合同管理制度及流程

合同管理制度及流程一、总则1.目的为加强公司合同管理，规范合同的签订、履行、变更、解除等行为，维护公司的合法权益，提高公司经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门签订的各类合同，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。3.基本原则合同管理应遵循依法合规、平等自愿、公平公正、诚实守信的原则。

二、合同管理机构及职责1.合同管理委员会组成：由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。职责：审议合同管理制度及流程；审议重大合同；协调解决合同管理中的重大问题。2.合同管理部门职责：负责制定和完善合同管理制度；审核合同文本；参与合同谈判；监督合同履行；建立合同台账；处理合同纠纷。3.合同承办部门职责：负责合同的起草、申请；组织合同谈判；履行合同义务；及时向合同管理部门反馈合同履行情况。

三、合同签订流程1.合同立项合同承办部门根据业务需要，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、预计金额、履行期限等内容，并提交部门负责人审核。部门负责人审核通过后，报合同管理部门备案。2.合同起草合同承办部门负责起草合同文本。合同文本应符合法律法规的规定，明确双方的权利和义务，条款清晰、准确、完整。对于格式合同，合同承办部门应根据实际情况进行修改和补充，确保合同条款符合公司利益。3.合同审核合同承办部门将起草好的合同文本提交合同管理部门审核。合同管理部门应重点审核合同的合法性、合规性、完整性、准确性等内容。合同管理部门审核通过后，报合同管理委员会成员审核。合同管理委员会成员应根据各自职责对合同进行审核，并提出审核意见。合同承办部门根据审核意见对合同文本进行修改和完善，直至审核通过。4.合同签订合同文本审核通过后，由公司法定代表人或其授权代表与对方签订合同。签订合同时，应确保合同双方的签字盖章真实、有效。合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本送合同管理部门备案，并将合同原件交公司档案室存档。

四、合同履行流程1.合同交底合同签订后，合同承办部门应组织相关人员进行合同交底，明确合同的履行要求、双方的权利和义务、违约责任等内容。合同交底应形成书面记录，由参与交底的人员签字确认。2.合同执行合同承办部门按照合同约定履行义务，确保合同的顺利执行。在合同履行过程中，如发现问题或需要变更合同条款，应及时与对方协商解决，并报合同管理部门备案。合同承办部门应定期向合同管理部门反馈合同履行情况，提交《合同履行情况报告》。报告应包括合同的履行进度、存在的问题及解决方案、下一步工作计划等内容。3.合同验收合同履行完毕后，合同承办部门应及时组织验收。验收应按照合同约定的标准进行，确保合同标的符合要求。验收合格后，合同承办部门应填写《合同验收单》，由双方签字确认。验收单应作为合同履行完毕的证明文件，交合同管理部门存档。

五、合同变更与解除流程1.合同变更合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款，合同承办部门应及时与对方协商，并签订《合同变更协议》。合同变更协议应报合同管理部门审核。合同管理部门审核通过后，报合同管理委员会成员备案。合同承办部门应按照变更后的合同条款履行义务，并及时将合同变更情况通知相关部门。2.合同解除合同履行过程中，如出现法定或约定的解除事由，合同承办部门应及时与对方协商解除合同，并签订《合同解除协议》。合同解除协议应报合同管理部门审核。合同管理部门审核通过后，报合同管理委员会成员备案。合同承办部门应按照合同解除协议的约定，办理相关手续，如退还预付款、交付货物等。

六、合同纠纷处理流程1.纠纷发生在合同履行过程中，如发生合同纠纷，合同承办部门应及时收集相关证据，并与对方进行沟通协商，寻求解决方案。2.纠纷报告合同承办部门应将合同纠纷的情况及时报告合同管理部门。合同管理部门应组织相关人员进行分析研究，制定纠纷处理方案。3.纠纷处理根据纠纷处理方案，合同承办部门与对方进行协商谈判。如协商不成，可通过仲裁或诉讼等方式解决纠纷。在纠纷处理过程中，合同承办部门应积极配合，提供相关证据和资料，维护公司的合法权益。4.纠纷总结合同纠纷处理完毕后，合同承办部门应及时总结经验教训，分析纠纷产生的原因，提出改进措施，报合同管理部门备案。

七、合同台账管理1.台账建立合同管理部门应建立合同台账，对公司签订的各类合同进行详细登记。台账应包括合同编号、合同名称、签订日期、合同金额、履行期限、对方单位名称、合同承办部门等内容。2.台账更新合同管理部门应定期对合同台账进行更新，及时记录合同的履行情况、变更情况、解除情况等信息。3.台账查询合同承办部门及相关人员可根据工作需要，查询合同台账中的相关信息。

八、合同档案管理1.档案收集合同签订后，合同承办部门应及时将合同原件、合同变更协议、合同解除协议、合同履行情况报告、合同验收单等相关资料交公司档案室存档。2.档案整理档案室应对合同档案进行整理，按照合同类别、签订时间等顺序进行编号、装订，确保档案的完整性和规范性。3.档案保管档案室应妥善保管合同档案，确保档案的安全。合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行。4.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在档案室工作人员的监督下进行，不得擅自复印、拍照、涂改档案内容。

九、合同监督与考核1.监督检查合同管理部门应定期对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.考核评价公司将合同管理工作纳入部门绩效考核体系，对合同承办部门和合同管理部门的工作进行考核评价。考核评价结果将作为部门和员