印章管理办法

印章管理办法一、总则1.目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司总部及各分支机构、子公司的各类印章管理，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。3.印章管理原则印章管理遵循"严格审批、规范使用、安全保管、责任追究"的原则。二、印章的刻制与启用1.印章刻制公司各类印章的刻制均需由相关部门提出申请，填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途等信息，并经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司法定代表人审批。经审批同意后，由行政管理部门统一负责印章的刻制工作。印章刻制必须选择具有合法资质的印章制作单位，确保印章质量和安全性。新刻制的印章应及时在公安机关进行备案登记，以确保印章的合法性和有效性。2.印章启用印章刻制完成后，行政管理部门应及时通知申请部门领取印章。领取时，双方需在《印章领取登记表》上签字确认。新印章启用前，行政管理部门应组织相关人员进行培训，明确印章的使用范围、使用流程和保管要求等。印章启用时，应在公司内部发布启用通知，明确印章的启用日期、使用范围等信息，同时将启用情况报公司档案管理部门备案。三、印章的保管1.保管职责公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等重要印章由行政管理部门指定专人负责保管，部门章由各部门指定专人负责保管。印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章管理规定，确保印章安全。印章保管人员不得将印章转借他人使用，不得在空白纸张、文件上加盖印章。2.保管方式印章应存放在安全可靠的保险柜或专用印章箱内，并设置密码或钥匙，确保印章存放安全。对于不经常使用的印章，应定期进行检查，确保印章完好无损。印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，必须办理严格的交接手续，由行政管理部门或部门负责人监督交接过程，并在《印章交接登记表》上签字确认。四、印章的使用1.使用范围公章适用于公司对外的各类重要文件、合同、协议、报表等的签署，以及其他需要代表公司行使权力的事项。合同专用章适用于公司签订各类经济合同、业务协议等。财务专用章适用于公司财务结算、票据开具、资金收付等相关财务事项。法定代表人章适用于公司法定代表人授权的特定事项，如签署文件、办理银行业务等。部门章适用于各部门内部文件、资料的印发，以及与部门业务相关的其他事项。2.使用流程用印申请人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司法定代表人审批（根据公司规定，部分事项可能只需分管领导审批）。经审批同意后，用印申请人将《印章使用申请表》连同用印文件一并提交给印章保管人员。印章保管人员应对用印文件进行认真审核，确认文件内容与审批意见一致，且符合印章使用范围后，方可在用印文件上加盖印章。加盖印章时，印章保管人员应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或漏盖。用印完成后，印章保管人员应在用印文件上注明用印日期、用印次数，并在《印章使用登记表》上详细记录用印情况，包括用印申请人、用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息，同时要求用印申请人签字确认。3.特殊情况用印紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常流程办理用印审批手续时，用印申请人应电话向公司法定代表人或分管领导请示，经同意后可先行用印，但事后必须及时补办审批手续。对于涉及重大事项或金额较大的合同、协议等文件，在用印前应进行法律审核，确保文件内容合法合规。五、印章的停用与销毁1.停用因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因，需要停用印章时，由相关部门提出申请，填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用印章名称等信息，并经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司法定代表人审批。经审批同意后，行政管理部门应及时通知印章保管人员停止使用该印章，并将停用印章收回。印章停用后，行政管理部门应在公司内部发布停用通知，明确印章停用日期、停用原因等信息，同时将停用情况报公司档案管理部门备案。2.销毁对于已停用的印章，行政管理部门应定期进行清理，确认不再使用后，填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章名称、数量、销毁原因等信息，并经部门负责人、分管领导审核签字后，报公司法定代表人审批。经审批同意后，由行政管理部门会同审计部门或其他相关部门共同对印章进行销毁。销毁过程应进行拍照或录像，并由参与销毁人员在《印章销毁登记表》上签字确认。印章销毁后，行政管理部门应将销毁情况报公司档案管理部门备案，确保印章销毁记录完整、可查。六、监督与检查1.公司行政管理部门负责定期对印章管理情况进行监督检查，确保印章管理工作符合本办法规定。2.监督检查内容包括印章的保管情况、使用流程执行情况、审批手续完备情况等。对于发现的问题，应及时责令整改，并对相关责任人进行批评教育。3.审计部门负责对印章使用的合规性进行审计监督，重点检查印章使用是否符合规定的使用范围和审批程序，是否存在违规用印行为。对于审计发现的问题，应及时提出审计意见和建议，并督促相关部门进行整改。七、责任追究1.对于违反本办法规定，擅自刻制、使用、保管印章，或因保管不善导致印章丢失、被盗用等情况，给公司造成经济损失或不良影响的，公司将依法追究相关责任人的责任。2.责任追究方式包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。3.因印章管理不善给公司造成损失的，相关责任人应承担相应的