财务合同审核管理制度

财务合同审核管理制度总则目的为加强公司财务合同审核管理，规范合同审核流程，有效防范财务风险，保障公司合法权益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司各类涉及财务收支、资金结算、资产处置、债权债务等经济事项的合同审核管理。基本原则1.合法性原则：合同内容必须符合国家法律法规、政策规定，不得违反法律强制性条款。2.真实性原则：合同双方应如实陈述合同签订的背景、目的、交易内容等，确保合同真实有效。3.准确性原则：合同条款应明确、具体、准确，避免模糊不清或产生歧义，确保财务数据和结算方式准确无误。4.完整性原则：合同应涵盖交易的各个关键要素，包括但不限于标的、数量、质量、价格、履行期限、地点和方式、违约责任等，确保合同内容完整。5.风险可控原则：对合同履行过程中的财务风险进行充分评估和分析，采取有效措施加以防范和控制，确保公司财务安全。合同审核职责分工业务部门1.负责合同的起草、谈判、签约前的准备工作，对合同涉及的业务内容、技术要求、质量标准、交付时间等条款的真实性、完整性、可行性负责。2.配合财务部门进行合同财务条款的审核，提供必要的业务信息和资料，解答财务部门提出的疑问。3.负责合同的履行跟踪，及时向财务部门反馈合同履行情况，协助处理合同执行过程中的财务问题。财务部门1.参与合同的起草、谈判等前期工作，从财务角度对合同条款进行审核，重点关注财务收支、资金结算、税务处理、财务风险等方面。2.审核合同中的财务条款，包括但不限于价款支付方式、结算周期、发票开具与取得、资金预算安排、违约责任的财务承担方式等，确保合同财务条款符合公司财务管理制度和相关法律法规要求。3.对合同履行过程中的财务事项进行监督和管理，定期与业务部门核对合同执行情况，及时发现和解决财务风险问题。4.根据合同执行情况进行财务核算和账务处理，确保财务数据准确反映合同交易实质。法务部门1.负责对合同的合法性进行审核，审查合同条款是否符合法律法规规定，是否存在法律风险。2.协助业务部门和财务部门处理合同履行过程中的法律纠纷，提供法律意见和支持。3.参与重大合同的起草、谈判和审核工作，从法律专业角度对合同条款进行把关，确保合同合法有效。其他相关部门根据合同涉及的具体业务领域，相关部门应配合业务部门、财务部门和法务部门，提供专业意见和建议，协助做好合同审核管理工作。合同审核流程合同起草与初审1.业务部门负责合同的起草工作，合同初稿应包含合同双方基本信息、合同标的、数量、质量、价格、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。2.业务部门完成合同初稿后，应进行内部初审，审核合同条款是否符合业务实际需求，是否存在重大业务风险，并对合同的真实性、完整性负责。初审通过后，将合同初稿提交给财务部门进行财务条款审核。财务条款审核1.财务部门收到业务部门提交的合同初稿后，应及时安排专人进行财务条款审核。审核人员应仔细审查合同中的财务条款，包括但不限于：价款支付方式：明确约定付款方式（如现金、支票、汇票、电汇等）、付款期限、付款条件等，确保付款安排符合公司资金管理要求和财务风险控制原则。结算周期：根据业务性质和交易特点，合理确定结算周期，避免结算周期过长导致资金占用成本增加或财务风险加大。发票开具与取得：明确规定发票的类型（增值税专用发票或普通发票）、开具时间、内容要求等，确保公司能够及时取得合规发票，用于财务核算和税务处理。资金预算安排：审核合同涉及的资金收支是否纳入公司年度资金预算，如超出预算范围，需评估其合理性及资金来源渠道。违约责任的财务承担方式：明确约定违约方应承担的财务责任，如违约金的计算方式、赔偿金额的确定方法等，确保公司在合同违约情况下能够获得合理的经济补偿。2.财务审核人员在审核过程中，如发现合同财务条款存在问题或风险，应及时与业务部门沟通协商，提出修改意见和建议。业务部门应根据财务部门的意见对合同进行修改完善，并再次提交财务部门审核。法务审核1.经财务部门审核通过的合同，应提交法务部门进行合法性审核。法务部门审核人员应依据法律法规和公司内部规定，对合同的合法性、合规性进行全面审查，重点关注合同条款是否存在法律漏洞、潜在法律风险以及是否符合公司利益。2.法务审核人员在审核过程中，如发现合同存在法律问题或风险，应及时与业务部门和财务部门沟通，提出法律意见和修改建议。业务部门应根据法务部门的意见对合同进行修改，确保合同符合法律法规要求。修改后的合同需再次提交法务部门审核确认。合同审批与签署1.经财务部门和法务部门审核通过的合同，按照公司合同审批流程提交各级领导审批。审批过程中，审批人员应全面审查合同的各项条款，综合考虑业务需求、财务状况、法律风险等因素，做出审批决策。2.合同经审批同意后，由业务部门负责与合同对方当事人进行签署。签署后的合同原件应及时交回公司档案室存档，并由财务部门、业务部门等相关部门留存复印件，以备查阅和执行。合同履行与跟踪1.合同签署生效后，业务部门负责组织合同的履行，按照合同约定的条款和时间要求，及时完成合同义务。在合同履行过程中，业务部门应定期向财务部门反馈合同执行情况，包括但不限于业务进展、款项收付、发票开具与取得等情况。2.财务部门负责对合同履行过程中的财务事项进行跟踪和监督，根据业务部门反馈的信息，及时核对账务数据，确保财务记录准确反映合同交易情况。如发现合同履行过程中存在财务风险或异常情况，应及时与业务部门沟通协调，共同采取措施加以解决。3.对于合同履行过程中涉及的变更、补充、解除等事项，业务部门应按照公司合同管理制度的规定，重新履行合同审核和审批流程，并及时通知财务部门进行相应的账务处理和财务风险评估。财务合同审核要点合同价款与支付条款1.明确合同价款的具体金额、计价方式（如固定总价、单价、成本加成等）及价格调整机制。确保价款金额准确合理，计价方式符合业务实际情况，价格调整机制具有可操作性和合理性。2.详细规定付款方式、付款期限和付款条件。付款方式应符合公司资金管理要求，付款期限应合理确定，避免过长或过短，付款条件应明确具体，便于双方执行和财务核算。3.对于分期支付的合同，应明确各期付款的时间节点和金额，确保公司资金流出与业务进度相匹配，同时防范因对方逾期付款导致的财务风险。发票条款1.明确发票的类型（增值税专用发票或普通发票）、开具时间、内容要求等。确保公司能够及时取得合规发票，用于财务核算和税务处理。2.规定如因发票问题导致公司损失的赔偿责任，明确对方应承担的法律和经济责任，以保障公司合法权益。资金预算与资金来源1.审核合同涉及的资金收支是否纳入公司年度资金预算。对于超出预算范围的合同，需评估其合理性及资金来源渠道，确保公司资金安排合理，避免资金链断裂风险。2.如合同履行需要外部融资，应明确融资责任和融资成本承担方式，确保融资活动合法合规，融资成本可控。违约责任条款1.明确约定违约方应承担的违约责任，包括违约金的计算方式、赔偿金额的确定方法等。违约责任应具有明确性和可操作性，能够有效约束合同双方的行为，保障公司在合同违约情况下能够获得合理的经济补偿。2.对于可能导致重大财务损失的违约情形，应加大违约责任的力度，以降低公司财务风险。保密条款1.涉及商业秘密、技术秘密等敏感信息的合同，应明确保密条款，规定双方在合同履行过程中及合同终止后的保密义务、保密期限和违约责任。2.保密条款应符合法律法规要求，确保公司的商业秘密和技术秘密得到有效保护，防止因信息泄露给公司带来经济损失。争议解决条款1.明确合同争议的解决方式，如协商、仲裁或诉讼。选择合适的争议解决方式，有助于及时、有效地解决合同纠纷，降低公司的法律风险和财务成本。2.如选择仲裁方式解决争议，应明确仲裁机构的名称和仲裁规则；如选择诉讼方式解决争议，应考虑管辖法院的便利性和公正性。财务合同审核风险控制风险识别与评估1.财务部门应建立合同审核风险识别机制，对合同履行过程中可能出现的财务风险进行全面梳理和分析，包括但不限于信用风险、市场风险、法律风险、操作风险等。2.定期对合同审核过程中发现的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。风险应对措施1.对于识别出的财务风险，应根据风险评估结果制定相应的应对措施。对于低风险的合同事项，可以采取常规的审核和监控措施；对于中等风险的合同事项，应加强审核力度，增加风险监控频率；对于高风险的合同事项，应采取特殊的风险防范措施，如要求提供担保、增加风险保证金等。2.在合同履行过程中，应密切关注风险变化情况，及时调整风险应对措施，确保风险始终处于可控状态。风险监控与预警1.建立合同审核风险监控体系，定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现潜在的财务风险隐患。2.设定风险预警指标，当风险指标达到或接近预警值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施防范风险。风险应急处理1.制定财务合同审核风险应急处理预案，明确在风险事件发生时的应急处理流程和责任分工。2.定期对应急预案进行演练和评估，确保在风险事件发生时能够迅速、有效地启动应急预案，降低风险损失，保障公司正常运营。合同档案管理合同归档1.合同签署生效后，业务部门应及时将合同原件整理归档，并提交给公司档案室统一保管。归档的合同应包括合同正本、副本、补充协议、变更协议、审批文件等相关资料。2.档案室应建立合同档案目录，对合同档案进行分类、编号、登记，确保档案资料完整、准确、便于查阅。合同查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案时，应填写《合同查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案室办理查阅手续。2.档案室工作人员应按照申请表的要求提供合同档案资料，并对查阅过程进行登记和监督，确保合同档案的安全和保密。查阅人员不得擅自复印、拍照、带出合同档案原件。合同保管期限1.合同档案的保管期限应根据国家法律法规和公司内部规定确定。一般情况下，合同保管期限为自合同履行完毕之日起[x]年。2.对于涉及重要资产、重大交易、长期合作等关键合同，保管期限应适当延长，以满足公司后续审计、查询等工作需要。合同销