公司法公章管理制度

公司法公章管理制度一、总则（一）目的为加强公司公章管理，维护公司公章使用的严肃性和规范性，保障公司合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的公章管理。（三）定义本制度所称公章，是指公司法定名称章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。二、公章的刻制、启用与废止（一）公章的刻制1.公司公章的刻制由行政部门统一负责。因业务需要刻制公章时，需由使用部门提出书面申请，详细说明刻制公章的名称、用途、数量等，并经公司法定代表人或授权代表批准。2.行政部门凭公司法定代表人或授权代表的批准文件，到公安机关指定的刻章单位进行刻制。刻制完成后，行政部门应及时将公章登记备案，并妥善保管。（二）公章的启用1.新刻制的公章启用前，行政部门应在公司内部发布启用通知，明确公章的名称、启用日期、使用范围等。2.公章启用时，行政部门应将公章的印模留存一份，交档案室归档保存，以备日后查验。（三）公章的废止1.因公司名称变更、机构调整、业务终止等原因，需要废止公章时，由行政部门提出申请，经公司法定代表人或授权代表批准后，予以废止。2.废止的公章应及时交回行政部门，由行政部门统一封存保管，并按照相关规定进行销毁。三、公章的保管（一）保管原则1.公章保管应遵循"谁保管、谁负责"的原则，确保公章的安全和完整。2.公章应指定专人保管，保管人应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公章管理规定。（二）保管人职责1.负责公章的日常保管，确保公章存放安全，防止公章被盗用、丢失或损坏。2.严格按照本制度规定的使用范围和审批程序使用公章，对每一次公章使用进行登记，并留存相关使用凭证。3.定期检查公章的保管情况，如发现公章有损坏或遗失等情况，应及时报告行政部门，并采取相应的措施。（三）保管地点1.公司公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并置于公司内部相对独立的区域。2.财务专用章、合同专用章等重要公章应实行双人保管制度，由两名保管人分别持有保险柜或保管箱的钥匙，同时使用时才能开启。四、公章的使用（一）使用范围1.公司法定名称章用于公司各类文件、函件、报表、证照等的加盖，以证明公司的法人身份。2.法定代表人章用于公司重要文件的签署、银行票据的盖章等，代表公司法定代表人的意志。3.合同专用章用于公司对外签订的各类合同、协议等法律文件的盖章，具有法律效力。4.财务专用章用于公司财务收支、银行结算、税务申报等相关财务业务的盖章。（二）使用流程1.公章使用申请人应填写《公章使用申请表》，详细说明使用公章的事由、文件名称、文号、使用部门、使用时间等，并签字确认。2.将《公章使用申请表》提交给部门负责人审核，部门负责人应根据实际情况进行审核，并签署意见。3.经部门负责人审核通过后，将《公章使用申请表》提交给分管领导审批，分管领导应根据公司相关规定和业务情况进行审批，并签署意见。4.对于涉及重大事项或金额较大的合同、协议等文件，需经公司法定代表人审批同意后方可使用公章。5.公章保管人在收到经审批通过的《公章使用申请表》后，应对申请表内容进行再次核对，确认无误后，方可在规定的文件或材料上加盖公章，并在《公章使用登记表》上进行登记，记录公章使用的日期、事由、文件名称、文号、使用部门、使用人等信息。（三）使用要求1.公章应加盖在文件规定的盖章位置，确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重叠。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。如因特殊情况需要提前盖章的，必须在盖章后由专人负责跟踪文件的使用情况，确保文件的安全和有效。3.如涉及多页文件的盖章，应逐页加盖公章，并在骑缝处加盖骑缝章，以确保文件的完整性和连贯性。五、公章的借用（一）借用原则1.公章借用应严格控制，非必要情况下不得借用。如因工作需要借用公章的，应按照本制度规定的流程进行审批。2.公章借用期限一般不得超过[x]个工作日，如有特殊情况需要延长借用期限的，应提前向行政部门申请，并说明理由。（二）借用流程1.公章借用申请人应填写《公章借用申请表》，详细说明借用公章的事由、借用期限、归还时间等，并签字确认。2.将《公章借用申请表》提交给部门负责人审核，部门负责人应根据实际情况进行审核，并签署意见。3.经部门负责人审核通过后，将《公章借用申请表》提交给分管领导审批，分管领导应根据公司相关规定和业务情况进行审批，并签署意见。4.对于涉及重大事项或金额较大的合同、协议等文件借用公章的，需经公司法定代表人审批同意后方可借用。5.公章保管人在收到经审批通过的《公章借用申请表》后，应对申请表内容进行再次核对，确认无误后，方可将公章借给借用申请人，并在《公章借用登记表》上进行登记，记录公章借用的日期、事由、借用期限、归还时间、借用部门、借用人等信息。（三）借用要求1.借用申请人应妥善保管借用的公章，不得转借他人或用于非申请事由的其他用途。2.借用申请人应在规定的借用期限内归还公章，如因特殊情况需要延期归还的，应提前向行政部门申请，并说明理由。3.公章归还时，保管人应对公章进行检查，如发现公章有损坏或遗失等情况，应及时报告行政部门，并要求借用申请人承担相应的责任。六、公章的交接（一）交接原则1.公章保管人因工作调动、离职等原因需要交接公章时，应按照本制度规定的流程进行交接，确保公章交接的安全和完整。2.公章交接应在行政部门的监督下进行，交接双方应认真核对公章的数量、完好情况等，并在《公章交接登记表》上签字确认。（二）交接流程1.公章保管人提出交接申请，填写《公章交接申请表》，详细说明交接的原因、交接时间、交接双方等信息，并签字确认。2.行政部门收到交接申请后，安排专人负责监督交接过程。交接时，交接双方应在行政部门指定的地点进行当面交接，逐一核对公章的数量、完好情况等，并在《公章交接登记表》上详细记录交接的公章名称、数量、交接时间、交接双方等信息。3.交接双方核对无误后，在《公章交接登记表》上签字确认。如发现公章有损坏或遗失等情况，应及时查明原因，并由原保管人承担相应的责任。4.交接完成后，行政部门将《公章交接申请表》和《公章交接登记表》存档保存，以备日后查验。七、公章的监督与检查（一）监督机制1.公司设立公章管理监督小组，由行政部门负责人、财务部门负责人、法务部门负责人等组成，负责对公司公章管理情况进行定期监督检查。2.监督小组应定期对公章的保管、使用、借用、交接等情况进行检查，发现问题及时提出整改意见，并督促相关责任人进行整改。（二）检查内容1.公章保管是否安全，是否存放在规定的保管地点，是否按照保管要求进行保管。2.公章使用是否符合规定的使用范围和审批程序，是否存在未经审批擅自使用公章的情况。3.公章借用是否按照规定的流程进行审批和登记，借用期限是否符合规定，公章归还时是否进行检查。4.公章交接是否按照规定的流程进行，交接双方是否认真核对公章的数量、完好情况等，并在交接登记表上签字确认。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用、保管公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因公章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相