项部门费用支出管理办法

项部门费用支出管理办法一、总则（一）目的为加强公司五项部门费用（办公费、差旅费、业务招待费、通讯费、车辆使用费）的支出管理，规范费用报销流程，提高资金使用效益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门五项费用的支出管理。（三）管理原则1.预算控制原则：各项费用支出应严格控制在预算范围内，不得超预算支出。2.合规性原则：费用支出必须符合国家法律法规及公司相关规定。3.真实性原则：费用报销凭证必须真实、合法、有效，严禁虚假报销。4.效益性原则：在保证工作正常开展的前提下，合理降低费用支出，提高资金使用效益。二、费用标准及报销规定（一）办公费1.定义：办公费是指公司各部门因办公需要发生的各项费用，包括办公用品、办公设备耗材、印刷费、邮寄费等。2.费用标准办公用品：根据实际工作需要，合理购置，严格控制库存积压。单价在[X]元以下的办公用品，原则上由各部门自行采购；单价在[X]元以上的办公用品，需经部门负责人审批后，由行政部门统一采购。办公设备耗材：如打印机墨盒、硒鼓、纸张等，应根据办公设备的使用情况，合理确定采购数量和周期。采购费用按照实际发生额报销。印刷费：公司内部文件、资料、报表等印刷，应尽量利用公司内部打印机进行打印。如需外委印刷，应选择有资质、信誉好的印刷厂家，并签订印刷合同。印刷费用按照合同约定及实际结算金额报销。邮寄费：因公邮寄文件、资料等，应选择正规的快递公司，并保留快递单据作为报销凭证。邮寄费用按照实际发生额报销。3.报销规定办公用品报销时，应提供发票及购物清单，购物清单应详细注明办公用品的名称、规格、数量、单价等信息。办公设备耗材报销时，应提供发票及耗材清单，清单应注明耗材的型号、数量、单价等信息。印刷费报销时，应提供发票及印刷合同、印刷清单，印刷清单应注明印刷内容、印刷数量、单价等信息。邮寄费报销时，应提供发票及快递单据，快递单据应注明邮寄日期、寄件人、收件人、邮寄内容等信息。（二）差旅费1.定义：差旅费是指公司员工因公务出差期间发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.费用标准交通费用飞机票：根据出差目的地及工作需要，经部门负责人审批后，可乘坐经济舱。特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需报公司领导批准。火车票：根据出差行程，优先选择高铁二等座或动车二等座，如因特殊情况需乘坐一等座或软卧的，需报部门负责人审批。长途汽车票：按照实际发生额报销。市内交通费：出差期间，市内交通费用按照每人每天[X]元的标准包干使用，不再另行报销市内公交车票、出租车票等。如因特殊情况需乘坐出租车的，应在发票上注明事由，并经部门负责人审批后报销。住宿费用根据出差目的地的不同，分为三类地区，一类地区住宿费标准为每人每天[X]元，二类地区为每人每天[X]元，三类地区为每人每天[X]元。员工应选择经济实惠、安全卫生的住宿酒店，并取得合法有效的发票。如因特殊情况需超标准住宿的，需报公司领导批准。餐饮费用出差期间，餐饮费用按照每人每天[X]元的标准包干使用，不再另行报销餐饮发票。3.报销规定差旅费报销时，应提供出差审批单、机票、火车票、长途汽车票、住宿费发票、市内交通费发票等相关凭证。出差审批单应注明出差时间、目的地、事由、预计费用等信息，并经部门负责人及公司领导审批。机票、火车票等交通票据应注明姓名、日期、出发地、目的地等信息，如无上述信息，应在票据背面注明。住宿费发票应注明住宿日期、住宿人数、房间号等信息，如发票未注明上述信息，应提供住宿清单。市内交通费发票应注明日期、事由等信息，如发票未注明上述信息，应在票据背面注明。（三）业务招待费1.定义：业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的宴请、礼品、娱乐等费用。2.费用标准业务招待费应严格控制在公司年度预算范围内，原则上不得超过当年销售（营业）收入的[X]%。宴请费用：应根据业务需要合理安排，避免铺张浪费。宴请标准应根据招待对象及人数确定，人均标准一般不超过[X]元。礼品费用：赠送礼品应符合公司企业文化及业务需要，礼品价值一般不超过[X]元/人次。严禁赠送现金、有价证券等。娱乐费用：应严格控制娱乐活动的规模和频率，娱乐费用支出应经公司领导批准。3.报销规定业务招待费报销时，应提供发票、招待清单、审批单等相关凭证。招待清单应注明招待时间、地点、招待对象、招待事由、费用明细等信息。审批单应注明招待时间、地点、招待对象、招待事由、预计费用等信息，并经部门负责人及公司领导审批。业务招待费发票应注明日期、消费项目、金额等信息，如发票未注明上述信息，应提供消费清单。（四）通讯费1.定义：通讯费是指公司员工因工作需要发生的手机通讯费用。2.费用标准公司根据员工的工作岗位及业务需求，制定不同的通讯费补贴标准。具体标准如下：高层管理人员：每人每月[X]元。中层管理人员：每人每月[X]元。一般员工：每人每月[X]元。员工通讯费用超过补贴标准的部分，由员工自行承担；未达到补贴标准的，按照实际发生额报销。3.报销规定通讯费报销时，应提供发票及话费清单，话费清单应注明手机号码、费用月份、费用金额等信息。发票抬头应填写公司名称，如发票抬头为个人姓名的，需提供公司同意报销的证明。（五）车辆使用费1.定义：车辆使用费是指公司车辆因公务使用而发生的燃油费、过路过桥费、停车费、车辆保养费、车辆保险费等费用。2.费用标准燃油费：根据车辆的实际油耗及行驶里程，按照公司制定的燃油费补贴标准进行报销。补贴标准根据车辆型号及排量确定，具体标准如下：[车辆型号1]：每公里补贴[X]元。[车辆型号2]：每公里补贴[X]元。过路过桥费、停车费：按照实际发生额报销。车辆保养费：根据车辆保养计划及实际情况，按照公司制定的车辆保养费标准进行报销。保养费标准根据车辆型号及保养项目确定，具体标准如下：[车辆型号1]：每[X]公里保养费用为[X]元。[车辆型号2]：每[X]公里保养费用为[X]元。车辆保险费：按照公司与保险公司签订的保险合同约定的金额报销。3.报销规定车辆使用费报销时，应提供发票、过路过桥费票据、停车费票据、车辆保养记录、保险费发票等相关凭证。发票应注明日期、费用项目、金额等信息，如发票未注明上述信息，应提供费用明细清单。过路过桥费票据、停车费票据应注明日期、行驶路线、停车地点等信息。车辆保养记录应详细记录保养时间、保养项目、保养费用等信息。三、费用报销流程（一）报销申请1.员工发生费用支出后，应及时填写费用报销单，并按照要求粘贴相关凭证。费用报销单应注明费用所属部门、费用项目、费用金额、报销事由等信息。2.报销单经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。（二）财务审核1.财务部门收到报销单后，对报销凭证的真实性、合法性、有效性进行审核。审核内容包括发票的真伪、发票内容与报销事由是否相符、报销金额是否准确、报销手续是否齐全等。2.如发现报销凭证存在问题，财务部门应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关凭证。（三）审批1.财务审核通过后，报销单提交至公司领导审批。公司领导根据费用支出的性质及金额大小，进行审批签字。2.对于超过一定金额的费用支出，需经公司办公会或董事会审议通过后，方可报销。（四）报销支付1.审批通过的报销单，由财务部门按照公司财务制度的规定，办理报销支付手续。报销款项一般通过银行转账的方式支付至报销人提供的银行账户。2.财务部门应及时登记费用报销台账，对各项费用支出进行统计分析，为公司费用管理提供数据支持。四、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对各部门五项费用的支出情况进行审计，检查费用支出是否符合公司规定，报销流程是否规范，费用标准是否执行到位等。对于发现的问题，及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（二）财务监督财务部门负责对五项费用的支出进行日常监督，对不符合规定的费用支出有权拒绝报销。同时，财务部门应定期对费用支出情况进行分析，及时发现费用管理中存在的问题，并提出改进措施。（三）员工监督公司鼓励员工对五项费用的支出情况进行监督，如发现有违规行为，可向公司领导或相关部门举报。公司将对举报属实的员工给予奖励，并对违规行为进行严肃处理。五、罚则（一）对违规报销行为的处理1.对于虚假报销、超标准报销、未经审批报销等违规行为，公司将追回违规报销款项，并视情节轻重给予报销人警告、罚款、降职、辞退等处罚。2.对于协助他人违规报销的行为，公司将给予相关责任人警告、罚款等处罚。（二）对违规审批行为的处理1.对