建筑工程物资采购管理制度

建筑工程物资采购管理制度一、总则1.目的为加强建筑工程项目物资采购管理，规范采购行为，确保物资质量，控制采购成本，提高采购效率，保障工程顺利进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有建筑工程项目的物资采购活动，包括但不限于原材料、构配件、设备、周转材料等。3.基本原则质量第一原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资符合工程设计和相关标准要求。成本效益原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。公开公正原则：采购活动应遵循公开、公平、公正的原则，严格按照规定的程序进行，确保所有供应商享有平等的竞争机会。归口管理原则：物资采购实行归口管理，明确各部门在采购过程中的职责和权限，避免多头采购和管理混乱。

二、职责分工1.采购部门职责负责制定物资采购计划，组织实施采购活动，选择合格供应商，签订采购合同。负责采购物资的催交、运输、验收等工作，确保物资按时、按质、按量供应。建立供应商档案，定期对供应商进行评估和考核，维护良好的合作关系。负责采购成本的控制和核算，分析采购价格变动趋势，提出降低成本的建议和措施。2.项目部门职责根据工程进度和实际需求，及时向采购部门提交物资需求计划，并对需求的合理性负责。参与物资供应商的考察和选择，提供技术支持和质量要求，协助采购部门签订采购合同。负责物资到货后的现场验收工作，对物资的数量、质量、规格等进行核对，及时反馈验收结果。配合采购部门做好物资的保管、使用和废旧物资的回收处理工作。3.技术部门职责负责提供物资的技术标准和质量要求，参与物资采购技术方案的制定。对采购物资的技术性能进行审核和确认，协助解决采购过程中的技术问题。参与物资验收工作，提供技术支持和质量检验意见。4.质量部门职责制定物资检验和验收标准，监督采购物资的质量检验工作。参与供应商的质量评估和考核，对不合格物资提出处理意见。负责对采购物资的质量问题进行调查和分析，提出改进措施和建议。5.财务部门职责负责审核物资采购预算和采购合同，确保采购资金的合理使用。办理物资采购款项的支付手续，对采购成本进行核算和分析。监督采购资金的使用情况，防止出现资金浪费和违规行为。

三、采购计划管理1.计划编制依据工程设计文件、施工图纸和技术规范要求。工程进度计划和施工组织设计。物资库存情况和消耗定额。市场供应情况和价格走势。2.计划编制流程项目部门根据工程进度和实际需求，在每月[具体日期]前向采购部门提交下月物资需求计划。物资需求计划应明确物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、供货时间等内容。采购部门收到项目部门提交的物资需求计划后，进行汇总和审核。对于需求不合理或不准确的，及时与项目部门沟通并调整。采购部门结合物资库存情况、市场供应情况和价格走势，编制物资采购计划。物资采购计划应包括采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式、预计采购金额等内容。采购计划经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。重大采购计划需报公司总经理审批。3.计划变更管理因工程变更、设计变更或其他原因导致物资需求计划发生变化的，项目部门应及时向采购部门提交变更申请。变更申请应详细说明变更的原因、内容和对采购计划的影响。采购部门收到变更申请后，进行评估和审核。对于影响较大的变更，组织相关部门进行讨论和决策。根据变更后的物资需求计划，采购部门及时调整采购计划，并按照规定的程序进行审批。

四、供应商管理1.供应商选择采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等内容。根据物资采购需求和供应商评价标准，采购部门从供应商数据库中筛选出潜在供应商，并组织相关部门对潜在供应商进行实地考察。实地考察内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、生产设备、技术水平、人员素质等方面。采购部门会同项目部门、技术部门、质量部门等对潜在供应商进行综合评价，评价内容包括产品质量、价格水平、交货期、售后服务、企业信誉等方面。根据综合评价结果，确定合格供应商名单。合格供应商名单经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。对于重要物资的供应商，需报公司总经理审批。2.供应商评估与考核采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估和考核周期为[具体时间周期]。评估和考核内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合同履行情况等方面。采购部门根据供应商评估和考核结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会和奖励；对于表现较差的供应商，提出整改意见并限期整改；对于整改后仍不符合要求的供应商，取消其合格供应商资格。采购部门建立供应商评估和考核档案，记录供应商的评估和考核结果，作为供应商选择和合作的重要依据。3.供应商关系维护采购部门与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，及时了解供应商的生产经营状况、产品质量情况和市场动态，协调解决合作过程中出现的问题。采购部门关心供应商的发展，在条件允许的情况下，帮助供应商解决实际困难，建立良好的合作关系。采购部门定期对供应商进行回访，收集供应商的意见和建议，不断改进采购管理工作。

五、采购方式管理1.招标采购对于金额较大、技术复杂、规格标准统一的物资采购项目，采用招标采购方式。招标采购应按照国家有关法律法规和公司相关规定进行，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标和定标等工作。招标文件应明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准和方法等内容。招标公告应在指定的媒体上发布，吸引潜在供应商参与投标。开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，由采购部门主持，邀请项目部门、技术部门、质量部门等相关人员参加。评标应按照评标标准和方法进行，评标委员会由公司内部人员和外部专家组成。定标应根据评标结果，选择中标供应商，并签订采购合同。2.询价采购对于金额较小、规格标准统一、市场货源充足的物资采购项目，采用询价采购方式。询价采购应向至少三家以上供应商发出询价函，要求供应商提供报价单。采购部门对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。3.竞争性谈判采购对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的物资采购项目，采用竞争性谈判采购方式。竞争性谈判采购应成立谈判小组，与不少于三家供应商进行谈判。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、谈判标准和方法等内容。谈判过程中，谈判小组应与供应商进行充分沟通和协商，要求供应商对报价、技术方案、售后服务等内容进行澄清和承诺。根据谈判结果，谈判小组选择成交供应商，并签订采购合同。4.单一来源采购对于只能从唯一供应商处采购的物资，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的物资，采用单一来源采购方式。单一来源采购应经公司内部审批后，与供应商签订采购合同。单一来源采购应提供充分的理由和依据，说明只能从唯一供应商处采购的原因。采购合同应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、售后服务等内容。

六、采购合同管理1.合同签订采购部门根据采购计划和供应商选择结果，与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订前，应进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合理性、完整性，供应商的资质和信誉等方面。审核通过后，方可签订采购合同。采购合同签订后，应及时将合同副本分发给项目部门、技术部门、质量部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行职责。2.合同执行采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时掌握供应商的生产进度、发货情况和交货时间，确保供应商按照合同要求按时、按质、按量供应物资。项目部门负责物资到货后的现场验收工作，按照合同要求对物资的数量、质量、规格等进行核对。对于验收合格的物资，办理入库手续；对于验收不合格的物资，及时通知采购部门与供应商协商解决。财务部门负责按照合同约定办理物资采购款项的支付手续。支付款项前，应对采购合同的执行情况进行审核，确保支付款项的准确性和合法性。3.合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因不可抗力、工程变更、设计变更等原因需要变更合同条款的，采购部门应及时与供应商协商，签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、双方的权利和义务等内容。如因供应商原因无法履行采购合同或者采购合同已无履行必要的，采购部门应及时与供应商协商解除合同。解除合同应签订解除协议，明确解除合同的原因、双方的权利和义务等内容。合同变更与解除协议签订后，应及时将相关情况通知项目部门、技术部门、质量部门、财务部门等相关部门。

七、采购验收管理1.验收准备采购部门在物资到货前，通知项目部门、技术部门、质量部门等相关部门做好验收准备工作。验收准备工作包括制定验收方案、准备验收工具和场地等。项目部门应组织相关人员熟悉物资的技术标准和质量要求，明确验收的方法和流程。质量部门应根据物资的检验和验收标准，准备好检验检测设备和工具。2.验收程序物资到货后，采购部门通知供应商提供物资的质量证明文件、产品合格证、检验报告等相关资料。项目部门组织相关人员按照验收方案对物资进行现场验收。验收内容包括物资的数量、质量、规格、型号、外观等方面。质量部门对物资进行质量检验检测，检验检测结果应符合相关标准和合同要求。验收合格的物资，项目部门办理入库手续；验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商更换、退货或采取其他补救措施。3.验收记录与报告验收过程中，应做好验收记录。验收记录应包括物资的名称、规格、型号、数量、质量状况、验收时间、验收人员等内容。验收结束后，验收人员应填写验收报告。验收报告应包括验收基本情况、验收结果、存在问题及处理建议等内容。验收报告经验收人员签字确认后，报采购部门和相关领导审批。

八、采购成本控制1.成本预算编制采购部门根据物资采购计划和市场价格走势，编制物资采购成本预算。物资采购成本预算应包括采购物资的名称、规格、型号、数量、预计采购价格、采购费用等内容。物资采购成本预算经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。重大采购成本预算需报公司总经理审批。2.成本控制措施采购部门通过招标采购、询价采购、竞争性谈判采购等方式，选择价格合理、信誉良好的供应商，降低采购价格。采购部门与供应商进行谈判时，应充分了解市场行情和供应商成本结构，争取有利的采购价格和付款条件。采购部门加强采购过程管理，严格控制采购费用，如运输费、装卸费、保险费等。采购部门定期对采购成本进行分析和核算，及时发现成本控制过程中存在的问题，并采取有效措施进行改进。3.成本考核公司建立采购成本考核制度，对采购部门的采购成本控制情况进行考核。考核指标包括采购成本节约率、采购成本预算执行情况等。采购部门应定期向公司提交采购成本分析报告，汇报采购成本控制情况和采取的措施。公司根据采购成本考核制度，对采购部门进行奖惩。

九、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购计划、采购合同、供应商档案、验收报告、采购发票、付款凭证等相关资料。采购档案应按照档案管理的要求进行分类、编号、装订和保管，确保档案资料的完整性和准确性。2.档案保管期限采购档案的保管期限应根据国家有关法律法规和公司相关规定执行。一般情况下，采购档案的保管期限为[具体保管期限]。3.档案查阅与借阅因