最新公司物资采购管理制度资料

1、XX公司物资采购管理制度为了规范公司的物资采购行为，降低采购成本，满足生产需要， 加强对物资采购的监督管理，特制定（修订）本制度。一、本制度是公司采购原料、生产用机物料以及其他开发新产品、 新工艺所需物资过程中的决策、质量检验和价格监督等行为的基本规 范。二、采购工作应遵循的原则1、执行经审核批准的计划采购原则；2、执行询价、议价、比质、比价的招标采购 原则；3、供方评定原则；4、生产部门检验把关原则；5、秉公办事、维护公司利益原则。三、米购机制（一）集中采购：1、原料采购，包括国内、国际市场原料采购。2、机物料采购，包括包装料、油料化工、轴承橡胶、电器水暖、 五金建材、工具标准件、劳保杂品等

2、。3、集中采购部分，由营销部统一负责。4、一般贸易或进料加工贸易项下的进口原料， 涉及相关的银行、 商检、海关、损失赔付、原料核销、台帐等业务由进出口部负责办理。（二）专项采购：客户指定的专用原料或特殊原料、器材采购及外协新制品加工、 维修业务，由生产部负责办理。四、采购计划管理（一）原料采购计划1、原料采购以满足客户需求、稳定生产和保证产品质量、降低 生产成本为原则，实行指导计划和指定计划两种管理方式。其中，指 导计划是指主体生产原料月度采购计划； 指定计划是指随品种调整需 采购的非主体原料计划。 生产部根据各分场生产计划安排制定原料采 购计划。2、营销部依据原料采购计划，与生产部沟通好生产

3、用原料的接 批、换批进度，并根据市场货源及价格波动情况， 适时提出采购申请， 经总经理批准执行。3、如因品种调整或客户指定原料时，营销部与生产部在充分沟 通的基础上，由生产部提出采购计划，经总经理批准执行。（二）机物料采购计划1、机物料采购计划以满足生产、合理库存、降低消耗为原则， 实行专项计划、周计划和临时计划。2、专项计划主要是因品种调整、技术改造所需专件、器材、容 器等大宗物资的采购，以及进口设备的非常用维修采购计划。3、周计划主要针对生产用包装料、浆料、日常设备维修保养须 更换的配件、器材、润滑油料等，按下周消耗所提报的采购计划。4、临时计划，近途采购的常用电气、水暖、五金、工具、标准

4、 件、杂品等非生产急需物品。5、使用部门提报机物料需用计划时，应正确注明名称、规格、 型号、数量，对品牌或产地有特殊要求的也应注明，急用的要注明需 用时间。（三）严格计划提报与审批1、各分场、生产车间或部门日常生产、维修所需机物料采购计 划，须本部门主管领导（副总或车间主任）审批。2、因品种调整、技术改造所需器材、专件、容器等大宗物资的 采购计划，由生产部或分场提报，经分管副总经理审批。3、对采购计划要严格监督，对淘汰的配件、器材要按规定现场 验收，严禁造成浪费。4、包装料由分场据其生产品种提报使用总量和日用量计划，并 经生产部审核。 包装料库存不超一周用量。 试纺用小批量纸管及包装 物，由生

5、产部提报计划。5、周采购计划须于每周三以前提报，临时计划随用随提报。严 格控制计划，避免库存积压。6、分场、车间（部门）计划报送机物料仓库，由司库根据库存 审核编制采购计划并签字。仓库要严格控制库存。7、使用部门对已报计划需要变动或撤销，应及时通知仓库和采 购部，以便及时撤销或变更采购计划。五、合格供方管理（一）合格供方，是指依法成立，具有法人或生产经营资格和良 好信誉，并经公司按程序审查认定的供应商， 列入公司合格供方名录。（二）供方管理机制1、营销部、生产部、分场（车间）是合格供方评议、审核部门， 营销部会同生产部、分场（车间） ，每半年一次对公司合格供方进行 一次评议、审核、更新。2、同

6、类产品的合格供方须选择三家及以上。专件器材供方发生 变化，事先必须经生产部同意。（三）合格供方选择的评审依据1 、供应商资质（营业执照、 法人代码证、税务登记证等）、质量、 安全、环保等，符合国家法律法规要求。2、特约经营、维修等有关证明文件。3、供应商业务经营情况及相关业绩证明，经在市场上了解、收 集的信息，有良好的信誉。4、供应商提供的产品，经过本公司检验、试用或使用，并经生 产部门鉴定和认定。（四）取消合格供方资格1、提供的产品发生两次质量问题，且未能有效改善的；2 、存在供货价格不合理，售后服务及信誉差等问题的；3、对相关部门人员行贿或提供其他不正当利益的。六、采购合同管理1、原料采购

7、必须一律签订书面购货合同，原料采购合同须经总 经理签批，业务经办人落实合同的执行，并保管存档。2、大宗机物料采购必须实行合同管理。3、零星机物料采购原则上应签订书面购货合同，在本市直接购 买或外地采购以供方报价单为约定的，须经分管副总签批。七、采购价格管理1、原料集中采购。原料市场价格波动较大，是影响生产成本的 主要因素。要认真分析和把握价格趋势， 适时提出原料集中采购申请， 报经总经理审批。2、日常计划的原料、机物料采购。业务员必须做到每笔采购比 质比价、货比三家，并提供采购询价、议价报告表 ，经分管副总 审核确定供方和采购价格。3、能够用招标方式采购的，要实行招标采购。4、采购价格上调，必

8、须凭供方书面调价通知或购货合同，报分 管副总审批，否则仓库不予办理入库手续。5、营销部、生产部应做好供方市场和采购价格调查和审核，对 违规采购提出考核建议。八、采购质量管理1、对需采购的原料或机物料，要符合生产质量要求，质量标准 由生产部负责提出。 采购前必须经过样品检验或经试用及已长期使用 鉴定为合格的。2、采购原料进厂，生产部验配组及时检查是否包装破损、污染、 浸水等，并按比例抽样检测各项质量指标，检测结果报送生产部、经 营部，对存在严重质量问题的，提出处理意见，报请总经理。3、对购进的每笔机物料，由提报计划的使用部门参与验收，入 库单须经使用部门主管负责人签字。九、采购入库入账管理（一）

9、原料入库1、采购原料到厂，业务员应及时通知仓库接货。将供货单位、 原料品种、规格型号、数量及结算方式（一般贸易、来料加工、进料 加工、赠送或其它）等信息提供给仓库司库。2、棉花入库司库要会同生产部验配组进行逐批过磅，化纤等其 他原料入库，应抽检重量， 发现重量或数量不符，司库应及时反馈到 经营部处理，否则不接收入库。3、原料入库由业务员编批录入微机帐，并打印原料入库（入 帐）结算单一式二联，交仓库司库验收签字后，由生产部填写检验 结果，“黄联”转财务作为入帐凭证， “红联”由业务主办随发票经审 核送财务入帐。4、原料进厂后，仓库司库如果没有接到通知，不明货物来源， 应拒绝接收，并通知营销部处理

10、。5、原料入库编批规则：原料批号代码 =品种代号 +年份+大批号+小批号原料批号代码从左至右分别代表： 第 1、2、3 位为原料品种代号， 用原料英文名称的三个大写字母表示；第 4、5、6、7 位为年份代号， 用数字表示；第 8、9、10 位为大批号，用数字表示。 （同批中的小批 号由生产部编写并录入。 ）6、原料入库后，验配组应在两个工作日内拿出检验结果，将验 收重量、公定重量录入原料入库（入帐）结算单 ，检验指标手工 填写，送财务部审核入帐。因质量或数量问题需作降价或折扣、退货 处理的，生产部报总经理批示后由营销部、财务部办理相关手续。7、原料入库后，司库应及时登入原棉分类明细帐和出入库

11、台帐。未经检验的原料不得投入使用，特殊情况须经生产部批准，司 库、检验员和分场共同验收确认，同时办理入库、出库手续后投入使 用。8、原料下脚入库，由各分场、车间计划员与原料司库现场清点 交接后录入微机帐。（二）原料帐务管理1、原料入帐由业务员填写 入帐审批单，附红联原料入库 （入 帐）结算单和原料发票，经分管副总签字转财务部审核，报总经理 签批后办理入帐。2、原料（包括下脚）使用出库由生产部用微机录入 - 车间原 料领用单并打印一式三联，司库依据领用单（白联）安排将原料送 入生产车间， 并与分场清梳操作员交接签字后司库自存， 黄联由生产 部留存，红联转财务部审核出账。车间要建立原料领用台帐以备

12、 核查、对账。3、分场原料退库由生产部录入红字原料领用单，办理退库、入 帐手续。4、营销部、生产部、分场，应于每周六对当周所采购入库原料、 销售产品、原料领用、回花及下脚入出库明细打印列表， 与仓库核对， 发现问题及时纠正。5、月底盘存，财务部出具原料收发存汇总表，并与营销部、生 产部、分场对当月出入库原料数量、重量进行核实签字后，分送公司 领导及有关部门、分场。如有不符，应查明原因并做出处理意见，报 总经理批准后执行。6、生产部每月按结算重量核算原料耗用数量，报财务部计算成 本，并按公重和重量差异分析原料消耗情况， 为降低原料成本提供管 理依据。7、原料销售出库需经总经理批准，营销部录入销售

13、申请单 财务部按产品销售出库程序打印 销售出库单 一式二联，开具发票， 加盖“发票专用章”和“转账讫”有效。红联财务入账，黄联经总经 理签字后为出门凭证。8、对来料加工的原料，营销部会计、财务部依照合同约定建立 专门台帐，逐笔核查、核销。9、顾客代存原料，须总经理批准。代存原料进厂时应在门卫处 如实登录台帐以备核查， 到仓库经司库验收、 并登录代存物资台帐单 独存放，入库、出库必须有代存人签字。（三）机物料入库及帐务管理1、采购机物料到库，业务员要及时通知仓库接货，并会同司库 和使用部门对货物进行验收，发现问题及时处理。2、采购物资入库前，因质量或规格型号不符等原因需退货的，由业务员填写物资退

14、货通知单 ，经分管副总签批后办理出门。3、机物料验收后要及时办理入库。由业务员微机录入材料入 库单打印一式三联，经司库和使用部门验收签字。其中，司库按库 存量直接提报计划的， 材料入库单经生产部主管审查签字；分场 （车间）提报的，由其部门主管审查签字。4、材料入库单白联仓库留存，黄联送财务部审核，红联由业 务员附入账审批单 、购货发票，经分管副总审核，总经理签批后 转财务入账。5、财务部对采购物资的入帐应严格审核，对入库单与发票不符 的，发现价格和费用有问题的不能办理入帐手续， 并向总经理报告处 理。6、生产领用的机物料，在使用过程中发现质量问题的，使用部 门应及时退库，并报告分管副总，由采购

15、部门提出退货、索赔或处罚 等意见，并办理退货手续。7、采购入库的物资，因质量问题或库存调剂退货，需由业务员 录入红字材料入库单 ，仓库司库核对后签字，经分管副总签批后 到财务部办理冲帐和出门手续。（四）外协新制品加工及维修1、外协新制品加工，由使用部门提报计划并维修单和附相关技 术（图纸）要求，经机物料仓库签字后，由生产部办理。机配件出厂 维修，须在门卫做好进出厂登记。2、外协新制品及维修完成后，入库、出库与机物料采购入库、 出库程序相同。十、机物料出库及库存管理（一）机物料出库1、机物料出库，由领料人填写领料单一式两联，经部门负 责人签批后到仓库领料。司库留存一联，凭单发料，复查销卡，微机

16、录入出库单。另一联由司库填写价格返回分场核算内部消耗。2、使用部门领用一般维修配件、生产用材料，由分场（车间） 主管或副职签批；整台（套）器材、技术改造专件、容器等领用，须 经生产副总签批。3、仓库司库严格执行以旧换新制度。生产部门维修领用配件、 器材、轴承、胶带、工具和非一次性投入使用的材料等，一律实行以 旧换新。4、机物料销售出库，由营销部业务员微机录入销售出库单 并加收管理费（近途 15%，远途 20%），财务部审核打印，同时财务收 款，开具发票，办理出库。发票出门联须分管副总签字方可放行。（二）机物料库存1、机物料库存， 应根据使用性质分零库存和定额库存严格控制。2、凡能在本市区采购到

17、的、非生产急需的物料（如工具、材料、 杂品等），随用随买，实行零库存。3、对多机台生产设备常用易损配件、器材，实行定额库存，按 一周的用量核定， 库存低于一周用量时应及时补库； 对单机台生产设 备易损配件，按最低库存限量，用一个补一个。4、加强库存帐龄管理，要求一般库存物料账龄不超两个月，对 超过规定帐龄的物资要进行分析，属不正常库存的，应及时调剂。5、财务部应加强物资帐务监督管理，每月定期查库。发现帐物不符，必须查明原因，及时处理。月末由财务按盘存日期结帐，并出具盘存表。6、对于超过规定帐龄的积压物资，因分场（车间） 、部门计划失 误造成的，由综合部对其落实考核。十一、消耗管理1、节能降耗、降低成本，始终是企业管理的重点。公司每年根 据实际制定或修订各分场（车间） 、部门的月度消耗指标，并进行控 制和考核。2、各分场（车间）、部门制定工段、轮班消耗定额，并定期对维 修工段和轮班的机物料消耗和流向进行分析，加强消耗管理和考核。3、各分场（车间）、部门消耗，纳入公司月度管理工作评价，对 超出指标和非正常消耗的问题，查找原因，加强措施、完善管理。4、机物料仓库每月对各分场（车间） 、部门机物料消耗