数字化管理ERP日常运行管理制度

数字化管理ERP日常运行管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司数字化管理ERP系统的日常运行，确保系统稳定、高效、安全地运行，为公司的业务流程提供有力支持，提高公司整体运营效率和管理水平。2.适用范围本制度适用于公司内部使用数字化管理ERP系统的所有部门和人员。3.职责分工信息部门负责ERP系统的日常维护、技术支持和数据备份等工作。监控系统运行状态，及时处理系统故障和异常情况。对系统用户进行培训和指导，解答用户在使用过程中遇到的技术问题。各业务部门负责本部门在ERP系统中的业务操作，确保数据的准确性和及时性。配合信息部门进行系统测试、优化和升级等工作。提出系统改进需求和建议，参与系统功能的完善和优化。二、系统操作规范1.用户账号管理账号申请各部门员工因工作需要使用ERP系统时，需向所在部门负责人提出账号申请，部门负责人审核通过后提交至信息部门。信息部门根据员工工作职责和权限分配相应的系统账号，并设置初始密码。账号使用员工应妥善保管自己的账号和密码，不得将账号转借他人使用。如发现账号被盗用或密码泄露，应立即通知信息部门进行处理。账号变更与注销员工岗位变动或离职时，所在部门应及时通知信息部门，信息部门根据实际情况对账号权限进行调整或注销。2.业务操作流程数据录入各业务部门操作人员应按照公司规定的业务流程和数据标准，准确、完整地录入相关业务数据。在录入数据前，应仔细核对原始凭证，确保数据的真实性和准确性。数据审核对于重要业务数据，需经过相关人员审核后方可生效。审核人员应认真核对数据的准确性和完整性，对审核结果负责。业务流程执行操作人员应严格按照ERP系统设定的业务流程进行操作，不得擅自更改或跳过流程环节。如发现流程存在不合理之处，应及时反馈给相关部门进行优化。3.操作日志管理记录内容系统自动记录所有用户的操作日志，包括登录时间、登出时间、操作模块、操作内容等。查询与使用信息部门有权查询操作日志，以便对系统运行情况进行监控和分析。如因工作需要，其他部门如需查询操作日志，需向信息部门提出申请，经批准后方可查询。三、系统运行监控与维护1.运行状态监控监控指标信息部门应定期监控ERP系统的运行状态，包括服务器性能指标（如CPU使用率、内存使用率、磁盘I/O等）、网络连接状态、系统响应时间等。监控频率采用实时监控和定期巡检相结合的方式。实时监控确保及时发现系统异常情况，定期巡检（至少每天一次）全面检查系统运行状况。异常处理当监控发现系统运行出现异常时，信息部门应立即进行排查和分析，确定故障原因。对于一般性故障，应及时采取措施进行修复；对于较为复杂的故障，应启动应急预案，并及时通知相关部门和人员。2.数据备份与恢复备份策略每天对ERP系统中的重要数据进行全量备份，并存储在异地存储介质上。每周进行一次增量备份，备份数据存储在本地服务器。每月对备份数据进行一次完整性检查，确保备份数据可正常恢复。恢复测试定期（每季度一次）进行数据恢复测试，验证备份数据的可用性和恢复流程的有效性。在测试过程中，应模拟各种可能的数据丢失场景，确保能够快速、准确地恢复数据。3.系统维护与升级日常维护信息部门应定期对ERP系统进行日常维护工作，包括清理系统垃圾文件、优化数据库性能、检查系统配置参数等，确保系统运行环境的稳定和高效。升级计划根据软件供应商发布的升级通知和公司业务发展需求，制定系统升级计划。升级计划应包括升级时间、升级内容、测试方案、风险评估及应对措施等。升级实施在升级实施前，应进行充分的测试，确保升级不会影响系统正常运行和业务数据的准确性。升级过程中，信息部门应密切监控系统运行状态，及时处理出现的问题。升级完成后，应对系统进行全面测试和验证，确保升级成功。四、数据安全管理1.数据访问控制权限设置原则根据员工的工作职责和岗位需求，设置合理的系统操作权限，确保员工只能访问和操作其工作所需的数据。权限设置应遵循最小化原则，避免权限滥用。权限审批与变更员工权限的申请和变更需经过所在部门负责人和信息部门的审批。审批通过后，信息部门及时进行权限调整，并记录相关变更信息。2.数据加密与传输安全数据加密对ERP系统中涉及的敏感数据（如客户信息、财务数据等）进行加密存储，确保数据在存储过程中的安全性。传输安全在数据传输过程中，采用安全的传输协议（如SSL/TLS），对数据进行加密传输，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。3.数据安全审计审计内容信息部门应定期对ERP系统的数据访问情况、操作记录等进行审计，检查是否存在违规操作和数据安全隐患。审计频率每周进行一次数据安全审计，对发现的问题及时进行整改，并记录审计结果和整改情况。应急响应建立数据安全应急响应机制，当发生数据安全事件时，应立即启动应急预案，采取措施进行处理，减少损失，并及时向上级领导报告。五、培训与支持1.系统培训新用户培训对于新入职员工，信息部门应在其入职后一周内组织ERP系统操作培训，培训内容包括系统概述、操作流程、常用功能使用等。培训结束后，应进行考核，确保新员工能够熟练掌握系统基本操作。定期培训定期（每季度一次）组织系统操作培训，针对系统新增功能、优化内容等进行讲解和演示，提高员工的系统操作技能和业务处理能力。个性化培训根据各业务部门的需求，提供个性化的系统培训服务，帮助员工更好地利用系统解决实际工作问题。2.技术支持热线支持设立ERP系统技术支持热线，员工在使用系统过程中遇到问题可随时拨打热线电话，信息部门安排专人负责解答。在线支持通过公司内部办公平台提供在线支持渠道，员工可提交问题工单，信息部门及时回复并处理。现场支持对于较为复杂或紧急的问题，信息部门应及时安排技术人员到现场进行支持，确保问题得到快速解决。六、考核与奖惩1.考核指标系统操作准确性：考核员工录入数据的准确性和业务流程执行的规范性。系统使用效率：根据员工在系统中完成业务操作的时间和质量，评估系统使用效率。系统问题反馈：鼓励员工积极反馈系统运行过程中发现的问题，根据反馈问题的数量和质量进行考核。培训参与度：考核员工参加系统培训的积极性和培训后的应用效果。2.奖励措施对于在ERP系统操作中表现优秀、数据准确性高、能及时发现并反馈系统问题且提出有效改进建议的员工，给予表彰和一定的物质奖励。对积极参与系统培训，培训后在工作中能熟练运用系统并提高工作效率的部门或个人，给予相应奖励。3.惩罚措施对于因操作失误导致数据错误或业务流程混乱，影响系统正常运行和工作效率的员工，视情节轻重给予批评教育、绩效扣分等处罚。对于违反系统操作规范和数据安全规定的行为，如擅自更改账号密码、泄露系统数据等，将按照