原材料进货查验及记录制度

原材料进货查验及记录制度一、目的本制度旨在规范公司原材料进货查验及记录工作，确保所采购的原材料符合相关质量标准和法律法规要求，保障产品质量安全，追溯原材料来源及质量状况，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有原材料的采购、进货查验、记录及相关管理活动。

三、职责分工

采购部门1.负责按照公司生产经营需求，选择合格的原材料供应商，签订采购合同，并确保合同中明确原材料的质量要求、交货期、交货方式等条款。2.负责及时向供应商传达公司对原材料的质量要求和相关标准，并跟进原材料的供应进度，确保按时、按质、按量到货。3.在原材料到货前，提前通知质量检验部门做好进货查验准备工作。

质量检验部门1.制定原材料进货查验计划和检验标准，明确检验项目、方法、频率等要求。2.组织实施原材料的进货查验工作，对原材料的质量进行严格检验，判定原材料是否合格。3.对检验不合格的原材料，及时出具不合格报告，并通知采购部门进行处理，如退货、换货等。4.负责对原材料进货查验记录进行审核和归档管理，确保记录真实、完整、可追溯。

仓库管理部门1.负责原材料到货后的接收、入库工作，核对到货原材料的品种、规格、数量等信息与送货单、采购合同是否一致。2.在原材料入库前，通知质量检验部门进行检验，协助质量检验人员开展查验工作。3.对检验合格的原材料，办理入库手续，按照规定的存储条件进行存放，并做好标识管理。4.对检验不合格的原材料，及时隔离存放，并配合采购部门做好退货等处理工作。

生产部门1.及时反馈生产过程中发现的原材料质量问题，为质量检验部门和采购部门提供参考依据。2.在使用原材料前，检查原材料的质量状况和标识信息，确保使用的原材料符合质量要求。

四、进货查验要求

查验内容1.供应商资质索取供应商的营业执照、生产许可证、经营许可证等相关资质证明文件，并进行审核，确保供应商具备合法的生产经营资格。评估供应商的质量信誉，查看其是否有不良质量记录或违规行为。2.原材料质量证明文件要求供应商提供原材料的质量检验报告、合格证、质量保证书等质量证明文件，确保原材料质量符合相关标准和合同要求。对质量证明文件进行审核，检查其内容是否完整、准确，与所采购的原材料是否相符。3.外观质量对到货原材料的外观进行检查，包括形状、尺寸、色泽、表面缺陷等，确保原材料外观符合要求。检查原材料的包装是否完好，标识是否清晰、准确，标注的产品名称、规格、型号、生产日期、保质期等信息是否齐全。4.内在质量根据原材料的特性和质量标准，按照规定的检验项目和方法，对原材料的内在质量进行检验，如物理性能、化学性能、微生物指标等。对于需要进行抽样检验的原材料，按照随机抽样原则进行抽样，确保样品具有代表性。

查验方法1.文件审查：通过查阅供应商提供的资质证明文件、质量检验报告等，对原材料的相关信息进行审核。2.感官检查：利用人的视觉、听觉、嗅觉、触觉等感官功能，对原材料的外观、包装、气味等进行检查。3.量具测量：使用量具如卡尺、千分尺、天平、温度计等，对原材料的尺寸、重量、温度等进行测量。4.仪器分析：采用专业的仪器设备，如光谱分析仪、色谱仪、硬度计等，对原材料的化学成分、物理性能等进行分析检测。5.抽样检验：按照相关标准和规定的抽样方法，从到货原材料中抽取一定数量的样品进行检验，以推断整批原材料的质量状况。

查验频率1.对于首次合作的供应商或新采购的原材料品种，应进行全项检验。2.对于已合作的供应商且质量稳定的原材料，可适当降低检验频率，但应定期进行抽检，抽检比例不低于[X]%。3.在原材料供应过程中，如发现质量波动较大或出现质量问题时，应增加检验频率，直至质量稳定。

不合格处理1.经检验不合格的原材料，质量检验部门应立即出具不合格报告，并通知采购部门。2.采购部门负责与供应商沟通，协商处理方式，如退货、换货、补货等。3.对于不合格原材料，仓库管理部门应及时将其隔离存放，防止其流入生产环节。4.对不合格原材料的处理情况进行记录，包括处理时间、处理方式、供应商反馈等信息，并存档保存。5.分析不合格原材料产生的原因，采取相应的纠正措施，防止类似问题再次发生。如因供应商原因导致原材料不合格，应要求供应商进行整改，整改合格后方可继续合作。

五、进货记录要求

记录内容1.原材料基本信息：包括原材料名称、规格、型号、批次、生产日期、保质期等。2.供应商信息：供应商名称、地址、联系方式、资质证明文件编号等。3.采购信息：采购订单编号、采购数量、采购价格、采购日期等。4.进货信息：到货日期、到货数量、送货单号、运输方式等。5.查验信息：检验项目、检验方法、检验结果、检验人员签名等。6.处理信息：不合格情况描述、处理方式、处理日期、处理结果等。

记录方式1.采用电子记录和纸质记录相结合的方式，确保记录的准确性和完整性。2.电子记录应使用公司统一的质量管理软件进行录入和管理，方便查询、统计和分析。3.纸质记录应使用规范的记录表格进行填写，书写应清晰、工整，不得随意涂改。如确需涂改，应在涂改处加盖涂改人印章或签名，并注明涂改日期。

记录保存期限原材料进货记录应保存至产品保质期届满后[X]年；没有明确保质期的，保存期限不得少于[X]年。

六、监督与考核1.公司质量管理人员定期对原材料进货查验及记录工作进行监督检查，确保各项制度和要求得到有效执行。2.对在原材料进货查验及记录工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。3.对违反本制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚，如责令整改、经济处罚、解除劳动合同等。

七、附则1.本制度自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由质量检验部门负责解释和修订。2.本制度应定期进行评审和修订，以适应公司发展和法律法规要求的