集团采购计划管理制度

集团采购计划管理制度一、总则（一）目的为规范集团采购计划的制定与执行，确保采购活动的科学性、合理性和高效性，满足集团各部门对物资和服务的需求，降低采购成本，提高集团整体经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团总部及各下属子公司、分公司的采购计划管理工作。（三）基本原则1.按需采购原则：采购计划应根据实际需求制定，避免盲目采购和过度储备。2.成本效益原则：在满足需求的前提下，通过合理的采购策略和供应商选择，降低采购成本，提高采购效益。3.归口管理原则：采购计划实行归口管理，由各部门负责提出需求，采购部门统一汇总、审核和执行。4.信息共享原则：加强采购部门与各部门之间的信息沟通与共享，确保采购计划的准确性和及时性。二、职责分工（一）需求部门1.负责根据本部门的业务需求，提出物资和服务的采购申请，明确采购的品种、规格、数量、质量要求、交货时间等。2.参与采购计划的制定和审核，提供相关技术支持和业务指导。3.负责对采购物资和服务的验收工作，确保符合本部门的需求。（二）采购部门1.负责汇总各需求部门的采购申请，进行分类整理和分析。2.根据需求部门的要求和市场情况，制定采购计划草案，包括采购预算、采购方式、采购时间安排等。3.组织采购计划的评审和审批，确保采购计划的合理性和可行性。4.负责采购计划的执行，与供应商签订采购合同，跟踪采购进度，协调解决采购过程中出现的问题。5.定期对采购计划的执行情况进行总结和分析，提出改进建议。（三）财务部门1.负责审核采购计划的预算，确保采购资金的合理安排。2.监督采购资金的支付，确保资金使用的合规性。3.参与采购计划的评审，提供财务方面的意见和建议。（四）其他部门1.配合采购部门做好采购计划的相关工作，如提供市场信息、协助供应商考察等。2.根据集团整体战略和业务发展需要，对采购计划提出指导性意见。三、采购计划的分类与编制（一）分类1.年度采购计划：根据集团年度经营目标和业务发展规划，对全年所需的各类物资和服务进行统筹安排。2.季度采购计划：在年度采购计划的基础上，结合季度业务需求，对当季采购的物资和服务进行细化和调整。3.月度采购计划：根据季度采购计划和月度业务实际需求，明确当月具体的采购项目、数量和时间要求。（二）编制依据1.集团年度经营计划、预算安排。2.各部门的业务需求预测。3.现有物资库存情况。4.市场供应情况和价格波动趋势。（三）编制流程1.需求部门提交申请：各需求部门应在规定时间内，按照统一格式填写采购申请单，详细说明采购物资和服务的名称、规格、数量、质量要求、预计使用时间等信息，并提交给采购部门。2.采购部门汇总分析：采购部门收到各需求部门的采购申请后，进行汇总整理，分析各类物资和服务的需求特点、采购周期、市场供应情况等，结合现有库存，初步确定采购数量和时间安排。3.制定采购计划草案：采购部门根据汇总分析结果，制定采购计划草案，明确采购项目、采购数量、采购预算、采购方式、采购时间等内容。对于重大采购项目，应同时制定采购方案，包括供应商选择标准、采购流程、风险应对措施等。4.评审与审批：采购计划草案编制完成后，由采购部门组织相关部门进行评审。评审内容包括采购需求的合理性、采购预算的准确性、采购方式的适用性、采购时间的可行性等。评审通过后，报集团领导审批。四、采购计划的执行与监控（一）采购执行1.采购部门根据审批后的采购计划，按照采购方式的要求，组织实施采购活动。对于公开招标、邀请招标等采购方式，应严格按照相关法律法规和集团规定的程序进行操作。2.在采购过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进度，协调解决出现的问题。如因特殊情况需要变更采购计划，应按照规定的程序进行审批。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好后续工作。（二）进度监控1.建立采购计划执行进度跟踪机制，采购部门定期对采购项目的执行情况进行检查和分析，及时掌握采购进度。对于采购进度滞后的项目，应查明原因，采取有效措施加以解决。2.需求部门应配合采购部门做好采购进度的跟踪工作，及时反馈采购物资和服务的使用情况和质量问题，确保采购的物资和服务符合本部门的需求。3.财务部门应根据采购合同的约定，及时安排采购资金的支付，确保采购活动的顺利进行。（三）验收与付款1.采购物资和服务到货后，需求部门应按照合同约定的验收标准进行验收。验收合格后，填写验收报告，并办理入库手续。对于验收不合格的物资和服务，应及时与供应商协商处理，要求供应商更换或采取其他补救措施。2.采购部门根据验收报告和采购合同，办理付款申请手续。财务部门对付款申请进行审核，确保付款依据充分、手续齐全、金额准确后，按照规定的程序支付采购款项。五、采购计划的调整与变更（一）调整与变更的情形1.因集团经营战略调整、业务发展变化等原因，导致采购需求发生重大变化。2.市场供应情况发生重大变化，如供应商停产、原材料价格大幅波动等，影响采购计划的执行。3.采购计划执行过程中出现不可抗力因素，如自然灾害、政策法规调整等，导致采购活动无法正常进行。（二）调整与变更的流程1.需求部门或采购部门提出调整与变更申请，详细说明调整与变更的原因、内容和对采购计划的影响。2.采购部门对调整与变更申请进行审核，组织相关部门进行评估，分析调整与变更的必要性和可行性。3.根据评估结果，编制采购计划调整与变更方案，明确调整与变更后的采购项目、采购数量、采购预算、采购方式、采购时间等内容。4.采购计划调整与变更方案报集团领导审批。审批通过后，采购部门按照新的采购计划组织实施采购活动。六、采购计划的评估与考核（一）评估指标1.采购计划准确率：实际采购数量与计划采购数量的相符程度。2.采购成本节约率：实际采购成本与预算采购成本的节约比例。3.采购及时率：采购物资和服务按时到货的比例。4.采购质量合格率：验收合格的采购物资和服务数量占采购总量的比例。5.供应商满意度：通过对供应商的调查，了解供应商对采购过程和合作关系的满意程度。（二）评估方法1.定期评估：采购部门每月对采购计划的执行情况进行统计分析，形成采购计划执行情况报告，对各项评估指标进行计算和分析。2.不定期抽查：集团内部审计部门或其他相关部门不定期对采购计划的执行情况进行抽查，核实采购数据的真实性和准确性。3.供应商反馈：通过问卷调查、面谈等方式，收集供应商对采购过程和合作关系的反馈意见，作为评估采购计划执行情况的参考。（三）考核与奖惩1.根据采购计划评估结果，对采购部门和相关责任人进行考核。对于采购计划执行情况良好的部门和个人，给予表彰和奖励；对于采购计划执行不力，导致出现采购延误、成本超支、质量问题等情况的部门和个人，进行批评教育，并视情节轻重给予相应的处罚。2.考核结果作为部门和个人绩效评价、薪酬调整、晋升等的重要依据。七、信息管理与档案保存（一）信息管理1.建立采购计划管理信息系统，实现采购计划的在线申报、审批、执行跟踪、统计分析等功能，提高采购计划管理的信息化水平。2.采购部门应定期收集、整理采购计划相关信息，包括采购申请、采购计划草案、评审记录、审批文件、采购合同、验收报告等，确保信息的完整性和准确性。3.加强采购部门与各部门之间的信息共享，通过信息系统、内部网站、工作群等渠道，及时发布采购计划相关信息，方便各部门查询和使用。（二）档案保存1.采购计划相关档案资料应按照档案管理的有关规定进行分类、整理、归档，妥善保存。2.采购计划档案的保存期限应符合国家法律法规和集团规定的要求，一般为[X]年。对于涉及重要采购项目