事业单位档案管理制度38487

事业单位档案管理制度38487一、总则（一）目的为加强事业单位档案管理，有效地保护和利用档案，提高单位工作效率和管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合本单位实际情况，制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于本事业单位各部门及全体工作人员在工作活动中形成的各种门类和载体的档案。

（三）基本原则1.集中统一管理原则。档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则。归档的文件材料必须真实反映单位工作活动的实际情况。3.完整性原则。全面收集、整理单位工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则。严格遵守国家保密法规，确保档案信息不泄露。

二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责单位档案的集中统一管理。

（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.制定档案管理制度、业务规范和工作流程，并组织实施。3.对档案进行鉴定，定期清理过期档案，提出存毁意见。4.负责档案的保管、保护工作，确保档案的安全与完整。5.开展档案的查阅、借阅服务，按照规定办理相关手续。6.积极开发利用档案信息资源，为单位各项工作提供档案支持。7.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、存储、维护等工作。

（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案材料的齐全完整。2.定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案管理工作，提供有关档案的信息和资料。

三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与本单位工作有关的文件、指示、规定等。2.本单位形成的各种文件材料，包括：党群工作类：党组织建设、党员管理、思想政治工作等方面的文件材料。行政管理类：单位行政事务管理、人事、财务、后勤等方面的文件材料。业务工作类：本单位开展各项业务活动形成的文件、报表、合同、协议、技术资料等。声像类：反映单位重要活动、事件的照片、录音、录像等。实物类：单位获得的荣誉证书、奖杯、锦旗等。3.下级单位报送的重要文件、报表等。

（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，纸张及载体符合耐久性要求。3.对电子文件应同时收集其元数据、背景信息等相关资料，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。

（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素，将档案分为不同的类别，如党群工作类、行政管理类、业务工作类等。每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目。2.编号：为每一份档案或一组档案赋予唯一的编号，以便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，具有系统性和逻辑性。3.编目：编制档案目录，包括档号、题名、责任者、日期、保管期限、密级等项目，准确反映档案的基本信息。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上标明档号、年度、保管期限等信息。

四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房内应配备必要的档案装具，如档案架、档案柜等，并按照档案类别和保管期限进行合理排列。

（二）保管要求1.对档案进行定期检查，发现问题及时采取措施进行处理，确保档案的安全与完整。2.建立档案保管账目，详细记录档案的收进、移出、保管等情况，做到账物相符。3.对电子档案应进行定期备份，存储在不同的载体上，并异地存放，防止数据丢失。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。

五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的历史观点和发展的观点，从维护党和国家的根本利益出发，准确判定档案的价值。

（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织实施。

（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、可靠程度等进行综合分析，确定其保存价值。2.根据档案的保存价值，划分保管期限，保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）。3.对失去保存价值的档案，提出销毁意见。

（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，编制销毁清册，注明档案的题名、文号、责任者、日期、保管期限等内容。2.销毁清册经单位分管领导审批后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案被彻底销毁。监销人员应在销毁清册上签字，并注明销毁日期。4.销毁后的档案销毁清册应永久保存。

六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本单位工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.查阅档案一般应在档案管理部门指定的场所进行，如需带出查阅，须经档案管理部门负责人批准，并限期归还。

（二）借阅规定1.外单位人员因特殊需要借阅本单位档案，须持有单位介绍信，经单位分管领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅档案应填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、数量、期限等内容。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、转让、丢失，不得擅自复印、拍照、摘录档案内容。归还档案时，档案管理人员应认真核对，确保档案完整无损。

七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理的效率和服务水平，方便档案的查阅、利用和共享。

（二）档案数字化1.对重要档案进行数字化处理，建立档案数据库，实现档案信息的电子化存储和检索。2.数字化档案应保证图像清晰、完整，数据准确、规范，符合档案管理的相关标准和要求。

（三）信息系统建设1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、借阅、统计等功能的自动化管理。2.加强信息系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。

（四）数据备份与恢复1.定期对档案管理信息系统的数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。2.制定数据恢复预案，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。

八、档案管理的监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.接受上级档案管理部门和有关部门的监督检查，对提出的问题认真整改落实。

（二）考核评价1.将档案管理工作纳入单位年度绩效考核体系，对档案管理部门和各部门兼职档案员的工作进行考核评价。2.考核内容包括档案管理工作制度的执行情况、档案的收集整理质量、档案