第六章信息与沟通

内部控制 讲授者 : 杨 敏 (副教授 ) 联系方式： 86983215 手机：温馨提示：请大家上课时将手机关 机或改为静音状态。 第六章 信息与沟通 第一节 内部信息传递 第二节 信息系统 第三节 沟通 信息与沟通 学习目的与要求 本章对内部信息传递、信息系统、沟通等内容进行了深 入探讨。 通过本章的学习，理解内部信息传递的基本流程与原则 ，掌握内部信息传递各环节的主要风险点及控制措施，掌握 各种信息系统开发方式的主要风险点及控制措施，掌握信息 系统开发个阶段各个环节的主要风险点及相对应的控制措施 ，掌握沟通的渠道与方式，了解内、外部沟通的要点。 信息与沟通 信息混乱 车毁人亡 引 例 1 内部信息传递的定义 2 信息的内涵 3 内部信息传递基本流程 4 添加一级标题 第一节 内部信息传递 4 内部信息传递的总体要求 5 内部信息传递各环节的主要风险点及控制措施 添加总结文字 1 内部信息传递的定义 按照 企业内部控制应用指引第 17 号 内部信 息传递 的规定 ,内部信息传递是企业内部管理层 级之间以报告为载体和形式传递生产经营管理信息 的过程。 信息在企业内部进行有目的的、及时的、准确的、 安全的传递，对贯彻企业发展战略、正确识别生产 经营中的风险、及时纠正操作错误、提高决策质量 具有重要作用。 添加总结文字 2 信息的内涵 信息是对人有用的、能够影响人们行为的数据。 信息是数据的含义，是人们对数据的理解，是数据加工 后的结果。数据是信息的载体，没有数据便没有信息， 因此信息不能单独存在。要想获得信息就要先获得载荷 信息的数据，对其加工才能获得信息 。 战略性 策略性 操作性 交易数据 信息加工与筛选 高层管理 中层管理 基层管理 2 信息的内涵 添加总结文字 2 信息还有下列特征： 1 共享性 2 可传递性 3 可编码性 4 具有价值 信息的内涵 3 内部信息传递基本流程 内部信息传递流程是根据企业生产经营管理的 特点来确定，其形式千差万别，没有一个最优的 方案。一般来说，内部信息传递至少包括两个阶 段，一是信息形成阶段，二是信息使用阶段。 3 内部信息传递基本流程 建立内部报告及指标体系 搜集整理内外部信息 形成内部报告 审核内部报告 通过 内部报告在规定的范围内流转 内部报告使用和保管 定期全面评估 内部报告形成阶段 内部报告使用阶段 未 通 过 4 内部信息传递的总体要求 （一）及时有效性原则 及时有效性原则是指在信息传递过程中，必 须做到在经济业务发生时及时进行数据搜集，尽 快进行信息加工，形成有效形式并尽快传输到指 定地点和信息使用者。 4 内部信息传递的总体要求 （二）反馈性原则 反馈性原则是指在信息传递过程中，指相同 口径的信息能够频繁地往返于信息使用者和信息 提供者之间，把决策执行情况的信息及时反馈给 信息使用者，帮助信息使用者证实或者修正先前 的期望，以便其进一步决策的活动。 4 内部信息传递的总体要求 （三）预测性原则 预测性原则是指企业传递和使用的经营决策 信息需要具备预测性的功能。信息预测性的功能 在于提供提高决策水平所需的那种发现差别、分 析和解释差别，从而在差别中减少不确定的信息 。 4 内部信息传递的总体要求 （三）预测性原则 预测性原则有两重含义 :一是提供给使用者的 信息不一定就是真实的未来信息 ;二是具有相关性 。要使企业内部传递的信息具备相关性 ,还要注意 排除过多低相关的冗余信息。否则 ,信息过载不仅 会增加信息传递成本 ,还会耗费管理当局的精力 , 降低决策效率和 影响决策效果 。 4 内部信息传递的总体要求 （四）真实准确性原则 真实准确性原则是指企业内部传递的信息符 合事件或事物的客观实际，包括范围的真实准确 性、内容的真实准确性和标准的真实准确性。 4 内部信息传递的总体要求 （五）安全保密性原则 安全保密性原则，又称 “ 内部性原则 ” ，是 指内部信息传递的服务对象仅限于内部利益相关 者，即企业管理当局，因而具有一定的商业机密 特征。 4 内部信息传递的总体要求 （六）成本效益原则 成本效益原则是经济管理活动中广泛适应性 的要求。因为任何一项活动，只有当收益大于成 本时才是可行的，某项信息是否值得传递，首先 就必须满足这个约束条件。 5 内部信息传递各环节的主要风险点及控制措施 （一）建立内部报告和指标体系 （二）搜集整理内外部信息 （三）编制及审核内部报告 （四）内部报告传递 （五） 内部报告 的 使用和保管 （六）内部报告的评估 1 信息系统的定义 2 信息系统的生命周期 3 信息系统的开发方式 4 添加一级标题 第二节 信息系统 4 信息技术过程控制体系（ COBIT） 5 信息系统开发的主要风险点及其控制措施 6 信息系统运营与维护的主要风险点及控制措施 添加总结文字 1 信息系统的定义 按照 企业内部控制应用指引第 18号 信息系统 的规定，信息系统是指企业利用计算机和通信技 术，对内部控制进行集成、转化和提升所形成的信 息化管理平台。 信息系统的实施触发了企业管理模式、生产方式、 交易方式、作业流程的变革，企业原有的内部控制 越来越不适应企业的业务发展和管理的提升，为管 理工作的重心从经营成果的反映向经营过程的控制 转移创造了技术条件。 沃尔玛的成功与信息系统 案例 6-1 添加总结文字 2 信息系统的生命周期 （一）信息系统规划期 （二）信息系统开发期 （三）信息系统运行与维护期 2 信息系统的生命周期 添加总结文字 3 信息系统的开发方式 u（一）自行开发 u自行开发是企业依托自身力量完成整个开发过程。 u优点：开发人员熟悉企业情况；可以较好地满足本企业 的需求 ,尤其是具有特殊性的业务需求。通过自行开发 , 还可以培养、锻炼自己的开发队伍 ,便于后期的运行和 维护。 u缺点：开发周期较长；技术水平和规范程度较难保证； 成功率相对较低。 u适用条件：企业自身技术力量雄厚，而且市场上没有能 够满足企业需求的成熟的商品化软件和解决方案。 江苏联通自行开发的灾害性天气 短信广播系统 案例 6-2 添加总结文字 3 信息系统的开发方式 u（二）外购调试 u基本做法：企业购买成熟的商品化软件，通过参数 配置和二次开发满足企业需求。 u优点：开发建设周期短；成功率较高；成熟的商品 化软件质量稳定，可靠性高；专业的软件提供商具 有丰富的实施经验。 u缺点：难以满足企业的特殊需求 ;系统的后期升级 进度受制于商品化软件供应商产品更新换代的速度 ,企业自主权不强 ,较为被动。 u适用条件：企业的特殊需求较少，市场上已有成熟 的商品化软件和系统实施方案。 添加总结文字 3 信息系统的开发方式 u（三）业务外包 u业务外包是指委托其他单位开发信息系统。 u优点：企业可以充分利用专业公司的专业优势 ,量体裁衣 , 构建全面、高效满足企业需求的个性化系统 ;企业不必培 养、维持庞大的开发队伍 ,相应节约了人力资源成本。 u缺点：沟通成本高沟通成本高 ,系统开发方难以深刻理解 企业需求 ,可能导致开发出的信息系统与企业的期望有较 大偏差；要求企业必须加大对外包项目的监督力度。 u适用条件：市场上没有能够满足企业需求的成熟的商品化 软件和解决方案，企业自身技术力量薄弱或出于成本效益 原则考虑不愿意维持庞大的开发队伍。 添加总结文字 4 信息技术过程控制体系（ COBIT ） u国际信息系统审计与控制协会（ ISACA）提出 信息 和相关技术的控制目标 （ COBIT）。 uCOBIT是一个基于 IT治理概念的、面向 IT建设过程中 的 IT治理实现指南和审计标准，被认为是 COSO框架 的补充框架。 uCOBIT的目标是为信息系统设计提供具有高度可靠性 和可操作性的、公认的信息安全和控制评价标准。 添加总结文字 4 信息技术过程控制体系（ COBIT ） 中化集团运用 COBIT的 IT治理之道 案例 6-3 添加总结文字 5 信息系统开发的主要风险点及其控制措施 （一）信息系统开发的主要风险点 1信息系统规划期的主要风险点 2信息系统自行开发方式的主要风险点 3其他开发方式的主要风险点 国内电力企业的 “ 信息孤岛 ” 和 国家电网公司的 “ SG186” 工程 案例 6-4 添加总结文字 5 信息系统开发的主要风险点及其控制措施 （二）信息系统开发的关键控制措施 1系统规划 2自行开发 3其他开发方式 同鑫光电的信息系统决策 案例 6-5 添加总结文字 6 信息系统运营与维护的主要风险点及其控制措施 （一）信息系统运营与维护的主要风险点 1日常运行维护的主要风险点 2系统变更的主要风险点 3安全管理的主要风险点 4. 系统终结的主要风险点 添加总结文字 6 信息系统运营与维护的主要风险点及其控制措施 （二）日常运行维护的主要控制措施 1日常运行维护的主要控制措施 2系统变更的主要控制措施 3安全管理的主要控制措施 4. 系统终结的主要控制措施 1 沟通的内涵 2 内部沟通方式 3 外部沟通方式 第三节 沟通 添加总结文字 1 沟通的内涵 u沟通是把信息提供给适当的人员 ,以便他们能够履行 与经营、财务报告和合规相关的职责。 u沟通是技术性的 ,已经在管理工作中得到广泛的应用 , 但比技术更有意义的是企业组织内外部的有效交流 。 沃尔玛公司的成功沟通 案例 6-6 添加总结文字 2 内部沟通方式 u企业员工应当采取电子沟通、书面沟通、口头沟通 等多种方式 ,实现所需的内部信息、外部信息在企业 内部准确、及时地传递和分享 ,确保董事会、管理层 和企业员工之间有效沟通。 添加总结文字 2 内部沟通方式 管理层与董事会及其委员会之间的沟通至关重要。管 理层必须让董事会了解最新的业绩、发展、风险、主要行 动以及其他任何相关的事项或情形。与董事会沟通越好 , 董事会就能越有效地行使监督职责 ,在重大事项上起到尽 责的董事会的作用 ,并提供建议和忠告。反过来也一样 ,董 事会也应该与管理层沟通所需的信息 ,并进行指导和反馈 。 添加总结文字 2 内部沟通方式 以管理层与审计委员会的沟通为例，审计委员会可能 关注的问题包括：公司主要的经营风险是什么？这些风险 是否在财务报表中适当地反映出来了？对于未能在财务报 表中反映出来的重大风险，管理层对此是如何处理的？向 公司董事会提供的关于公司业绩的相关信息，与通过财务 报告和信息披露向投资者提供的业绩信息是否相一致？管 理层应就上述问题尽量与审计委员会成员沟通。 中国五矿的战略质询会制度 案例 6-7 添加总结文字 3 外部沟通方式 1.与投资者和债权人的沟通 投资者和债权人是企业资本的提供者 ,也是企业 风险的主要承担者。因此 ,企业有必要向他们及时报 告企业的战略规划、垒营方针、投融资计划、年度 预算、经营成果、财务状况、利润分配方案以及重 大担保、合并分立、资产重组等方面的信息。 添加总结文字 3 外部沟通方式 在过去的 20年中 ,电话会议已经成为了管理层与财务 分析师进行沟通的一种常见形式。如果公司财务报表数 据难以及时反映公司经营的基本面，那么采取电话会议 的形式进行沟通更有效。在二十世纪九十年代，美国公 司通常与分析师和机构投资者举行非公开的见面会。 3 外部沟通方式 然而，根据 2000 年 10 月在美国开始生效的 公平 披露原则（ Regulation Fair Disclosure） ，证券交 易委员会（ SEC）力促企业将这些见面会公开。 公平披 露原则 要求，向证券分析师和专业投资者非公开提供 的重要信息，必须同时（或者迅速地在提供信息之后） 向公众披露。虽然 公平披露原则 减少了管理层在私 人会议中披露的信息量，然而最近的研究显示，该原则 通过减少选择性披露，电话会议提高了分析师预测的准 确性和一致性。 添加总结文字 3 外部沟通方式 财务报告不仅提供了公司已发生交易的记录，还反 映了公司管理层对于公司未来的估计和预测。例如，财 务报告中包括对于坏账的估计、对于有形资产使用寿命 的预测，此外，财务报告中还隐含了一种预测，即公司 的支出在未来将会产生超过成本的现金流量收益。与外 部投资者相比，公司管理层更容易对公司的未来做出准 确的预测，因此，财务报告是一种潜在的与投资者进行 沟通的有效方式。 添加总结文字 3 外部沟通方式 然而，如同我们已经讨论过的，投资者们也很容易 对管理层提供的财务报告产生怀疑。美国的 萨班斯 奥克斯利法案 要求 CEO 和 CFO 保证公司的财务报告公 允地反映了公司的财务业绩，同时保证公司的内部控制 足以支持财务报告。该项要求增加了公司管理层的责任 和义务，同时也减轻了外部投资者的怀疑。 Jefferies集团的沟通问题 案例 6-8 添加总结文字 3 外部沟通方式 2.与客户的沟通 客户是企业产品和服务的接受者或消费者。企 业经营目标的实现依赖于客户的配合。企业可以通 过客户座谈会、走访客户等多种形式 ,定期听取客户 对消费偏好、销售政策、产品质量、售后服务、货 款结算等方面的意见和建议 ,收集客户需求和客户的 意见 ,妥善解决可能存在的控制不当问题 。 添加总结文字 3 外部沟通方式 3.与供应商的沟通 供应商处于供应链的上游 ,对企业的经营活动有 很强的制约能力。企业可以通过供需见面会、订货 会、业务洽谈会等多种形式与供应商就供货渠道、 产品质量、技术性能、交易价格、信用政策、结算 方式等问题进行沟通 ,及时发现可能存在的控制不当 问题。 添加总结文字 3 外部沟通方式 4.与中介机构的沟通 外部审计师对企业的财务报告进行审计 ,通过一 系列完善的审计程序通常能够发现企业日常经营以 及财务报告中存在的问题。 3 外部沟通方式 外部审计师会关心如下问题：公司主要的经营 风险是什么？这些风险是否在公司的财务报表中适 当地反映出来了？我们的审计测试应侧重于哪些方 面？我们对公司业绩的评估是否与外部投资者以及 分析师的评估相一致？如果不一致，我们是否忽略 了某些