代码+回车键代码表：Q-千 W-万 E-亿 R-日 T-吨 Y-月 U-微 I-毫 O-度 P-磅 A-秒 S-十 D-第 F-分 G-个 H-时 J-斤 K-克 L-里 Z-兆 X-升 C-厘 B-百 N-年 M-米选择搜狗输入法，输入“v+数字”进行选择2012年5月25日郭坤培训系列Word的操作技巧 鼠标键盘的联合使用示例按住Ctrl，鼠标点击文档左侧空

7、白处，可以全部选定文档按住Ctrl，鼠标单击文字区，可以选定一个以句号结束的句子按住Shift，单击文本区，可选定从光标到该位置的文本选定一文本，按住Shift，单击其他区域，选定区扩大到当前位置按住Alt，拖动鼠标，可以选定任意一矩形区域2012年5月25日郭坤培训系列Word的操作技巧 如何快速设置上下标?示例方法一：选定需要设置的文字，右键“字体”，选择上标、下标方法二：选定需要设置上下标的文字。 设置为上标，按 Ctrl+Shift+“=” 设置为下标，按 Ctrl+“=”2012年5月25日郭坤培训系列Word的操作技巧 如何插入个性页码？示例插入-页码-页边距 选择各种个性页码20

8、12年5月25日郭坤培训系列Excel的操作技巧如何快速移动/复制单元格如何快速选定Excel区域如何快速给数字加上单位如何绘制平直线或对角线如何快速输入相同文本如何在同一单元格换行如何快速计算年龄如何快速输入时间如何快速隐藏/显示行或列如何使用下拉列表如何插入“”如何快速输入身份证号如何快速输入特殊符号如何查看相距较远的数据如何同时运算多个单元格如何快速合并文本如何给各类型数据不同用颜色如何进行背景设置常用快捷键和功能键常用函数2012年5月25日郭坤培训系列Excel的操作技巧 如何快速移动复制单元格?示例移动单元格：按选定单元格，按住鼠标左键拖动到新位置复制单元格：先按下 Ctrl，然后

9、拖动鼠标2012年5月25日郭坤培训系列Excel的操作技巧 如何快速选定Excel区域?示例选定不连续区域：按住Ctrl的同时点击需要选定的区域选择连续区域：点击需选定区域左上角单元格，按住Shift点击需选定区域右下角单元格2012年5月25日郭坤培训系列Excel的操作技巧 如何快速给数字加上单位?示例选定需要加单位的数字单元格（按住Ctrl进行选定） 右键-设置单元格格式-数字-类型 输入“#+单位”，确定即可2012年5月25日郭坤培训系列Excel的操作技巧 如何绘制平直线或对角线？示例插入-形状-线条 点击线条，同时按下Shift，绘制出的则为平直线或者45斜线点击矩形的同时按下

10、Shift，则绘制为正方形点击椭圆同时按下Shift，则绘制为圆形 2012年5月25日郭坤培训系列Excel的操作技巧 如何快速输入相同文本？示例方法1：复制-粘贴（即Ctrl+C-Ctrl+V）方法2：快速粘贴键Ctrl+D（向下粘贴）、Ctrl+R（向右粘贴）方法3：按住Ctrl同时点击需输入相同内容的单元格，输入文本，按 Ctrl+Enter2012年5月25日郭坤培训系列Excel的操作技巧 如何在同一单元格换行？示例在选定单元格输入一行后，按 Alt+Enter 即可进入下一行2012年5月25日郭坤培训系列Excel的操作技巧 如何快速计算年龄？示例在单元格A1中输入出生年月日（

11、用斜线“/”分隔年月日），在单元格A2中输入 =DATEDIF(A1,TODAY(),“y”)2012年5月25日郭坤培训系列Excel的操作技巧 如何快速输入时间？示例静态时间：选定单元格，按 Ctrl+Shift+；动态时间：使用函数 NOW()2012年5月25日郭坤培训系列Excel的操作技巧 如何快速隐藏/显示行和列？示例方法1：选定行或者列后使用右键-隐藏/取消隐藏方法2：隐藏选中单元格所在行：Ctrl+ 9 隐藏选中单元格所在列：Ctrl+ 0 取消隐藏行：Ctrl+Shift+ 9 取消隐藏列：Ctrl+Shift+ 02012年5月25日郭坤培训系列Excel的操作技巧 如何

12、使用下拉列表？示例第1步：选择需要设置下拉列表的单元格，数据-有效性-设置 第2步：在“允许”下拉列表选择“序列”，在“来源”输入设置下拉列表所需数据序列 第3步：点击所需下拉列表单元格，进行选择2012年5月25日郭坤培训系列Excel的操作技巧 如何插入“”？示例选择要插入“”的单元格，右键-设置单元格格式-字体字体选择“Marlett”，然后输入a或者b，即显示“”2012年5月25日郭坤培训系列Excel的操作技巧 如何快速输入身份证号？示例方法1：右键-设置单元格格式-字体-文本/数值方法2：输入前，先输入“ ”(必须为英文状态下输入)2012年5月25日郭坤培训系列Excel的操作

13、技巧 如何快速输入特殊符号？示例在需要输入符号的单元格里输入一个代替字母（文档中不出现）表格制作完成后，进行查找、替换，全部替换为所需特殊符号注：将“单元格匹配”前面的勾去掉，否则可能无法替换2012年5月25日郭坤培训系列Excel的操作技巧 如何查看相距较远的数据？示例把鼠标指针移到工作表底部水平滚动条右侧的小块上，鼠标指针便会变成一个双向的光标。把这个小块拖到工作表的中部，便会发现整个工作表被一分为二，出现了两个数据框，而其中的都是当前工作表内的内容2012年5月25日郭坤培训系列Excel的操作技巧 如何同时运算多个单元格？示例在空白单元格输入需要同时运算的数字，并复制选择需要运算的多

14、个单元格右键-选择性粘贴，选择“加、减、乘、除”进行运算清除需要同时运算的数字2012年5月25日郭坤培训系列Excel的操作技巧 如何快速合并文本？示例使用 & 进行合并D1=A1&B1&C1复制-选择性粘贴如需加分隔符则为：&“-”&2012年5月25日郭坤培训系列Excel的操作技巧 如何给数据用不同颜色？示例打开所需调色的列，格式-条件格式，单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中所需的选项单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“*色”按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件2012年5月25日郭坤培训系列Exce

15、l的操作技巧 如何进行背景设置？示例页面布局-背景-插入图片2012年5月25日郭坤培训系列Excel的操作技巧 常用快捷键、功能键示例F1：帮助F2：输入F4：重复上一步操作F5：定位F7：拼写检查F8/Shift：扩展选定Alt+0128：欧元Ctrl+Tab：可在打开的工作簿间切换Ctrl：选定不连续单元格2012年5月25日郭坤培训系列Excel的操作技巧 常用函数 A示例SUM：计算所有参数数值的和，SUM（Number1,Number2）ABS：绝对值，ABS（number）IF ：指定条件逻辑判断的真假 IF(Logical,Value_if_true,Value_if_fals

16、e)INT：将数值向下取整为最接近的整数， INT(number)2012年5月25日郭坤培训系列Excel的操作技巧 常用函数 B示例VLOOKUP：在数据表的首列查找指定的数值，并由此返回数据表当前行中指定列处的数值 VLOOKUP(lookup_value,table_array,col index_num,range_lookup)TODAY：系统日期，TODAY()VALUE：将代表数值的文本型字符串转换为数值型，VALUE(text)2012年5月25日郭坤培训系列搜狗拼音输入法的操作技巧 “V”的特殊用法 如何快速找到所需的字 遇到不会读的字怎么办 如何快速输入特殊符号 如何快速

17、输入时间日期2012年5月25日郭坤培训系列搜狗拼音输入法的操作技巧 “V”的特殊用法示例中文数字金额大小写：v+数字罗马数字：v+99以内的数字年份自动转换：v+年月日数字年份快捷输入：v+数字n数字y数字r计算结果输入：v +数字+运算符号+数字2012年5月25日郭坤培训系列搜狗拼音输入法的操作技巧 如何快速找到所需的字？示例方法1：输入汉语拼音，按“+”或“Page Down键”一页一页找方法2：输入汉语拼音，按“Tab键”，然后分别输入偏旁及部首的第一个字母（或输入笔画辅助码）2012年5月25日郭坤培训系列搜狗拼音输入法的操作技巧 遇到不会读的字怎么办？示例方法1：使用五笔输入法进行输入方法2：使用比划输入，输入u后输入