某某公司文件管理规定

某某公司文件管理规定一、总则（一）目的为加强公司文件管理，确保文件的规范、准确、完整和有效，提高工作效率，特制定本规定。（二）适用范围本规定适用于公司内部各部门、各分支机构以及全体员工在工作过程中所涉及的各类文件的管理。（三）文件定义本规定所称文件，是指公司在经营管理、业务活动等过程中形成的具有保存价值的各种形式的信息记录，包括纸质文件、电子文件等。二、文件分类与编号（一）文件分类1.行政文件：包括公司制度、行政通知、会议纪要、工作报告等，用于规范公司行政管理和日常运营。2.业务文件：涵盖公司各类业务活动产生的文件，如合同协议、项目文档、业务报表等，与公司具体业务相关。3.财务文件：包含财务预算、财务报表、审计报告、税务文件等，涉及公司财务管理方面。4.人事文件：如员工档案、招聘文件、培训记录、绩效考核文件等，关于公司人力资源管理。（二）文件编号1.编号原则唯一性：每个文件都有唯一的编号，避免重复。系统性：编号应体现文件的类别、年份、顺序等信息，便于分类和查找。2.编号方法行政文件：AD[年份][序号]，例如：AD2023001，表示2023年第1号行政文件。业务文件：BD[业务类别][年份][序号]，如业务类别为销售，编号为BDSALES2023002，表示2023年销售类第2号业务文件。财务文件：FD[年份][序号]，如FD2023003，表示2023年第3号财务文件。人事文件：HD[年份][序号]，如HD2023004，表示2023年第4号人事文件。三、文件起草与审核（一）起草1.各部门根据工作需要负责文件的起草工作。起草人应确保文件内容准确、清晰、简洁，符合公司政策和相关法律法规要求。2.文件起草应注明标题、编号、起草部门、起草人、日期等信息。3.涉及多个部门的文件，由主办部门负责牵头起草，相关部门配合提供资料和意见。（二）审核1.文件起草完成后，需提交部门负责人进行审核。部门负责人应从文件内容的准确性、完整性、合规性以及与部门工作的关联性等方面进行审核，提出修改意见。2.对于重要文件或涉及多个部门的文件，还需提交公司分管领导进行审核。分管领导应从公司整体战略和业务方向等角度进行把关，确保文件符合公司利益和发展要求。3.审核通过后的文件，由审核人签署审核意见和姓名、日期。四、文件审批（一）审批流程1.一般行政文件由部门负责人审核后，报公司总经理审批。2.业务文件根据业务性质和重要程度，按照相应的审批权限进行审批。如合同协议，一般需经部门负责人、法务部门审核、分管领导审批，重大合同可能还需总经理审批。3.财务文件由财务部门负责人审核后，报公司财务分管领导审批。4.人事文件由人力资源部门负责人审核后，报公司人事分管领导审批。（二）审批职责1.审批人应对文件内容进行全面审查，重点关注文件的合法性、合理性、可行性以及对公司的影响等方面。2.审批人应在规定的时间内完成审批，并签署明确的审批意见。如同意、不同意或提出修改意见等。五、文件发布（一）纸质文件发布1.经审批通过的文件，由起草部门负责按照规定的格式和份数进行打印、装订。2.打印后的文件应加盖公司公章或相关部门印章（如有要求），确保文件的有效性。3.文件发布前，起草部门应填写《文件发放登记表》，详细记录文件名称、编号、发放部门、发放份数、发放日期等信息。4.按照文件发放范围，由专人将纸质文件送达各接收部门，并要求接收人签字确认。（二）电子文件发布1.电子文件应以电子文档形式存储在公司指定的文件服务器或共享文件夹中，并按照文件分类进行规范命名和存放。2.发布电子文件时，起草部门应在文件服务器相应目录下设置适当的访问权限，确保只有授权人员能够访问。3.对于需要共享的电子文件，起草部门应通过公司内部办公系统或邮件等方式通知相关人员，并提供文件的下载路径和访问密码（如有）。六、文件归档（一）归档范围1.公司各类文件在办理完毕后，均应按照规定进行归档。包括文件的正本、副本、电子文档等。2.重要会议的会议纪要、决议等文件，应及时归档保存。3.合同协议在履行完毕后，相关文件应整理归档。（二）归档时间1.纸质文件应在文件办理完毕后的一周内完成归档。2.电子文件应及时进行备份归档，确保数据的安全性和完整性。（三）归档要求1.归档文件应保持齐全、完整，按照文件编号顺序进行整理，不得缺页、漏页。2.对于电子文件，应确保文件格式的兼容性和可读性，同时做好文件的元数据记录，便于查询和管理。3.归档文件应编制详细的《文件归档目录》，注明文件名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，以便于检索和查阅。七、文件保管（一）保管部门1.公司行政部负责统一保管公司各类行政文件。2.各业务部门负责保管本部门产生的业务文件。3.财务部负责保管财务文件。4.人力资源部负责保管人事文件。（二）保管期限1.公司文件的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的文件：涉及公司重大决策、重要历史资料、法律法规规定必须永久保存的文件等。长期保管的文件：一般为10年以上，如公司年度财务报表、重要业务合同等。短期保管的文件：一般为110年，如一般性的行政通知、临时性业务文件等。2.保管期限应在文件归档时明确标注，并在《文件归档目录》中记录。（三）保管环境1.纸质文件应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫的专用档案柜中。2.电子文件应存储在安全可靠的服务器上，并定期进行备份。备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。八、文件查阅与借阅（一）查阅1.公司员工因工作需要查阅文件时，应填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、编号、查阅原因等信息。2.《文件查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，到文件保管部门查阅文件。3.文件保管部门应安排专人负责提供查阅服务，并在查阅现场进行监督，确保文件的安全和完整。查阅人不得擅自涂改、复印、转借文件。4.查阅完毕后，查阅人应在《文件查阅登记表》上签字确认查阅情况。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅文件的，应填写《文件借阅申请表》，详细说明借阅文件的名称、编号、借阅期限、借阅用途等。2.《文件借阅申请表》经部门负责人、文件保管部门负责人和公司分管领导审批同意后，方可办理借阅手续。3.文件保管部门应向借阅人提供文件的复印件或电子副本，并要求借阅人在《文件借阅登记表》上签字确认。如确需借阅原件，应在借阅期限内及时归还，不得擅自延长借阅时间。4.借阅人应妥善保管借阅的文件，不得损坏、丢失。如发生文件损坏或丢失，借阅人应承担相应的赔偿责任。九、文件变更与废止（一）变更1.文件在执行过程中，如因政策调整、业务变化等原因需要变更内容的，由原起草部门负责提出变更申请。2.变更申请应说明变更的原因、内容、涉及范围等，并提交相关的支持材料。3.变更申请经审核、审批流程后，由原起草部门负责对文件进行修改，并按照文件发布程序重新发布。4.文件变更后，应在原文件上加盖"作废"章，并在新文件中注明原文件的变更情况和废止标识。同时，更新相关的文件管理记录，如《文件归档目录》等。（二）废止1.文件因不再适用、政策调整、业务结束等原因需要废止的，由原起草部门或相关部门提出废止申请。2.废止申请应说明废止的原因和文件名称、编号等信息。3.废止申请经审批通过后，文件保管部门应将废止的文件进行封存，并在相关的文件管理记录中注明废止情况。4.对于涉及重要业务或具有一定保存价值的废止文件，应按照档案管理规定进行妥善保存，以备后续查阅。十、文件保密（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务数据、客户信息等敏感内容的文件，均属于保密文件范畴。2.公司内部制定的未公开的重要政策、战略规划等文件也应严格保密。（二）保密措施1.保密文件应在文件首页加盖"保密"标识，并注明保密级别。2.文件保管部门应设置专门的保密存储区域，对保密文件进行单独存放，限制无关人员进入。3.查阅和借阅保密文件应按照严格的审批流程进行，审批人应确保查阅和借阅人员具备相应的保密资质和权限。4.对于保密文件的电子版本，应采取加密存储、访问控制等技术手段进行保护，防止数据泄露。5.员工应严格遵守公司的保密制度，不得擅自传播、泄露保密文件内容。如违反保密规定，将依法追究相关责任。十一、监督与考核（一）监督检查1.公司行政部负责定期对各部门的文件管理工作进行监督检查，检查内容包括文件的起草、审核、审批、发布、归档、保管、查阅借阅等环节。2.监督检查可以采用定期检查、不定期抽查等方式进行，检查结果应形成书面报告。（二）考核机制1.将文件管理工作纳入公司