某生产企业会计档案管理办法

某生产企业会计档案管理办法一、总则1.目的为了加强本生产企业会计档案管理，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》等有关法律法规，结合本企业实际情况，制定本办法。2.适用范围本办法适用于本生产企业总部及所属各分支机构、子公司的会计档案管理工作。3.定义本办法所称会计档案是指本企业在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映本企业经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。二、会计档案管理职责分工1.财务部门职责负责会计档案的收集、整理、立卷、装订和保管工作。按照国家统一会计制度的规定和会计业务的需要，定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。对当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由财务部门临时保管一年，再移交本企业档案管理部门保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经档案管理部门同意。财务部门临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。负责定期对会计档案进行清查，确保会计档案的安全完整。配合档案管理部门做好会计档案的查阅、复制和销毁等工作。2.档案管理部门职责负责接收财务部门移交的会计档案，并按照档案管理的要求进行整理、保管和提供利用。建立健全会计档案查阅、复制登记制度，严格按照规定办理查阅、复制手续。对保管期满的会计档案，按照规定提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。定期对会计档案的保管情况进行检查，发现问题及时向企业领导报告并采取相应措施。三、会计档案的内容1.会计凭证原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单等各类外来和自制原始凭证。记账凭证，根据审核无误的原始凭证编制，记录经济业务的会计分录和摘要。2.会计账簿总账，按照会计科目分类登记全部经济业务的账簿。明细账，按照明细科目分类登记某一类经济业务的账簿，如应收账款明细账、原材料明细账等。日记账，按照经济业务发生时间顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。其他辅助性账簿，如固定资产卡片、低值易耗品备查簿等。3.财务会计报告月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表等。财务情况说明书，对企业一定会计期间内财务、成本等情况进行分析总结的书面文字报告。4.其他会计资料银行存款余额调节表，用于核对企业银行存款日记账与银行对账单余额差异的表格。银行对账单，企业与银行之间进行资金往来核对的记录。纳税申报表，企业向税务机关申报纳税情况的表格。会计档案移交清册，记录会计档案从财务部门移交至档案管理部门的详细清单。会计档案保管清册，记录会计档案的种类、数量、保管期限等信息的清单。会计档案销毁清册，记录拟销毁会计档案的详细情况及审批过程的清单。会计电算化数据备份资料，包括电子会计凭证、账簿、报表等数据的备份，存储在磁性介质或光盘等存储设备上。四、会计档案的整理与归档1.会计凭证整理每月终了，财务人员应对本月的会计凭证进行分类整理。按照记账凭证的编号顺序，将记账凭证及其所附原始凭证一同整理排列。对原始凭证进行粘贴和折叠，使其规格与记账凭证一致，并在粘贴单上注明原始凭证的张数、金额等信息。将整理好的会计凭证按顺序装订成册，在封面上注明企业名称、年度、月份、记账凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数、附件张数等内容，并由装订人员在装订线封签处签名或盖章。2.会计账簿整理年度终了，各种会计账簿在结转下年、建立新账后，一般应将旧账集中统一整理。活页账簿应抽出空白页，撤掉账夹，用线绳将账页装订成册。在封面上注明企业名称、账簿名称、年度、册数、编号等信息，并由相关人员签章。订本式账簿应保持原有顺序，不得抽换账页。3.财务会计报告整理月度、季度财务会计报告应按月度、季度分别整理成册。年度财务会计报告应按规定依次装订，包括封面、目录、会计报表、附注及其他相关资料。封面应注明企业名称、年度、月份、报表名称等信息，并加盖单位公章。4.其他会计资料整理银行存款余额调节表、银行对账单等应按月或按季整理，装订成册，并注明日期、金额等相关信息。纳税申报表应按纳税期限分类整理，妥善保存。会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等应按照编制时间顺序整理归档。会计电算化数据备份资料应定期进行整理，存储在安全可靠的存储设备上，并注明备份时间、内容等信息。5.归档要求整理好的会计档案应及时移交档案管理部门归档。移交时，财务部门应编制会计档案移交清册，详细列出移交会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。档案管理部门接收会计档案时，应对移交清册进行认真核对，确认无误后，双方在移交清册上签字或盖章。归档的会计档案应保持原卷册的封装，不得随意拆封。个别需要拆封重新整理的，档案管理部门应会同财务部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。五、会计档案的保管期限1.永久保管年度财务会计报告。会计档案保管清册。会计档案销毁清册。会计档案鉴定意见书。2.定期保管会计凭证、会计账簿等保管期限为30年。银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等保管期限为10年。六、会计档案的保管与存储1.保管环境档案管理部门应设置专门的会计档案保管库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。库房内应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，确保会计档案的安全存储。2.存储方式纸质会计档案应存放在专用的档案柜中，按照类别、年度、保管期限等顺序排列，便于查找和管理。电子会计档案应存储在磁性介质或光盘等存储设备上，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止因自然灾害、意外事故等原因导致数据丢失。电子会计档案的存储应符合国家有关电子数据存储的规定，确保数据的完整性、准确性和可读性。七、会计档案的查阅与复制1.查阅范围本企业内部人员因工作需要查阅会计档案的，可查阅与本人工作相关的会计档案资料。外部单位因审计、税务检查、司法调查等原因需要查阅会计档案的，应按照国家有关规定办理审批手续。2.查阅手续本企业内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审核同意后，报财务部门负责人批准。外部单位查阅会计档案，应出具单位介绍信、查阅人有效身份证件等相关证明文件，并填写《会计档案查阅申请表》，经本企业财务部门负责人审核后，报企业分管领导批准。3.查阅要求查阅会计档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员应在指定地点查阅，不得将会计档案携带出保管库房。查阅人员应爱护会计档案，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。需要复制会计档案的，应经财务部门负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行复制。复制的会计档案应与原件内容一致，并由档案管理人员在复制件上加盖"与原件核对无误"印章。4.登记备案档案管理人员应对查阅和复制会计档案的情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人姓名、工作单位、查阅内容、复制情况等信息，以备查考。八、会计档案的销毁1.销毁条件保管期满的会计档案，除本办法规定不得销毁的情形外，可以按照规定程序销毁。不得销毁的会计档案包括：未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。2.销毁程序由档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。企业负责人在会计档案销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应当由档案管理部门和财务部门共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。3.销毁记录会计档案销毁后，档案管理部门应将销毁情况记录在案，包括销毁日期、销毁方式、监销人员等信息，并将会计档案销毁清册永久保存。九、会计档案信息化管理1.电子会计档案的管理要求企业应建立健全电子会计档案管理制度，明确电子会计档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、销毁等环节的管理要求。电子会计档案应来源真实，由计算机等电子设备形成和传输，且能够准确、完整、有效接收和读取，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序。电子会计档案应采用符合国家规定的存储格式，并定期进行备份，备份存储设备应异地存放。企业应配备必要的电子会计档案管理软件，对电子会计档案进行分类、索引、检索等管理，提高电子会计档案的利用效率。2.电子会计档案与纸质会计档案的相互转换企业应确保电子会计档案与纸质会计档案的一致性，在进行电子会计档案与纸质会计档案相互转换时，应进行严格的审核和校验，保证转换后的档案内容准确无误。电子会计档案的存储格式应便于阅读和打印，以便在需要时能够转换为纸质会计档案进行查阅和使用。3.电子会计档案的安全保密企业应加强电子会计档案的安全保密工作，采取必要的技术手段和管理措施，防止电子会计档案被篡改、丢失、泄露等。对访问电子会计档案的人员应进行权限控制，根据工作需要设置不同的访问级别，确保只有授权人员才能访问相关电子会计档案。定期对电子会计档案的存储设备进行检查和维护，确保存储设备的安全可靠，防止因存储设备故障导致电子会计档案损坏或丢失。十、监督与检查1.企业应定期对会计档案管理工作进行监督检查，检查内容包括会计档案的整理、归档、保管、查阅、复制、销毁等环节的工作情况，以及会计档案管理制度的执行情况。2.财务部门和档案管理部门