工程信息管理规定

工程信息管理规定一、总则1.目的为了加强工程信息管理，规范信息收集、整理、存储、传递、使用及归档等流程，确保工程建设过程中各类信息的准确性、完整性和及时性，为工程决策、施工管理、质量控制、进度把控等提供有力支持，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司所有工程项目，包括新建、改建、扩建等各类工程建设项目。3.定义工程信息：指工程建设过程中产生的各类文件、资料、数据、图纸、图表、影像等信息，包括但不限于项目前期文件、施工过程记录、质量检验报告、安全管理资料、进度报表、变更通知等。信息管理：对工程信息进行收集、整理、存储、传递、使用及归档等一系列活动的总称。二、信息管理职责1.项目管理部门负责制定本项目信息管理计划，明确信息管理的目标、任务、流程及责任人。组织协调项目各参建单位之间的信息交流与共享，确保信息传递的畅通。定期对项目信息管理工作进行检查和评估，及时发现问题并采取措施加以解决。2.参建单位施工单位：负责按照合同要求和项目管理部门的规定，及时、准确地收集、整理、存储和传递本单位施工过程中的各类信息。监理单位：负责对工程建设过程中的信息进行审核、监督和管理，确保施工单位提供的信息真实、准确、完整。设计单位：负责提供工程设计文件及相关技术资料，并根据工程变更情况及时更新设计信息。其他相关单位：根据各自职责，负责提供和管理与工程建设相关的信息。3.信息管理人员负责具体实施工程信息的收集、整理、存储、传递、使用及归档等工作。对收集到的信息进行分类、编码和存储，建立信息数据库，确保信息的安全和保密。及时处理信息查询和使用需求，为项目管理人员提供信息支持。三、信息收集1.收集范围项目前期文件：包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等。设计文件：初步设计、施工图设计、设计变更通知等。施工过程文件：施工组织设计、施工方案、技术交底、施工日志、工程质量检验记录、安全检查记录、材料设备质量证明文件等。进度报表：周进度计划、月进度报告、季进度总结、年度进度报告等。变更文件：工程变更申请、变更审批文件、变更实施记录等。质量验收文件：分项工程验收记录、分部工程验收记录、单位工程竣工验收记录等。安全管理文件：安全生产许可证、安全管理制度、安全培训记录、安全事故报告及处理文件等。其他相关文件：会议纪要、来往信函、工程照片、影像资料等。2.收集要求及时性：各参建单位应在信息产生后的规定时间内收集并提交相关信息，确保信息的时效性。准确性：收集的信息应真实、准确，不得虚报、瞒报或篡改。完整性：应全面收集与工程建设相关的各类信息，确保信息的完整性。规范性：信息的格式、内容应符合国家和行业相关标准及公司的规定要求。3.收集渠道定期会议：通过项目周会、月会、专题会议等形式，收集各参建单位的工作汇报及相关信息。文件往来：各参建单位之间通过文件、信函、电子邮件等方式传递工程信息。现场检查：项目管理部门及监理单位通过现场检查、巡查等方式获取工程建设过程中的实际情况和相关信息。报表填报：施工单位按照规定格式定期填报工程进度、质量、安全等方面的报表。四、信息整理1.整理原则分类清晰：按照工程建设的不同阶段、不同专业、不同类别等对信息进行分类整理，便于查找和使用。层次分明：信息应按照一定的逻辑层次进行整理，形成条理清晰的信息体系。便于检索：建立合理的索引和目录结构，方便快速检索所需信息。2.整理方法分类编号：对各类信息进行分类，并赋予唯一的编号，以便于识别和管理。装订成册：将相关信息文件按照顺序装订成册，并编制封面、目录等。数字化处理：对重要的纸质信息进行扫描或拍照，转化为电子文档进行存储，同时建立电子文档的分类索引。3.整理内容施工单位应整理施工过程中的各项资料，包括施工记录、质量检验报告、安全管理资料等，按照单位工程、分部工程、分项工程的顺序进行分类整理。监理单位应整理监理工作文件，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等，按照监理工作的不同阶段和内容进行分类整理。设计单位应整理设计文件及变更资料，按照设计阶段和专业进行分类整理。五、信息存储1.存储方式纸质存储：对于一些重要的原始文件、签字盖章的文件等，应进行纸质存储，并建立纸质档案库。电子存储：利用计算机网络技术，建立电子信息数据库，对各类工程信息进行电子存储。电子存储应采用安全可靠的存储设备和存储系统，定期进行备份，防止数据丢失。2.存储要求安全保密：确保存储的信息安全保密，防止信息泄露、篡改或丢失。对涉及国家机密、商业秘密的信息，应采取严格的保密措施。便于访问：存储的信息应便于授权人员访问和查询，建立合理的用户权限管理机制。长期保存：根据工程档案管理的要求，对重要的工程信息进行长期保存，确保信息的完整性和可追溯性。3.存储环境纸质档案库应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫等良好的环境条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、除湿机、灭火器等。电子信息存储设备应放置在温度、湿度适宜的环境中，定期进行维护和检查，确保设备正常运行。六、信息传递1.传递流程施工单位向监理单位报送工程进度、质量、安全等方面的报表及相关资料，监理单位审核后报送项目管理部门。设计单位向项目管理部门及施工单位提供设计文件及变更资料。项目管理部门向各参建单位发布工程建设相关的通知、指令等信息。各参建单位之间因工作需要进行信息交流时，应通过规定的渠道进行传递，并做好记录。2.传递方式纸质传递：对于一些重要的文件、资料等，可采用纸质文件传递的方式，通过专人送达或邮寄等方式进行。电子传递：利用电子邮件、项目管理软件等电子手段进行信息传递，电子传递应确保信息的准确性和及时性。会议传达：通过项目会议、专题会议等形式传达工程建设相关信息。3.传递要求明确传递责任人：各参建单位应指定专人负责信息传递工作，确保信息传递的准确性和及时性。建立传递记录：对每次信息传递的时间、内容、接收人等进行记录，以便追溯和查询。确保传递畅通：各参建单位应积极配合信息传递工作，不得无故拒绝或延误信息传递。七、信息使用1.使用权限项目管理人员根据工作需要，经授权后可查阅和使用相关工程信息。参建单位的相关人员在各自职责范围内，经本单位授权后可查阅和使用与本单位工作相关的工程信息。涉及工程机密信息的使用，应严格按照公司的保密规定进行审批和管理。2.使用要求信息使用应遵循合法、合规、合理的原则，不得将工程信息用于与工程建设无关的目的。使用信息时应注意保护信息的安全和保密，不得擅自传播、泄露或篡改信息。对使用工程信息过程中发现的问题或疑问，应及时反馈给信息管理部门或相关责任人。3.信息共享建立工程信息共享平台，实现项目各参建单位之间的信息共享。各参建单位应按照平台的使用规定，及时上传和更新本单位的工程信息。通过信息共享平台，项目管理人员可实时获取工程建设的最新信息，及时进行决策和管理。八、信息归档1.归档范围工程建设过程中形成的各类文件、资料、数据等，均应按照规定进行归档。归档内容应包括项目前期文件、设计文件、施工过程文件、质量验收文件、安全管理文件、变更文件、会议纪要、来往信函等。2.归档要求归档文件应齐全、完整、真实、准确，符合国家和行业相关标准及公司的规定要求。归档文件应按照分类编号的要求进行整理，编制归档目录，注明文件的名称、编号、日期、来源等信息。归档文件应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行存储，纸质档案应装订成册，电子档案应进行备份存储。3.归档时间工程竣工后，各参建单位应在规定时间内完成本单位工程资料的整理归档工作，并移交项目管理部门。项目管理部门应在工程竣工验收合格后，按照档案管理的要求，将工程建设过程中的全部资料进行统一归档。九、监督与考核1.监督检查项目管理部门定期对各参建单位的信息管理工作进行监督检查，检查内容包括信息收集、整理、存储、传递、使用及归档等方面。对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关单位限期整改。2.考核评价建立信息管理考核评价机制，对各参建单位的信息管理工作进行考核评价。考核评价指标包括信息管理工作的完成情况