公司合同管理制度20345

公司合同管理制度20345一、总则1.目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。3.基本原则依法签订原则：合同的签订、履行必须遵守国家法律法规的规定。平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商一致，签订合同。公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同义务。

二、合同管理部门及职责1.法务部门负责合同的法律审查，对合同条款的合法性、完整性、准确性进行审核。参与重大合同的谈判和签订，提供法律意见和建议。处理合同纠纷，代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序。建立合同法律档案，保存合同相关法律文件。2.业务部门负责合同的起草、谈判、签订和履行。对合同相对方的主体资格、信用状况等进行调查和评估。及时向法务部门通报合同履行过程中的重大事项和风险。负责合同执行情况的跟踪和反馈，协调解决合同履行中的问题。3.财务部门参与合同的审核，对合同涉及的财务条款进行审查。负责合同款项的收付管理，监督合同款项的支付情况。定期核对合同款项的收支情况，确保财务数据的准确性。协助处理合同纠纷涉及的财务问题。4.行政管理部门负责合同专用章的管理和使用。对合同签订过程中的文件进行归档和保管。协助业务部门办理合同审批手续。

三、合同签订流程1.合同立项业务部门根据业务需要提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况、签订目的、预计金额、履行期限等内容。经部门负责人审核后，提交至分管领导审批。2.合同起草业务部门负责合同的起草工作。合同文本应符合法律法规的规定，明确双方的权利义务、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。合同起草过程中，应充分考虑可能出现的风险，并制定相应的防范措施。3.合同审核业务部门完成合同起草后，将合同文本提交至法务部门进行法律审查。法务部门应在[X]个工作日内完成审核，并出具《合同法律审查意见书》。审核通过的合同，业务部门将其提交至财务部门进行财务审查。财务部门应在[X]个工作日内完成审核，并出具《合同财务审查意见书》。业务部门根据法务部门和财务部门的审查意见，对合同文本进行修改完善。如双方对审查意见存在异议，应进行充分沟通协商，达成一致意见后再对合同进行修改。4.合同审批修改后的合同文本经业务部门负责人、法务部门负责人、财务部门负责人签字确认后，提交至分管领导审批。分管领导应在[X]个工作日内完成审批，并签署意见。对于重大合同（合同金额超过[X]万元或涉及重要业务事项），需提交至总经理办公会或董事会审议通过。5.合同签订经审批通过的合同，由业务部门负责与合同相对方签订。签订合同时，应确保合同双方签字（或盖章）齐全、有效。合同签订后，业务部门应及时将合同原件交至行政管理部门进行归档保管，并将合同副本分发给法务部门、财务部门等相关部门。

四、合同履行管理1.履行计划业务部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、责任人、时间节点等内容。履行计划应经部门负责人审核后实施，并报分管领导备案。2.履行跟踪业务部门应按照履行计划，定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。对于合同履行过程中的重大事项或风险，业务部门应及时向法务部门、财务部门等相关部门通报，并共同研究制定应对措施。3.款项收付财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时办理款项收付手续。付款前，应审核合同执行情况、发票开具情况等相关资料，确保付款依据充分、手续齐全。业务部门应配合财务部门做好款项收付工作，及时提供合同执行情况的相关证明材料。如因特殊情况需要变更付款方式或时间，业务部门应提前与合同相对方协商一致，并报财务部门备案。4.验收结算合同履行完毕后，业务部门应按照合同约定组织验收工作。验收合格后，填写《合同验收单》，经双方签字确认。财务部门根据合同约定和验收情况，办理结算手续。结算时，应审核合同款项的收付情况、发票开具情况等相关资料，确保结算金额准确无误。

五、合同变更与解除1.变更合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时与合同相对方协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议的签订流程与合同签订流程相同，需经法务部门、财务部门审核，分管领导审批。合同变更后，业务部门应及时调整合同履行计划，并通知相关部门。2.解除合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应及时与合同相对方协商解除合同，并签订书面的合同解除协议。合同解除协议的签订流程与合同签订流程相同，需经法务部门、财务部门审核，分管领导审批。合同解除后，业务部门应及时清理合同履行过程中的相关事项，如款项收付、物资交接等，并将处理情况报相关部门备案。

六、合同纠纷处理1.纠纷预警业务部门在合同履行过程中发现可能引发合同纠纷的迹象时，应及时向法务部门通报，并共同分析原因，制定应对措施。2.纠纷处理合同纠纷发生后，业务部门应积极与合同相对方协商解决。协商不成的，应及时收集相关证据材料，提交至法务部门。法务部门应根据纠纷情况，制定纠纷处理方案，代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序。在纠纷处理过程中，业务部门、财务部门等相关部门应积极配合法务部门，提供必要的支持和协助。3.纠纷总结合同纠纷处理完毕后，法务部门应及时总结经验教训，分析纠纷产生的原因，提出改进措施和建议，形成《合同纠纷处理报告》，报公司领导和相关部门。

七、合同档案管理1.档案建立行政管理部门负责建立合同档案，对合同签订、履行、变更、解除等过程中形成的各类文件资料进行归档保管。合同档案应包括合同文本、审批文件、法律审查意见书、财务审查意见书、履行记录、验收单、发票等相关资料。2.档案保管合同档案应按照档案管理的相关规定进行分类、编号、装订，妥善保管。保管期限应根据合同的重要程度和性质确定，一般为[X]年。对于涉及公司重大利益或具有长期法律效力的合同，应永久保存。3.档案查阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人和行政管理部门负责人审批后，方可查阅。查阅时，应在行政管理部门指定的地点进行，不得擅自复印、拍照或带出档案资料。

八、合同印章管理1.印章保管合同专用章由行政管理部门指定专人负责保管。保管人员应妥善保管印章，确保印章安全，不得擅自将印章交与他人使用。2.印章使用使用合同专用章时，应填写《合同专用章使用申请表》，经业务部门负责人、法务部门负责人、分管领导审批后，方可使用。印章使用时，应在合同文本上加盖清晰、完整的印章，并在《合同专用章使用登记表》上登记使用情况。3.印章注销合同履行完毕或合同解除后，业务部门应及时通知行政管理部门办理合同专用章注销手续。行政管理部门应在核实相关情况后，对合同专用章进行注销，并做好记录。

九、监督与考核1.监督检查公司定期对合同管理情况进行监督检查，检查内容包括合同签订、履行、变更、解除等环节的合规性，合同档案管理情况，合同印章使用情况等。2.考核评价公司建立合同管理考核评价制度，对各部门合同管理工作进行考核评价。考核评价指标包括合同签订质量、履行情况、纠纷处理情况、档案管理情况等。考核评价结果与部门和个人的绩效