公司文件管理制度

公司文件管理制度一、总则1.目的为加强公司文件管理，确保文件的有效利用和规范流转，提高公司运营效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构以及与公司有业务往来的外部单位所涉及的各类文件管理。3.文件定义本制度所指文件包括公司正式发布的各类规章制度、通知、报告、请示、合同、协议、会议纪要、工作计划、总结、报表等具有保存价值的文字、图表、电子文档等资料。

二、文件管理职责1.总经理办公室负责公司文件管理工作的统筹规划、指导和监督。制定和修订公司文件管理制度，并组织实施。负责公司重要文件的起草、审核、印发和存档。对各部门文件管理工作进行定期检查和考核。2.各部门负责本部门文件的起草、审核、整理、归档和保管。按照公司文件管理制度的要求，及时将本部门的文件提交给总经理办公室备案。负责本部门文件的流转、传递和使用，确保文件的安全和保密。配合总经理办公室做好公司文件管理的相关工作。3.文件管理人员负责公司文件的收发、登记、编号、复印、传阅、催办、归档等具体工作。对公司文件进行分类、整理和保管，建立健全文件档案管理系统。定期对公司文件进行清查和盘点，确保文件的完整性和准确性。严格遵守文件保密制度，防止文件泄露。

三、文件的分类与编号1.文件分类行政文件：包括公司规章制度、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要等。业务文件：涉及公司各项业务活动的文件，如合同、协议、订单、报价单、项目文档等。财务文件：包括财务报表、预算、决算、审计报告、费用报销凭证等。人事文件：如员工档案、劳动合同、招聘文件、培训记录、绩效考核资料等。其他文件：不属于以上分类的其他文件，如宣传资料、技术资料、行业资讯等。2.文件编号文件编号采用统一格式，由字母和数字组成，以便于识别和管理。编号规则：[公司简称][文件类别代码][年份][月份][流水号]例如：[ABC][XZ][2023][05][001]，表示ABC公司行政类文件，2023年5月的第1份文件。不同类别文件的类别代码如下：行政文件：XZ业务文件：YW财务文件：CW人事文件：RS其他文件：QT

四、文件的起草与审核1.文件起草文件起草应根据工作需要和公司实际情况，确保文件内容准确、完整、清晰、规范。起草文件时，应使用公司统一的文件格式和模板，注明文件标题、编号、起草部门、起草人、日期等信息。文件内容应符合国家法律法规和公司相关规定，不得与公司的宗旨和政策相抵触。2.文件审核文件起草完成后，应提交部门负责人进行审核。审核内容包括文件的必要性、准确性、完整性、规范性等。部门负责人审核通过后，将文件提交给相关职能部门或分管领导进行会审。会审应综合考虑文件涉及的各项业务和相关政策法规，提出修改意见和建议。文件经审核修改后，由起草人将最终稿提交给总经理办公室。总经理办公室对文件进行格式审查和编号登记，确保文件符合公司文件管理要求。

五、文件的发布与印发1.文件发布经审核通过的文件，由总经理办公室根据文件内容和性质，确定发布范围和方式。文件发布方式包括内部办公系统发布、纸质文件印发、会议传达等。对于涉及公司重大决策、重要事项的文件，应通过公司内部办公系统进行发布，并组织相关人员进行学习和传达。2.文件印发需要印发纸质文件的，由总经理办公室负责排版、印刷和分发。印刷文件应确保字迹清晰、格式规范、装订整齐。文件分发应按照规定的范围和份数进行，确保文件及时、准确地送达相关部门和人员手中。

六、文件的流转与传阅1.文件流转文件在公司内部流转时，应遵循规定的流程和程序，确保文件传递的及时性和准确性。文件流转过程中，应填写《文件流转单》，详细记录文件的名称、编号、流转时间、流转部门、签收人等信息。涉及多个部门的文件，应按照业务流程依次流转，确保各部门及时了解文件内容并进行相应处理。2.文件传阅需要传阅的文件，由总经理办公室负责登记和编号，并按照规定的传阅范围进行传阅。传阅文件应使用《文件传阅单》，传阅人应在传阅单上签字确认，注明传阅时间。传阅文件应遵循"先急后缓、先主要后次要"的原则，确保重要文件能够及时得到处理。

七、文件的使用与保管1.文件使用各部门和人员应按照文件规定的使用范围和权限使用文件，不得擅自扩大使用范围或超越权限使用文件。使用文件时，应注意保持文件的整洁和完好，不得随意涂改、损坏或丢失文件。文件使用完毕后，应及时归还文件管理人员，不得私自留存或转借他人。2.文件保管文件管理人员应按照文件分类和编号，对公司文件进行妥善保管。文件保管应做到防火、防潮、防虫、防盗，确保文件的安全和完整。电子文件应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。定期对文件进行清查和盘点，核对文件的数量和内容，发现问题及时处理。

八、文件的归档与销毁1.文件归档文件办理完毕后，承办部门应及时将文件整理归档，确保文件材料齐全、完整。文件归档应按照文件分类和编号顺序进行，编制文件目录，便于查找和利用。归档文件应移交公司档案室统一保管，档案室应建立健全档案管理制度，对档案进行规范化管理。2.文件销毁对于已失去保存价值的文件，应按照规定进行销毁。文件销毁前，应填写《文件销毁申请表》，注明文件名称、编号、数量、销毁原因等信息，报总经理办公室审核批准。文件销毁应采用安全可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保文件信息无法恢复。文件销毁过程应进行记录，参与销毁的人员应在记录上签字确认。

九、文件的保密管理1.保密原则公司文件管理应遵循"严格保密、确保安全"的原则，防止文件泄露给无关人员。2.保密措施对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等重要文件，应采取加密存储、限制访问等保密措施。文件管理人员应严格遵守保密制度，不得私自泄露文件内容。借阅和使用保密文件时，应经过授权，并在规定的范围内使用，不得擅自复制、传播或转借他人。对于因工作需要接触保密文件的人员，应签订保密协议，明确保密责任和义务。

十、文件管理的监督与考核1.监督检查总经理办公室应定期对各部门文件管理工作进行监督检查，检查内容包括文件的起草、审核、发布、流转、保管、归档等环节。监督检查可以采取现场检查、文件抽查、听取汇报等方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.考核评价公司将文件管理工作纳入部门绩效考核体系，对文件管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励。对文件管理工作不力，导致文件丢失、泄露、延误等问题的部门和个人，将视情节轻重给予批评教育、经