企业供应商管理制度

企业供应商管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司与供应商之间的合作关系，确保供应商提供的产品和服务符合公司要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，提高公司整体运营效率和经济效益，同时维护双方的合法权益，促进合作关系的长期稳定发展。2.适用范围本制度适用于公司所有与供应商的采购活动，包括原材料、零部件、设备、服务等的采购。3.基本原则公平公正原则：在供应商选择、采购合同签订、执行及评价等过程中，遵循公平公正的原则，确保所有供应商享有平等的机会。质量优先原则：优先选择能够提供高质量产品和服务的供应商，以保证公司产品质量和生产运营的稳定性。合作共赢原则：与供应商建立长期稳定的合作关系，通过互利合作实现共同发展，共同应对市场挑战。诚实守信原则：双方应诚实守信，履行合同约定，确保信息真实、准确、及时。二、供应商选择与评估1.供应商开发需求分析：采购部门根据公司生产经营计划和实际需求，定期分析各类物资和服务的采购需求，明确所需供应商的类型、资质要求和供应能力等。信息收集：通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加行业展会等。对收集到的信息进行整理和初步筛选，建立潜在供应商名录。实地考察：对于初步筛选合格的潜在供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察。考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员配备、环保措施等方面，全面了解供应商的实际情况。资质审核：要求供应商提供相关资质证明文件，如营业执照、生产许可证、产品质量认证、税务登记证等，并进行审核，确保供应商具备合法经营资格。2.供应商评估指标体系质量指标：主要考察供应商提供产品的质量稳定性、合格率、退货率等。可通过定期抽检、数据分析等方式进行评估。价格指标：比较供应商报价与市场价格水平，评估其价格合理性和竞争力。同时考虑价格调整机制和成本构成等因素。交货期指标：考核供应商是否能够按时交货，计算交货准时率，分析延迟交货的原因和频率。服务指标：评估供应商在售前、售中、售后服务方面的表现，如响应速度、解决问题能力、技术支持等。信誉指标：调查供应商的商业信誉，包括是否存在违约记录、诉讼纠纷、客户投诉等情况。财务状况指标：了解供应商的财务状况，评估其资金实力和偿债能力，以确保合作的稳定性。3.供应商评估流程数据收集：采购部门及相关部门定期收集供应商的各项评估数据，包括质量检验报告、交货记录、发票信息、客户反馈等。初步评估：采购部门根据收集到的数据，对供应商进行初步评估，计算各项指标得分，并给出初步评估意见。综合评估：组织跨部门评估小组，对供应商进行综合评估。评估小组由采购、质量、技术、生产等部门人员组成，根据各指标的权重进行打分，形成综合评估结果。评估结果反馈：将评估结果及时反馈给供应商，对于表现优秀的供应商给予表扬和奖励，对于存在问题的供应商提出整改意见和要求，并跟踪整改情况。供应商分级：根据评估结果，将供应商分为不同等级，如A级（优秀供应商）、B级（合格供应商）、C级（待改进供应商）、D级（不合格供应商）。不同等级的供应商在采购份额、合作政策等方面享有不同待遇。三、采购合同管理1.合同签订合同起草：采购部门根据采购需求和与供应商协商的结果，起草采购合同。合同内容应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同审核：采购合同起草完成后，提交公司法务部门和相关业务部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性，以及是否符合公司利益和相关法律法规要求。合同签订：经审核通过的采购合同，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订。签订后的合同应加盖双方公章，并妥善保管合同原件。2.合同执行订单下达：采购部门根据合同约定，向供应商下达采购订单。订单内容应与合同一致，并明确交货时间、地点、验收标准等要求。供应商备货：供应商收到采购订单后，应按照订单要求及时组织备货，并确保产品质量和交货期。交货验收：在交货期前，供应商应通知公司准备验收。公司采购部门会同质量部门等相关人员按照合同约定的验收标准进行验收。验收合格的，办理入库手续；验收不合格的，按照合同约定处理，如要求供应商换货、补货、降价或退货等。付款管理：财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前应审核相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。3.合同变更与解除变更情形：在合同履行过程中，如因市场需求变化、产品规格调整、不可抗力等原因需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。解除情形：符合下列情形之一的，采购合同可以解除：双方协商一致；因不可抗力致使合同无法履行；一方严重违约，致使合同目的无法实现等。合同解除应签订书面解除协议，并按照合同约定处理善后事宜。4.合同档案管理合同归档：采购部门负责将采购合同原件及相关资料进行整理归档，建立合同档案。合同档案应包括合同文本、订单、验收报告、付款凭证等。档案保管：合同档案应妥善保管，确保档案的完整性和安全性。档案保管期限按照公司档案管理制度执行。档案查阅：因工作需要查阅合同档案的，应履行相应的审批手续，并在档案管理人员的监督下进行查阅，不得擅自复印、涂改、损毁合同档案。四、供应商交货管理1.交货计划提前通知：供应商应根据采购订单要求，制定详细的交货计划，并提前通知公司采购部门。交货计划应明确交货日期、批次、数量、运输方式等信息。调整计划：如因特殊原因需要调整交货计划的，供应商应提前与公司采购部门沟通协商，经同意后方可调整。2.交货过程控制包装要求：供应商应按照合同约定的包装要求进行产品包装，确保产品在运输过程中不受损坏。运输安排：供应商负责安排产品的运输，并确保运输安全和准时到达。如因运输原因导致交货延迟或产品损坏的，供应商应承担相应责任。交货通知：在产品发运后，供应商应及时通知公司采购部门预计到达时间和运输单号等信息。3.交货验收验收标准：明确产品的验收标准，包括外观、规格、数量、质量等方面。验收标准应在采购合同中约定，并作为双方验收的依据。验收流程：采购部门会同质量部门等相关人员按照验收标准进行验收。验收过程中，如发现产品存在质量问题或数量不符等情况，应及时通知供应商，并要求其采取相应措施解决。验收记录：验收人员应填写验收记录，详细记录验收情况，包括验收时间、地点、验收人员、产品名称、规格、数量、质量状况等信息。验收记录作为结算货款和供应商评价的重要依据。五、供应商质量管理1.质量协议签订在与供应商签订采购合同的同时，应签订质量协议。质量协议明确双方在产品质量方面的权利和义务，包括质量标准、检验方法、质量保证期、质量问题处理等条款。2.供应商质量控制质量体系审核：定期对供应商的质量管理体系进行审核，确保其质量管理体系有效运行，符合相关标准和公司要求。过程质量监控：采购部门和质量部门应加强对供应商生产过程的质量监控，可通过驻厂监造、定期抽检、数据分析等方式，及时发现和解决质量问题。质量改进要求：对于供应商存在的质量问题，要求其制定整改措施，限期改进，并跟踪整改效果。同时，鼓励供应商持续改进质量管理水平，提高产品质量。3.质量问题处理问题反馈：在验收过程中或使用过程中发现供应商产品存在质量问题的，公司应及时向供应商反馈。反馈内容应包括质量问题的详细描述、影响范围、造成的损失等信息。原因分析与整改：供应商接到质量问题反馈后，应及时组织相关人员进行原因分析，并制定整改措施。整改措施应包括问题根源分析、具体整改方法、整改时间节点等内容。处理结果跟踪：公司应对供应商质量问题整改情况进行跟踪检查，确保整改措施有效落实。对于质量问题严重、整改不力的供应商，应采取相应的处罚措施，直至终止合作。六、供应商价格管理1.价格调查与分析市场价格监测：采购部门定期收集市场同类产品的价格信息，了解市场价格动态和变化趋势。可通过行业网站、市场调研机构、供应商报价等渠道获取价格信息。成本分析：与供应商沟通，了解其产品成本构成，分析价格合理性。对于价格波动较大的物资，应深入分析成本变化因素，为价格谈判提供依据。2.价格谈判谈判准备：在进行价格谈判前，采购部门应充分了解市场价格水平、供应商成本情况以及公司采购需求和预算等信息，制定合理的谈判策略。谈判过程：与供应商进行价格谈判，双方就产品价格、价格调整机制、付款方式等条款进行协商。谈判过程中应保持灵活，寻求双方都能接受的价格方案。谈判结果确定：根据谈判情况，确定最终的采购价格，并签订相关协议或在采购合同中明确价格条款。3.价格调整调整依据：如因市场原材料价格波动、产品成本变化、国家政策调整等原因需要调整产品价格的，供应商应提前通知公司采购部门，并提供相关证明材料。调整流程：采购部门收到供应商价格调整通知后，进行审核评估。如认为价格调整合理，双方协商确定新的价格，并签订价格调整协议或在采购合同中进行相应修改。七、供应商服务管理1.售前服务产品咨询：供应商应及时、准确地回答公司关于产品的技术参数、性能特点、使用方法等方面的咨询，提供专业的技术支持。方案提供：根据公司需求，为公司提供定制化的产品解决方案，帮助公司优化采购决策。2.售中服务订单处理：及时处理公司下达的采购订单，确保订单信息准确无误，并按照订单要求安排生产和发货。进度跟踪：向公司反馈订单生产进度、运输进度等信息，让公司随时了解采购项目的进展情况。3.售后服务维修与保养：在产品质量保证期内，供应商应免费为公司提供产品维修、保养服务。对于超出质量保证期的产品，应提供有偿的维修服务，并保证维修质量。技术培训：根据公司需求，为公司提供产品使用培训、操作培训、维护培训等服务，确保公司相关人员能够正确使用和维护产品。投诉处理：建立有效的投诉处理机制，及时响应公司的投诉。对于公司提出的问题，应在规定时间内给予答复和解决，并跟踪处理结果，确保公司满意度。八、供应商关系维护1.定期沟通会议沟通：定期组织供应商会议，与供应商就合作情况、市场动态、存在问题及解决方案等进行沟通交流。会议可以季度或年度为周期召开。日常沟通：采购部门与供应商保持日常沟通，及时解决合作过程中出现的问题。沟通方式可包括电话、邮件、即时通讯工具等。2.合作激励奖励措施：对于表现优秀的供应商，公司给予相应的奖励，如增加采购份额、颁发荣誉证书、给予价格优惠等。合作机会：在同等条件下，优先考虑与优秀供应商开展新的合作项目，为供应商提供更多的业务机会，实现互利共赢。3.合作风险防范风险识别：关注供应商的经营状况、市场环境变化等因素，及时识别可能影响合作的风险，如供应商破产、原材料短缺、政策法规变化等。风险应对：针对识别出的风险，制定相应的应对措施。如与供应商签订风险分担协议、寻找替代供应商、加强市场监测等，降低合作风险对公司生产经营的影响。九、供应商绩效评价与持续改进1.绩效评价指标质量绩效：包括产品合格率、退货率、质量问题投诉次数等指标。供应绩效：如交货准时率、订单履行率、供应灵活性等指标。价格绩效：采购价格与市场价格比较、价格调整合理性等指标。服务绩效：售前、售中、售后服务质量评价指标，如响应速度、解决问题能力等。合作态度绩效：包括沟通配合程度、对公司需求的响应及时性等指标。2.评价周期定期评价：每季度或每半年对供应商进行一次全面的绩效评价。不定期评价：在采购过程中，如发现供应商存在重大问题或异常情况，及时进行专项绩效评价。3.评价流程数据收集：采购部门及相关部门按照绩效评价指标要求，收集供应商的相关数据，如质量检验报告、交货记录、发票信息、客户反馈等。评价打分：根据收集到的数据，按照设定的评价指标权重，对供应商进行打分。结果反馈：将评价结果及时反馈给供应商，与供应商进行沟通，分析存在的问题及原因。制定改进计划：对于绩效评价结果不理想的供应商，与供应商共同制定改