A000223酒店钥匙管理规定

A000223酒店钥匙管理规定一、总则1.目的为加强酒店钥匙的管理，确保酒店安全运营，保障宾客及员工的人身和财产安全，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于酒店内所有客房钥匙、公共区域钥匙、办公区域钥匙以及其他相关功能区域钥匙的管理。3.职责分工安保部负责制定和完善钥匙管理制度，并监督执行。定期对钥匙管理情况进行检查，确保制度的有效落实。负责保管酒店备用钥匙，做好备用钥匙的登记、存放和使用记录。前厅部负责客房钥匙的日常发放、回收和保管工作。按照规定程序为宾客办理入住和退房手续时，准确发放和回收客房钥匙。配合安保部做好客房钥匙的管理工作，如协助查找遗失钥匙等。工程部负责公共区域钥匙和部分设备机房钥匙的保管和使用。按照维修工作需要，领取和归还相关区域的钥匙，并做好记录。确保钥匙的正常使用，对损坏的钥匙及时进行维修或更换。各部门办公室负责本部门办公区域钥匙的管理，指定专人负责钥匙的保管和使用。员工离职时，及时收回其保管的办公区域钥匙。配合安保部做好办公区域钥匙的相关管理工作。二、钥匙的分类与标识1.客房钥匙分为机械钥匙和电子钥匙（房卡）。机械钥匙上应标有客房房号。电子钥匙（房卡）上应明确显示所属客房房号，并设有明显的"请勿折叠、请勿靠近磁性物品"等警示标识。2.公共区域钥匙包括酒店大堂、会议室、餐厅、娱乐场所、健身房、游泳池等公共区域的通道门、房间门、储物间门等钥匙。钥匙上应标明所对应的公共区域名称或房间号。3.办公区域钥匙各部门办公室、财务室、档案室等办公区域的门钥匙。钥匙上应注明所属部门或办公室名称。4.其他功能区域钥匙如设备机房、配电室、消防控制室、物资仓库等功能区域的钥匙。钥匙上应清晰标识对应的功能区域名称。三、钥匙的制作与发放1.钥匙制作客房钥匙、公共区域钥匙、办公区域钥匙等的制作由酒店统一安排，指定专业的钥匙制作厂家进行制作。钥匙制作过程中，应确保钥匙的质量和安全性，制作完成后进行严格的质量检验。对于电子钥匙（房卡），应按照酒店信息系统的要求进行数据写入和编程，确保房卡与客房信息的准确匹配。2.钥匙发放客房钥匙前厅部在为宾客办理入住手续时，根据宾客提供的有效证件，准确核实房号后，发放相应的客房钥匙（机械钥匙和电子钥匙）。发放电子钥匙时，应向宾客详细介绍使用方法和注意事项，如如何开启房门、如何保管房卡等。对于团队宾客，应根据团队名单，批量发放客房钥匙，并做好记录。公共区域钥匙工程部根据工作需要，填写钥匙领用申请表，经部门负责人签字批准后，向前厅部领取公共区域钥匙。前厅部按照申请表上的内容，发放相应的公共区域钥匙，并做好发放记录，记录内容包括领用部门、领用人、领用时间、归还时间等。办公区域钥匙各部门新员工入职时，由所在部门负责人向综合管理部领取办公区域钥匙，并分配给新员工。综合管理部应做好办公区域钥匙的发放登记，记录新员工姓名、部门、领取钥匙数量等信息。四、钥匙的保管1.日常保管前厅部客房钥匙应存放在专门的钥匙箱或钥匙柜中，钥匙箱或钥匙柜应具备防盗、防潮、防火等功能。钥匙箱或钥匙柜应安排专人负责管理，非工作需要不得随意开启。每日营业结束后，应仔细核对客房钥匙的数量，确保所有钥匙均已妥善保管。工程部公共区域钥匙应分类存放在工程部的钥匙箱或钥匙柜中，便于查找和使用。对于一些重要设备机房的钥匙，应实行双人保管制度，分别由两名经过授权的工作人员保管，使用时两人同时在场开启。定期对公共区域钥匙进行检查，如发现钥匙损坏或丢失，应及时报告并进行处理。各部门办公室办公区域钥匙应由指定的专人负责保管，保管人员应妥善保管钥匙，不得随意转借他人。办公区域钥匙应存放在安全的地方，如抽屉、钥匙柜等，并确保钥匙存放处的安全性。2.备用钥匙保管安保部负责保管酒店所有区域的备用钥匙，备用钥匙应存放在专门的保险柜中，保险柜应设置在安保部办公室内，并安排专人负责管理。备用钥匙应进行详细登记，登记内容包括钥匙所属区域、房号、类型、数量等信息。备用钥匙的使用必须经过严格的审批程序，只有在遇到紧急情况，如宾客被困房间、门锁故障等，且无法通过正常途径解决时，方可由安保部负责人批准后使用备用钥匙。使用备用钥匙后，应及时记录使用时间、使用原因、使用人等信息，并在事后对门锁进行维修或更换，确保门锁恢复正常使用。五、钥匙的使用1.正常使用客房钥匙宾客凭有效房卡开启自己所住客房的房门，不得将客房钥匙转借他人。如宾客在使用客房钥匙过程中遇到问题，如钥匙无法正常开启房门等，应及时联系前厅部工作人员，由前厅部工作人员协助解决。公共区域钥匙工程部工作人员在进行公共区域的日常维护、清洁、维修等工作时，使用相应的公共区域钥匙。使用公共区域钥匙时，应确保在规定的工作时间和工作范围内使用，不得擅自扩大使用范围或用于非工作目的。工作结束后，应及时将公共区域钥匙归还至指定的保管地点。办公区域钥匙各部门员工在正常办公时间内，使用自己保管的办公区域钥匙开启办公室门。员工离开办公室时，应确保将办公室门锁好，将钥匙妥善保管。2.特殊情况使用当宾客遗失客房钥匙时，前厅部应首先确认宾客身份，核实房号后，按照规定程序为宾客办理挂失和补办手续。如遇紧急情况，如火灾、地震等，需要紧急开启客房房门时，安保部或相关救援人员可使用备用钥匙开启房门，但事后应及时通知前厅部，并做好记录。对于一些特殊区域的钥匙，如消防控制室、配电室等，未经授权人员不得擅自使用。如因工作需要必须使用，应经过相关部门负责人批准，并在安保部人员的陪同下使用。六、钥匙的回收与交接1.回收客房钥匙宾客办理退房手续时，前厅部工作人员应及时收回客房钥匙（机械钥匙和电子钥匙），并进行仔细检查，确保钥匙完好无损。如发现钥匙损坏或遗失，应按照规定向宾客收取相应的赔偿费用。公共区域钥匙工程部工作人员完成工作后，应及时将公共区域钥匙归还至指定的保管地点，并与保管人员进行交接，双方确认钥匙数量和完好情况。办公区域钥匙员工离职时，所在部门应及时收回其保管的办公区域钥匙，并交回综合管理部。综合管理部对收回的办公区域钥匙进行检查和登记，如发现钥匙遗失或损坏，应要求员工进行赔偿。2.交接酒店员工在进行班次交接时，应将所保管的钥匙进行详细交接，交接内容包括钥匙数量、钥匙所属区域、钥匙完好情况等。交接双方应在交接记录上签字确认，确保交接过程清晰、准确。如在交接过程中发现钥匙数量不符或钥匙损坏等问题，应及时查明原因，并进行相应的处理。七、钥匙的盘点与检查1.盘点安保部应定期对酒店所有钥匙进行盘点，盘点周期为每月一次。盘点内容包括客房钥匙、公共区域钥匙、办公区域钥匙以及备用钥匙的数量、完好情况等。盘点时，应填写钥匙盘点表，详细记录盘点结果。2.检查安保部应不定期对钥匙的保管和使用情况进行检查，确保钥匙管理制度的有效执行。检查内容包括钥匙箱或钥匙柜的安全性、钥匙的存放是否规范、钥匙的使用记录是否完整等。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门或人员限期整改。八、钥匙的损坏与遗失处理1.损坏处理如发现钥匙损坏，应及时报告给相应的保管部门或人员。客房钥匙损坏由前厅部负责更换，更换后的钥匙应及时进行登记和发放。公共区域钥匙损坏由工程部负责维修或更换，维修或更换后应做好记录。办公区域钥匙损坏由所在部门负责处理，处理情况应及时报告综合管理部。2.遗失处理如发现钥匙遗失，应立即报告给相应的保管部门或人员，并采取必要的措施，如封锁相关区域、检查监控录像等，查找遗失的钥匙。客房钥匙遗失，前厅部应按照规定程序为宾客办理挂失和补办手续，并向宾客收取相应的费用。公共区域钥匙遗失，工程部应及时报告安保部，并协助安保部进行调查处理。如因钥匙遗失导致安全隐患，应采取相应的防范措施。办公区域钥匙遗失，所在部门应及时报告综合管理部，综合管理部应根据情况进行调查处理，并要求遗失钥匙的员工承担相应的责任，如赔偿钥匙制作费用等。九、钥匙的报废与销毁1.报废条件钥匙出现严重损坏，无法正常使用，且维修成本过高时，可申请报废。因酒店改造、装修等原因，原有的钥匙已不再使用时，可申请报废。2.报废程序由钥匙保管部门或人员填写钥匙报废申请表，详细说明报废原因和钥匙情况。申请表经部门负责人签字后，报安保部审核。安保部审核通过后，报酒店总经理批准。