装饰公司管理文件及工程技术资料内控制度

装饰公司管理文件及工程技术资料内控制度一、总则1.目的本内控制度旨在规范装饰公司管理文件及工程技术资料的管理流程，确保文件资料的完整性、准确性、及时性和保密性，提高公司运营效率，保障工程质量和项目顺利推进。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门、项目部以及与装饰工程相关的各类管理文件和工程技术资料。3.职责分工综合管理部：负责制定和完善管理文件及工程技术资料管理制度，统筹文件资料的归档、保管和借阅工作，监督制度执行情况。各部门：负责本部门管理文件的起草、审核、发布和日常更新，及时将工程技术资料提交给综合管理部归档。项目部：负责项目工程技术资料的收集、整理、编制和保管，确保资料与工程进度同步，配合综合管理部做好资料的归档工作。二、管理文件管理1.文件分类公司制度类：包括公司章程、各项规章制度、岗位职责等。行政文件类：如通知、通报、报告、请示等。业务文件类：涉及市场营销、设计、施工、采购等业务流程的文件。2.文件起草职责明确：各部门根据工作需要负责相关文件的起草，确保内容准确、条理清晰、具有可操作性。格式规范：按照公司统一的文件格式要求进行起草，包括标题、编号、正文、附件、落款等。3.文件审核部门初审：起草完成的文件由部门负责人进行初审，检查文件内容是否符合部门职责和公司整体要求，语言表达是否准确。综合会审：重要文件需提交综合管理部组织相关部门进行会审，会审通过后报分管领导审批。4.文件发布编号登记：经审批后的文件由综合管理部进行编号登记，建立文件台账。印发存档：按照规定的格式和份数进行印发，并将文件原件及电子文档存档。5.文件更新定期评估：各部门定期对管理文件进行评估，根据公司业务发展和法律法规变化，及时提出文件更新需求。修订发布：文件更新按照起草、审核、审批、发布的流程进行，确保更新后的文件及时传达至相关人员。6.文件废止清理评估：综合管理部定期对已发布的文件进行清理评估，对于已失效、不再适用的文件及时提出废止建议。审批备案：经公司领导审批后，对废止的文件进行备案，并在文件台账中注明。三、工程技术资料管理1.资料分类工程前期资料：项目立项文件、可行性研究报告、环境影响评价报告等。设计资料：设计图纸、效果图、设计变更通知等。施工资料：施工组织设计、施工方案、技术交底记录、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。竣工验收资料：工程竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书等。2.资料收集与整理专人负责：项目部指定专人负责工程技术资料的收集与整理工作，确保资料的及时、准确和完整。同步跟进：资料收集整理工作应与工程进度同步，在每个施工环节完成后及时收集相关资料。分类归档：按照资料分类标准对收集到的资料进行分类整理，建立清晰的资料目录和索引。3.资料编制规范要求：工程技术资料应按照国家和地方相关标准、规范以及公司内部要求进行编制，确保资料内容真实、数据准确、签字盖章齐全。审核把关：资料编制完成后，由项目技术负责人进行审核，审核通过后提交给综合管理部。4.资料保管集中存放：综合管理部设立专门的档案库，对工程技术资料进行集中保管，确保资料存放安全、有序。防潮防火：档案库应具备防潮、防火、防虫、防盗等设施，定期对资料进行检查和维护。电子备份：对重要的工程技术资料进行电子备份，存储在安全的存储设备中，并定期进行数据备份检查。5.资料借阅借阅申请：因工作需要借阅工程技术资料的，需填写借阅申请表，注明借阅资料名称、用途、借阅期限等，经部门负责人或项目负责人审批后到综合管理部办理借阅手续。借阅登记：综合管理部对借阅情况进行登记，记录借阅人、借阅时间、归还时间等信息。按时归还：借阅人应按时归还资料，如需延期借阅，应提前办理续借手续。如发现资料有损坏或丢失，借阅人应承担相应责任。6.资料移交项目竣工：项目竣工后，项目部应在规定时间内将完整的工程技术资料移交至综合管理部归档。交接清单：双方应办理资料交接手续，填写交接清单，确保资料移交的准确性和完整性。四、内部控制措施1.建立监督机制定期检查：综合管理部定期对管理文件及工程技术资料的管理情况进行检查，发现问题及时督促整改。专项审计：公司内部审计部门定期对文件资料管理进行专项审计，评估制度执行效果，提出改进建议。2.加强人员培训制度培训：定期组织公司员工参加管理文件及工程技术资料管理制度培训，确保员工熟悉制度要求和操作流程。业务培训：针对文件起草、资料编制等业务技能进行培训，提高员工的专业水平。3.强化风险防控风险识别：对管理文件及工程技术资料管理过程中可能存在的风险进行识别，如文件丢失、资料泄密、资料造假等。防控措施：针对识别出的风险制定相应的防控措施，如加强保密管理、建立资料审核机制、加强人员诚信教育等。4.信息化管理建立系统：利用信息化技术建立管理文件及工程技术资料管理系统，实现文件资料的电子化存储、检索和共享。权限设置：根据员工工作职责设置系统访问权限，确保文件资料的安全性和保密性。五、附则1.本制度自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由综合管理部负责解释和修订。2.公司应严格按照本制