装饰公司合同管理制度

装饰公司合同管理制度一、总则（一）目的为加强装饰公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，维护公司合法权益，提高公司经济效益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与客户、供应商、合作伙伴等签订的各类装饰工程合同、材料采购合同、设计服务合同等。（三）基本原则1.依法签订原则：合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得强迫对方签订合同。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理部门及职责（一）法务部门1.负责合同文本的合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。2.参与重大合同的谈判和签订，提供法律意见和建议。3.处理合同纠纷，维护公司合法权益。4.定期对合同管理情况进行法律风险评估。（二）业务部门1.负责合同的洽谈、起草、签订、履行等具体工作。2.收集、整理合同相关资料，建立合同台账。3.及时向法务部门通报合同履行过程中的重大事项。4.负责合同纠纷的前期处理，配合法务部门解决纠纷。（三）财务部门1.负责审核合同中的财务条款，确保公司财务利益。2.按照合同约定办理款项收付手续。3.对合同执行情况进行财务监督。（四）行政部门1.负责合同印章的保管和使用。2.协助业务部门办理合同签订过程中的相关手续。3.对合同档案进行整理、归档和保管。三、合同签订管理（一）合同谈判1.业务部门负责合同谈判工作，谈判人员应具备相关业务知识和谈判技巧。2.在谈判前，业务部门应收集对方的主体资格、经营范围、资信状况等信息，进行充分的市场调研和分析。3.谈判过程中，应明确双方的权利义务、合同标的、价款、质量标准、履行期限、违约责任等主要条款，确保合同条款公平合理。（二）合同起草1.合同原则上由业务部门起草，如涉及法律专业性较强的条款，可由法务部门协助起草。2.合同文本应使用规范的语言文字，表述清晰、准确、完整，避免歧义。3.合同应包含以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。（三）合同审核1.合同起草完成后，应提交给相关部门进行审核。审核流程如下：业务部门负责人审核合同的业务条款，确保合同符合业务需求。法务部门审核合同的合法性条款，提出法律意见和建议。财务部门审核合同的财务条款，确保公司财务利益。行政部门审核合同的格式和手续是否齐全。2.审核部门应在规定的时间内完成审核，并签署审核意见。如审核意见不一致，应协商解决；协商不成的，提交公司领导决定。（四）合同签订1.经审核通过的合同，由业务部门负责与对方签订。签订合同前，应确保对方已加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。2.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送法务部门、财务部门、行政部门等相关部门备案。3.合同签订过程中，如需要使用公司印章，应按照公司印章管理制度的规定办理用印手续。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，业务部门应组织相关人员进行合同交底，明确合同双方的权利义务、履行要求、注意事项等。2.合同交底应形成书面记录，由参与交底的人员签字确认。（二）履行跟踪1.业务部门负责合同履行的跟踪工作，定期检查合同履行情况，及时发现和解决问题。2.在合同履行过程中，如需要变更合同条款，应按照合同变更管理的规定办理相关手续。3.如发现对方未按照合同约定履行义务，业务部门应及时与对方沟通协商，要求对方履行义务；协商不成的，应及时采取法律措施维护公司合法权益。（三）款项收付1.财务部门按照合同约定办理款项收付手续，确保款项收付的准确性和及时性。2.在办理款项收付前，财务部门应审核相关凭证，如发票、验收报告等，确保款项收付符合合同约定。3.如发现款项收付存在问题，财务部门应及时与业务部门沟通协调，共同解决问题。五、合同变更管理（一）变更申请1.在合同履行过程中，如需要变更合同条款，业务部门应填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等。2.《合同变更申请表》应经业务部门负责人审核签字后，提交给相关部门进行审核。（二）变更审核1.变更审核流程与合同审核流程相同，相关部门应在规定的时间内完成审核，并签署审核意见。2.如审核意见不一致，应协商解决；协商不成的，提交公司领导决定。（三）变更签订1.经审核通过的合同变更，由业务部门负责与对方签订《合同变更协议》。签订《合同变更协议》前，应确保对方已加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。2.《合同变更协议》签订后，业务部门应及时将协议副本送法务部门、财务部门、行政部门等相关部门备案。六、合同解除管理（一）解除申请1.在合同履行过程中，如需要解除合同，业务部门应填写《合同解除申请表》，详细说明解除合同的原因、对公司的影响等。2.《合同解除申请表》应经业务部门负责人审核签字后，提交给相关部门进行审核。（二）解除审核1.解除审核流程与合同审核流程相同，相关部门应在规定的时间内完成审核，并签署审核意见。2.如审核意见不一致，应协商解决；协商不成的，提交公司领导决定。（三）解除通知1.经审核通过的合同解除，由业务部门负责向对方发出《合同解除通知》，明确解除合同的原因、时间、双方的权利义务等。2.《合同解除通知》应采用书面形式，并加盖公司公章或合同专用章。（四）善后处理1.合同解除后，业务部门应组织相关人员进行善后处理，如清理债权债务、返还财产、办理交接手续等。2.财务部门按照合同解除协议的约定办理款项收付手续，确保公司财务利益不受损失。七、合同纠纷管理（一）纠纷处理原则1.及时处理原则：合同纠纷发生后，应及时采取措施进行处理，避免损失扩大。2.依法处理原则：合同纠纷的处理应遵守国家法律法规，维护公司合法权益。3.协商解决优先原则：合同纠纷发生后，应首先通过协商解决；协商不成的，再通过仲裁或诉讼等方式解决。（二）纠纷处理流程1.业务部门发现合同纠纷后，应及时向公司领导汇报，并组织相关人员进行调查分析，收集证据材料。2.法务部门参与合同纠纷的处理，提供法律意见和建议，协助业务部门制定纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，业务部门与对方进行协商沟通，争取通过协商解决纠纷；协商不成的，按照合同约定的仲裁或诉讼方式解决纠纷。4.在合同纠纷处理过程中，应及时向公司领导汇报进展情况，听取领导意见和建议。（三）纠纷处理记录1.合同纠纷处理过程中，应形成详细的记录，包括纠纷发生的原因、处理过程、采取的措施、处理结果等。2.纠纷处理记录应妥善保管，作为公司合同管理的重要资料。八、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料收集整理，移交行政部门进行归档。2.合同相关资料包括合同谈判记录、合同变更协议、合同解除通知、纠纷处理记录等。（二）档案整理1.行政部门负责对合同档案进行整理，按照合同类别、签订时间等进行分类编号，建立合同档案目录。2.合同档案应装订成册，一式两份，一份由行政部门保管，一份由业务部门保管。（三）档案保管1.合同档案应妥善保管，存放于安全、干燥、通风的地方，防止档案损坏、丢失。2.合同档案的保管期限按照国家法律法规及公司相关规定执行。（四）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人审核签字后，提交给行政部门。2.行政部门应按照规定办理查阅手续，查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或复制。九、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对合同管理情况进行监督检查，检查内容包括合同签订、履行、变更、解除等环节的执行情况。2.监督检查可采用内部审计、专项检查等方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。（二）考核评价1.建立合同管理考核评价制度，对合同管理部门及相关人员的工作进行考核评价。2.考核评